مراحل ووسائل تنفيذ خطة الإدارة

إن إدارة أي مؤسسة بالطبع تقوم على خطط واستراتيجيات معينة رئيسية وثانوية، وتلك الخطط كما تنقسم أهداف وأولويات فإنها تنقسم لمراحل وخطوات يجب المرور بها جميعها حتى نضمن قدرتها على تحقيق الهدف منها، ويمكن تعريف الخطة الاستراتيجية على أنها الوثيقة التي تعدها الإدارة المعنية لتلخص كيف يمكن للمؤسسة تحقيق أهدافها في فترة معينة .

مراحل تنفيذ الخطة الاستراتيجية : تحتاج الخطة الاستراتيجية في الإدارة، كما تم تقسيمها من قبل خبراء إدارة الأعمال، إلى ثلاث خطوات لتنفيذها، وتلك الخطوات هي:

– المرحلة الأولى : تفصيل الإستراتيجية
ويمكن أن تتحول الخطة الاستراتيجية لشيء من الدقة والتفصيل وتصبح خطة تفصيلية عبر الاهتمام بدقائق الأمور وربطها ببعضها البعض، والتأكد من اتصال الأهداف والإدارات والأقسام والأفراد ببعضهم البعض وظهور الأدوار واضحة لكل فرد أو كيان على حدة، مع وضع قرارات وتوصيات ضمن الخطة توضح علاقة المؤسسة بالمؤسسات الأخرى.

– المرحلة الثانية : معرفة قدرات القادة
فبعد أن نتأكد من صلاحية مختلف أجزاء الخطة وبنودها من عمالة وأهداف وعلاقة كل منها بالآخر، فإننا يجب أن نتأكد من صلاحية من يقوم على إدارة تلك الخطة ويشرف على تنفيذها ألا وهم القيادات، حيث يجب أن يكونوا أصحاب خبرة ورؤية مستقبلية ولديهم من الحكمة والجدية ما يؤهلهم لإدارة الكيان ككل.

– المرحلة الثالثة : التعبئة الإستراتيجية
“التعبئة” هي كلمة تفيد الحشد والجمع والتجمهر، لكنها في المجال الاستراتيجي حينما ترتبط به وبالإدارة فإنها تعني جمع مؤيدين ومساعدين ومساهمين ومدعمين لتلك الاستراتيجية وعلى اقتناع تام بها، وهذا التأييد غالبا ما يزيد من شعبية الاستراتيجية داخل المؤسسة ويجعل الجميع يقبل على تنفيذها بكل رحابة صدر.

إذا نظرنا إلى هذه المراحل، فسنجد أنها مترابطة وتضم مختلف كيانات الشركة، حيث تركز على خطة العمل نفسها، ثم تركز على العنصر البشري الذي يقوم بتنفيذها، ثم تركز في النهاية على البحث عن من يدعم العامل البشري في تصرفاته وقراراته، وبذلك يتم إكمال جميع مكونات أي خطة.

 وسائل تنفيذ الخطة على أرض الواقع
بعد وضع الاستراتيجية، يتم تنفيذ الخطة على أرض الواقع، ويتم ذلك بإحدى الوسائل التاليتين:

1- التقسيمات الوظيفية المعتادة للأنشطة: يعني توزيع الأدوار وتكليف الأشخاص بمهامهم بشكل واضح وصريح حتى لا ننتظر سوى النتيجة النهائية.

2 – تحويل الخطة إلى مشروعات تنفيذية: نحاول جاهدين نقل كل ما هو مذكور في الخطة من الورق إلى الواقع.

يجب أن ندرك أن هاتين الوسيلتين تعتمدان على توفر عناصر معينة في الخطة، سواء من قريب أو من بعيد، وتلك العناصر هي:

يتمتع الفريق العامل بالأدب والرقي ويمتلك الحماسة والخبرة والكفاءة اللازمة لتنفيذ تلك الخطة.
يتضمن ذلك بدء تخصيص مراكز ووحدات متخصصة لتنفيذ كل جزء من الخطة بشكل منفصل.
يتطلب النجاح في الخطط إنشاء وسائل اتصال وارتباط بين جميع المشاركين، لتحقيق التفاعل والتنسيق والتكامل.
يشكل العنصر الأخير عاملًا يساهم في تيسير الحصول على وسائل تحقيق الخطة
وجود آليات خاصة تحفظ المعلومات والبيانات والخطط والقرارات الإدارية، يُعد عنصرًا أساسيًا في العمل الإداري.

يجب تنفيذ الوسائل والعناصر المساعدة لتنفيذ الخطة في وقت متزامن جنبًا إلى جنب، لضمان خروج الخطة النهائية كاملة ومتكاملة.

والجدير بالذكر أن عناصر تنفيذ الخطة ووسائل تحقيق تلك العناصر يجب أن تتم بالكامل؛ إذ أن الخطط الاستراتيجية لا يمكن تجزئتها والقيام بإحداها على الوجه الأكمل وترك الباقي، لأن أجزاء الخطة كالعادة تكون مترابطة وأي خلل أو قصور في إحداها يؤدي بشكل مباشر إلى سقوط المنظومة ككل وليس فقط هذا الجزء .