ما هو الفهرس
الفهرس هو دليل للعناصر، حيث يشير العنصر إلى أي كتاب أو مقال أو تقرير أو مراجعة مجردة.
يتم تعريف الفهرس وفقا للمعايير البريطانية على أنه أداة تنظيمية لأي نص أو مواد وثائقية أخرى، تحتوي على مجموعة من الإدخالات مع عناوين مرتبة أبجديا أو بترتيب آخر، وتشمل مراجع لتحديد مكان كل عنصر مفهرس. ويعد الفهرس أداة مهمة للقارئ لتسهيل الوصول إلى المعلومات الموجودة في حقل موضوع محدد أو مستندات مخزنة
يساعد الفهرس في الوصول إلى الموارد المختلفة بغض النظر عن شكلها المادي، مثل الكتب والمقالات والصحف والوثائق والسجلات الإلكترونية، بما في ذلك موارد الإنترنت
الغرض من استخدام الفهرس في المكتبة
تعتبر الفهرسة عملية وصف وتحديد المستندات من حيث محتويات موضوعها، هنا يتم استخلاص المفاهيم من الوثائق من خلال عملية التحليل، ثم يتم نسخها إلى عناصر أنظمة الفهرسة مثل قاموس المرادفات، وأنظمة التصنيف، والغرض الاساسي من استخدام الفهرس في المكتبة هو تنظيم مصادر المعلومات ولتسهيل الوصول والاستفادة منها، ويتم استخدمها ايضاً للأسباب التالية:
- يمكن للقارئ التعرف على المعلومات وتحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المعلومات أم لا.
- يتم استخدامها كدليل اختيار للمحتوى.
- هي أداة لتحليل الوثائق.
- يتم استخدام الفهرس لإنشاء ارتباط بين المستخدمين ومنشئ المعلومات الأصلية.
- يوفر ترتيب البيانات بشكل مناسب الوقت للقارئ للعثور بسهولة على المعلومات ذات الصلة عند فهرستها
- تسهيل جعل المعلومات متاحة على نطاق واسع وسهولة الوصول إليها.
- العمل كأداة لاسترجاع المعلومات للمكتبات.
مشاكل الفهرسة
تتضمن بعض المشاكل والقضايا المرتبطة بالفهرسة التالي:
- يمكن أن يحدث تعقيد في موضوع الوثائق، حيث يمكن وجود مفهوم متعدد لنفس الكلمة.
- يحتاج المستخدمين متعددي الأبعاد للمعلومات.
- اختيار المصطلحات من عدة مرادفات.
- اختيار صيغ الكلمات (المفرد أو الجمع)
- تمييز التماثلات.
- تحديد العلاقات المصطلحات النحوية والدلالية.
- شمولية الفهرسة.
- مستويات العمومية والخصوصية لتمثيل المفاهيم
- ضمان الاتساق في الفهرسة بين عدة مؤشرات،
- يجب التأكد من أن عملية الفهرسة تتم ليس فقط على أساس محتوى الموضوع الرئيسي للمستند، ولكن أيضًا حسب نوع المستخدمين الذين قد يستفيدون منه وأنواع الطلبات التي يمكن اعتبار المستند مفيدًا لها.
- تشمل القواعدالضرورية لتمثيل الموضوعات المعقدة نوع المفردات المستخدمة، والقواعد التركيبية، وغيرها.
- مشكلة كيفية استخدام “بيانات تخصيص الفهرس”.
مراحل عملية الفهرسة
تتكون عمليات الفهرسة بشكل أساسي من مرحلتين:
-تحديد المفاهيم المعبر عنها في وثيقة
يمكن تقسيم هذه المرحلة إلى ثلاث مراحل فرعية وهي كتالي:
- فهم المحتوى العام للوثيقة، والغرض منها
يعتمد فهم محتوى المستندات بشكل كامل إلى حد كبير على شكل المستند، ويمكن التمييز بين حالتين مختلفتين، أي مستندات مطبوعة ووثائق غير مطبوعة
يتم فهم المستندات المطبوعة بشكل كامل عن طريق قراءة مكثفة للنص، ولكن ليس من الضروري دائمًا اتباع هذا الأسلوب نظرًا لصعوبته إلى حد ما.
يمكن استبدال ذلك عن طريق دراسة الأجزاء المهمة من النص بعناية، مع التركيز بشكل خاص على العنوان والملخص والمقدمة وعبارات البداية للفصول والفقرات والرسوم التوضيحية والجداول والرسوم البيانية والتعليقات التوضيحية المرتبطة بها والخاتمة والكلمات أو المجموعات من الكلمات المسطرة أو المطبوعة بخط مختلف.
يجب على المفهرس أن يدرك أنه عادة ما يتم الإشارة إلى أهداف المؤلف في الأقسام التمهيدية، بينما توضح الأقسام النهائية بشكل عام مدى تحقيق هذه الأهداف
يجب على المفهرس مسح كل هذه العناصر أثناء دراسته للمستند، ولا يوصى بالفهرسة مباشرة من العنوان، ولا ينبغي اعتبار الملخص، بديل جيد لقراءة النص، فاحيانا تكون العناوين غير ضريحة، وكل من العناوين والملخصات قد تكون غير كافية في كثير من الحالات، ولا يوجد مصدر موثوق لنوع المعلومات المطلوبة من قبل المفهرس.
- تحديد المفاهيم
بعد قراءة المستند بشكل مكثف، يحتاج المفهرس إلى اتباع نهج منطقي في اختيار تلك المفاهيم التي تعبر عن محتواها بشكل أفضل.
يمكن أن يكون اختيار المفاهيم مرتبطًا بمخطط الفئات المعترف بها على أنها مهمة في المجال الذي تغطيه الوثيقة مثل الظواهر والعمليات وخصائص العمليات والمعدات، وبشكل منهجي لوجود أو عدم وجود مفاهيم تتعلق بأمراض معينة واسم ونوع الدواء وطريقة الإعطاء والنتائج التي تم الحصول عليها.
- اختيار المفاهيم
لا يتطلب المفهرس بالضرورة الاحتفاظ بكافة المفاهيم التي تم تحديدها أثناء فحص المستند. يتم تحديد المفاهيم التي يجب اختيارها أو رفضها استنادا إلى الغرض المرتقب لاستخدام بيانات الفهرسة
يمكن تحديد أغراض مختلفة، مثل إنتاج الفهارس الأبجدية المطبوعة، أو التخزين الآلي لعناصر البيانات للاسترجاع اللاحق.
يمكن أن يؤثر نوع المستند الذي يتم فهرسته على المنتج، حيث يختلف الفهرس المشتق مباشرة من نصوص الكتب والمقالات الصحفية عن الفهرس المستمد من الملخصات فقط، ومع ذلك، يجب أن تتبع عملية الفهرسة سياسة معينة تستند إلى المدى الشامل والخاصية والتي تتماشى مع نظام محدد.
-ترجمة المفاهيم إلى لغة الفهرسة
في المرحلة الثانية من فهرسة الموضوع، يتم تحويل العناصر المختارة إلى لغة نظام الفهرسة. يمكن النظر إلى الفهرسة في هذه المرحلة من مستويين مختلفين
- مستوى المستند: والذي يُعرف بالفهرسة المشتقة.
- ومستوى المفهوم: والذي يُعرف باسم فهرسة الواجب.
يمكن تحديد الكلمات أو العبارات الموجودة في المستند أو استخراجها مباشرة منه في الفهرسة المشتقة، وهذا ما يسمى بفهرسة الكلمات الرئيسية والفهرسة التلقائية.
لا يتم استخدام لغة الفهرسة هنا، وإنما يتم استخدام الكلمات أو العبارات فقط، ويتضمن ذلك فهرسة المهام المعروفة باسم “فهرسة المفهوم”، والتي تقوم بتحليل مفاهيم محتويات المستند واختيار المفاهيم المعبر عنها فيه.