كيف أصبح سكرتيرة ناجحة
يعد دور السكرتيرة من الأدوار الإدارية الهامة في المؤسسات والشركات، وتحتاج السكرتيرة إلى أن تكون ذات كفاءة عالية في مساعدة رئيسها، ويمكن للسكرتيرة تعلم العديد من المهارات التي تساعدها على تحقيق النجاح بشكل واضح.
مهنة السكرتيرة
تتعامل السكرتيرة بشكل تقليدي في التعامل مع المراسلات والإيداعات، وتجيب على الهواتف وتنسق جدول عمل المدير. لا يتم تعيين بعض الأمناء لأحد المديرين التنفيذيين حتى يتم تعيين سكرتيرات لهم من أجل تنظيم سير العمل بشكل جيد.
واجبات السكرتيرة
تشمل واجبات السكرتارية النموذجية الكتابة بالإملاء الصحيح وتدوين محاضر الاجتماعات أو المؤتمرات وغير ذلك، وكتابة المراسلات وإدارة نظام حفظ الملفات، وإجراء نسخ للأوراق الهامة، وإرسال الفاكسات، والرد على المكالمات الهاتفية، وترتيب المواعيد، وإدارة تقويم المدير، وحجز غداء العمل، وحجز تذاكر الطيران والفنادق. ويمكن للسكرتير، وفقا لوصف الوظيفة، القيام أيضا بمهام شخصية متنوعة، مثل طلب الزهور وتقديم القهوة وشراء هدايا لزوجة المدير.
متطلبات وظيفة السكرتيرة
يتضمن منصب السكرتارية العديد من المهارات، مثل: الكتابة الدقيقة، واستخدام جداول البيانات البسيطة، والمعرفة بالبرمجيات الخاضعة للملكية أو البرامج المحددة التي تتطلبها الوظيفة، ومهارات إدارة الوقت الجيدة، والقدرة على العمل بشكل جيد مع أفراد الجمهور، والحفاظ على السرية، ويستخدم الأمناء والسكرتارية أجهزة الكمبيوتر الشخصية، وأنظمة الهاتف، وآلات الفاكس وآلات النسخ.
مهارات لنجاح السكرتيرة
الالتزام بالنمو المهني
يدرك السكرتير أنه يجب عليه بشكل دائم صقل مهاراته ومتابعة آخر التطورات التكنولوجية، ويعتمد أرباب العمل على السكرتير لتحسين كفاءة المكتب بشكل مستمر من خلال زيادة استخدام البرامج، ويمكن أن يقنع السكرتير صاحب العمل بالتشديد على أهمية التدريب المستمر والبحث عن مثل هذه الفرص.
مهارات الاتصال الاستثنائي
يقوم السكرتير بقضاء الكثير من وقته في التواصل مع الآخرين من خلال استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل والتقارير ومكتب الاستقبال، والانطباعات الأولى لهم مهمة ويمكن أن تتسبب في عواقب وخيمة. إن السكرتير الذي يكون لطيفا ومفيدا وفعالا يعكس ذلك جيدا على المنظمة. وعلى النقيض من ذلك، يمكن للعملاء أن يأخذوا أعمالهم في مكان آخر إذا كان لديهم لقاء سلبي مع السكرتير الذي يكون أول نقطة اتصال، ويبحث أرباب العمل عن الأمناء الذين يستمعون ويتبعون التعليمات ويبلغون عنها. فمهارات التواصل اللفظية والتنظيمية التي قد تميزك عن غيرك من المتقدمين مهمة.
القدرة على العمل الجماعي
يشير إعلانات الوظائف غالبا إلى أن صاحب العمل يبحث عن قائد فريق، وتزدهر المنظمات عندما يعمل الموظفون معا لتحقيق الأهداف المشتركة، التي تتطلب الابتكار والتواصل والتعاون والعمل الجاد، ويمكنك إظهار قيمة العمل الجماعي من خلال ذكر الحالات التي اتخذت فيها مبادرة لمساعدة الآخرين أو تحسين المؤسسة.
يجب على السكرتيرة الناجحة معرفة مختلف جهات الاتصال، كما يجب أن تكون قادرة على تحسين مهارات الكمبيوتر الأساسية، خاصة مع برامج Microsoft Office مثل Word و Excel و PowerPoint، لتزيد قيمتها وتحسن فرصتها في الحصول على فرص عمل أفضل. ويمكن تحسين مهاراتها في اللغة الإنجليزية والصحافة والرياضيات وبرامج الكمبيوتر لزيادة فرصها في النجاح.