كيف تفعل عملية التخطيط
خطوات التخطيط الناجح
إذا كنت ترغبين في القيام بأي مشروع سواء كان على الصعيد الشخصي أو العملي، فيجب عليك اتباع مراحل التخطيط الأساسية لتحقيق النتيجة المرجوة وضمان نجاح هذا المشروع. ما هي المشاكل التي قد تواجهك أثناء التخطيط وما هي المعوقات التي يمكن أن تعترض طريقك؟ يمكن تجاوز جميع هذه العقبات عن طريق اتباع الخطوات الأساسية لتفعيل عملية التخطيط
- تحديد الأهداف: يجب تحديد الهدف الذي تريد تحقيقه من الخطة التي تريد تنفيذها لتحصل على أفضل النتائج. إذا لم تحدد هدفا لتحقيقه، فلن تصل إلى الإنجاز أبدا، ويجب ربط هدفك بمدة زمنية محددة لتتمكن من تحقيقه. يجب أن يكون هدفك محددا بدقة لتحديد مكان وزمان عملك به.
- جمع المعلومات والتنبؤ بها: يجب جمع معلومات دقيقة تشمل جميع جوانب التخطيط، وتحديد المعلومات الضرورية والتقييم النقدي والتنبؤ بالمخاطر الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على سير الخطة، وتقييم البيئة الداخلية للمنظمة لتحديد نقاط القوة والضعف، وهي أحد أهم عمليات التخطيط.
- وضع الخطة الأساسية: يجب أن تحتوي الخطة الأساسية على جميع جوانب التخطيط، ويجب دراسة جوانب الخطة على الصعيدين الداخلي والخارجي، ودراسة أثرها على المجتمع. كما يجب أن تشمل الخطة خططا مستقبلية لمواجهة التطوير المستمر والتنبؤ بالأخطار التي قد تواجه سير الخطة الأساسية، ووضع البدائل في حالة عدم نجاح الخطة.
- وضع خطة عمل بديلة: في حالة فشل الخطة الأساسية الخاصة بك، يجب أن يكون لديك بدائل مرتبة وفقا للأفضلية. يجب فحص هذه البدائل وتصنيفها وفقا لمدى قربها من الخطة الأساسية الخاصة بك، ويجب وضع ما لا يقل عن اثنتين من الخطط البديلة.
- اختيار أفضل بديل: عند تقييم الخطط البديلة يجب تصنيف البدائل حسب قربها من الخطة الرئيسية وقابليتها للتحقيق ودراسة فوائدها وتكاليفها وفقا لمعايير مخصصة لتقييم البدائل، ويتم اختيار البديل الأفضل للتنفيذ وفقا لهذه المعايير.
- صياغة الخطط المشتقة: في هذه الخطوة، ستقوم بتطوير الخطة لتنفيذها. وتعتبر الخطط المشتقة ضرورية لدعم الخطة الأساسية، حيث يتم تطوير الخطط المشتقة ضمن إطار العمل الخاص بالخطة الأساسية التي يتم وضعها فيما يتعلق بمجالات النشاط المختلفة.
- توصيل الخطة: يجب عرض الخطة على رؤساء المنفذين لكي يتعرفوا على كل مرحلة من مراحلها، ويجب أن يتم شرح الخطة المفصل لهم بوضوح تام، حتى يتسنى لهم تشكيل صورة واضحة للخطة. ذلك لكي تدخل الخطة حيز التنفيذ.
- إجراءات المتابعة: هذا هو الدور الأخير في عملية التخطيط، حيث يتضح لك مدى فعالية الخطة وتأثيرها على المحيط الخارجي، وفقا للعراقيل التي تواجه عملية التخطيط. يجب مراقبة تنفيذ الخطة في الواقع ومقارنة النتائج النظرية بالنتائج العملية للخطة، وملاحظة أي تقدم أو تغيير يحدث في سير الخطة ومعالجته على الفور.
أنواع التخطيط
تختلف أنواع التخطيط بناءً على الأولويات والأساسيات والموارد المتاحة، وتشمل أنواع التخطيط الشائعة في سوق العمل ما يلي:
التخطيط التنفيذي أو التشغيلي
يحدد هذا النوع من التخطيط الخطط التنفيذية وكيفية حدوث الأشياء، كما يحدد إنجاز المهام المختلفة، وهو تخطيط مخصص للشركات، كما تتضمن هذه الخطة خطط بديلة ومعالجة المشكلات وتنفيذ الخطط.
التخطيط الاستراتيجي
وهو تخطيط شمولي وذو مستوى عالي على العمل بأكمله فهذه الخطة تحدد أسباب حدوث الأشياء فالتخطيط الاستراتيجي من أهم أنواع التخطيط والذي يستعمل بشكل أساسي في المنظمات التي تحتاج لخطط طويلة الأمد وعلى المدى المجدي لأن التخطيط الاستراتيجي يدرس على مدة عشرة سنوات من تاريخ وضع الخطة.
التخطيط التكتيكي
يدرس التخطيط التكتيكي للأمور المستقبلية بشمولها، ويتضمن خططا كثيرة وقصيرة المدى التي تستخدم لتنفيذ العمل ودعم الخطة الاستراتيجية. تحدد هذه الخطط أهداف المنظمة لتحقيق أهداف الخطة الاستراتيجية، ويكون زمن الخطط التكتيكية أقل من عام، حيث يتم تقسيم الخطط الاستراتيجية وفقا لقابليتها للتنفيذ. يختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي والتنفيذي بما أنه يركز على كيفية تحقيق الأهداف الاستراتيجية، بينما تركز الخطط التنفيذية على كيفية إنجاز وتحقيق رسالة الشركة أو المنظمة.
التخطيط الاحترازي
تعمل الخطط الاحترازية أو الخطط الطارئة للأحداث التي تحدث فجأة وتعرقل سير الخطة، أو عند الحاجة إلى تغيير الخطة ووضع خطة بديلة. إنها نوع خاص من أنواع التخطيط، وخاصة في الظروف المحيطة التي تستدعي التغيير المستمر. يتميز التخطيط الاحترازي بأهميته الكبيرة في الحالات التي لا يمكن توقع حدوث التغييرات فيها، نظرا لاستمرارية التغيير في مجتمع الأعمال. إن الخطة هي واحدة من الخطط الرئيسية في عالم الأعمال.
أهمية التخطيط وفوائده
التخطيط هو أمرٌ ضروريٌّ لإدارة الوقت بشكلٍ أفضل واستغلاله بشكلٍ مثالي، فهو يقلل من الوقت المستغرق في العمل ويؤدي إلى نتائجٍ أفضل، ولذلك فإن التخطيط يلعب دورًا هامًا في تحقيق التوازن بين جوانب الحياة التي تخدم الفرد والمجتمع، وتكمن أهمية التخطيط في النقاط التالية:
- تخفيف الضغط والارهاق: يساعد التخطيط على إنجاز العمل بجهد ووقت أقل، مما يخفف من الضغط والإرهاق والتعب الجسدي الذي يصادف الفرد نفسيا وجسديا.
- تخطي العقبات: التخطيط يجعل الفرد قادرا على تجاوز العقبات التي قد تظهر في حياته، ويمنحه القدرة والمرونة للتكيف مع الظروف البيئية والحياتية المختلفة، ويساعده على تجاوز عقبات المستقبل.
- تقييم الذات: عندما يخطط الشخص لأعماله اليومية أو الأسبوعية، فإن ذلك يمنحه القدرة على تقييم أدائه وتحديد أهدافه وتحقيقها.
- استغلال الموارد بالشكل الصحيح: عند التخطيط المسبق للأمور، ستتمكن من دراسة الطريقة الأفضل للاستفادة من الموارد المتاحة بشكل فعال، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل الخسائر.
- تحديد الأهداف: وهو أساس نجاح العمل وشرط أساسي في التخطيط، حيث لا يمكن القيام بالتخطيط بدونه، فهو يهدف إلى تحديد الأهداف والعمل باتجاه تحقيقها.
- درء المخاطر وإدارتها: الشرط الأساسي لتنفيذ الخطة هو وضع خطط بديلة لدرء خطر فشل الخطة، مما يؤدي إلى تخطي العقبات وإدارة المخاطر ودرئها.
- بناء فريق متعاون: يحتاج التخطيط في الشركات الكبرى إلى فريق متكامل لوضع الخطة، ويساعد هذا التعاون في وضع خطط فعالة جدا تساعد على تحقيق أهداف الشركة، ويمنح الفرد خبرات اجتماعية ومعرفية وثقافية، ويزيد من مرونته في التعامل.
عناصر التخطيط
التخطيط هو أول مهمة للإدارة، ويمكن أن يتم التخطيط بواسطة إدارة مستقلة، أو من قبل مدير الشركة بشكل مستقل، ويتألف التخطيط من أربعة عناصر أساسية وهي:
- الأهداف: التخطيط يتطلب هدفا لتنفيذه، وهذا الهدف يعكس أهداف الشركة أو المؤسسة التي يعمل فيها الفرد، وتختلف هذه الأهداف وفقا للبيئة المحيطة بها.
- السياسات: تعتبر مبادئ الإدارة التي تضعها الإدارة العليا للمنظمة أو الشركة أساسية ويجب على جميع أفراد المؤسسة الأخرى تنفيذها، ويجب أن تكون هذه المبادئ ثابتة وتسيطر على جميع الأمور، ويجب أن تكون سياسات المؤسسة شاملة وتطبق على جميع أفرادها دون استثناء.
- القواعد: القواعد مختلفة عن السياسات فهي تكون كتفصيل دقيق لسياسة المنظمة ما يجب فعله وما يجب الامتناع عنه وقد تضم سلوكيات المؤسسة في داخلها وخارجها فالقواعد هذه تتماشى مع مبدأ المكافأة تحفيز الملتزمين ومعاقبة المخالفين.
- الإجراءات: آخر عناصر التخطيط التي تعتمد على خطوات تنفيذ العمل بشكل سلس وصحيح داخل المؤسسة وخارجها، ومن ملامحها السهولة وتختلف من إدارة إلى أخرى وعلى الرغم من ذلك، تتبع نهجا ثابتا.