قصص عن التخطيط الناجح

التخطيط الجيد هو أساس النجاح، فهناك بعض الأشخاص يقومون بخطوات عديدة غير مدروسة، وعلى الرغم من أن بعضها قد ينجح، إلا أن الكثير منها قد يفشل. وهناك العديد من القصص المميزة للنجاح التي اعتمدت على التخطيط الجيد، ومنها ما يلي.

قصص عن التخطيط

المنظمة غير الربحية

قبل 10 سنوات، كان هناك عضوًا في فريق بدء التشغيل الذي أسس منظمة غير ربحية، بصفته رئيس مجلس الإدارة الأول، أدرك أنه على الرغم من التزام فريق المتطوعين لديهم وكان هناك اتفاق عام على ما أرادوا تحقيقه، إلا أنهم يفتقروا إلى الهدف المشترك والرؤية والقيم والتوجه الاستراتيجي، في خضم ضغوط شديدة لتنشيط المنظمة وتشغيلها، وبعد ثلاث ليال بلا نوم، قرر إيقاف كل شيء في مساراتها وعقد لجنة تخطيط إستراتيجية مخصصة تطوعية تابعة للمجلس لتطوير مهمتنا ورؤيتنا وقيمنا واستراتيجياتنا وخطط عمل قصيرة الأجل، هذه العملية، التي استغرقت ثلاثة أشهر تقريبًا، أرست الأساس لمنظمة قوية وقابلة للتطوير، مما جعله فخور بتقديمها، وكانت الذكرى العاشرة لتأسيسها في عام 2017.

قصة مركز التسوق

يتألف هذا المركز التجاري من عدة عقارات تقع في منطقة راقية جدا في المنطقة التي يعمل فيها، وعندما بدأوا عملية التخطيط الاستراتيجي في عام 2013، كانت العقارات التجارية، وخاصة مركز التسوق الرئيسي، في حالة من الانخفاض الواضح، وكانت حركة العملاء تنخفض أيضا ولم يصل المستأجرون إلى أهداف مبيعاتهم، ويبدو المركز التجاري قديما ولا يتمتع بنظرة معاصرة لجذب العملاء من المجتمعات الغنية.

في عام 2013، عيّن مجلس الإدارة لجنة تخطيط مخصصة للإشراف على إعداد الخطة الاستراتيجية. وشملت هذه العملية فريق الإدارة بأكمله وبعض أعضاء المجلس الرئيسيين. وسمحت هذه العملية للمنظمة بمواءمة رسالتها ورؤيتها وقيمها وفهم أوجه التآزر والترابط بينها.

تم وضع خطط وإستراتيجيات مفصلة لكل عقار رئيسي وتم تحديثها سنويًا، ورغم التباطؤ الاقتصادي الحاد، فإن مركز التسوق هذا يحتفظ بمكانته بفضل فريق إدارة قوي يتبنى استراتيجيات واضحة وينفذها بشكل ممتاز، مما يعزز موقعه.

قصة شركة التصنيع الفرعية

عندما تم استدعاء فرد من العاملين لتسهيل عملية التخطيط الاستراتيجي لموقع التصنيع، قامت الشركة الأم بشرائها من قبل منافس رئيسي. وجد فريق الإدارة قلقا من إمكانية إغلاق الموقع بسبب الطاقة المفرطة في جميع أنحاء العالم وافتقارهم إلى الرؤية داخل الهيكل المؤسسي الجديد. بدأوا عملية التحليل السوقي والمنافسة، وعلى الرغم من أن هذا لم يكن جديدا بالنسبة للفريق، إلا أنه كان المرة الأولى التي ينظر فيها إلى السوق والمنافسة كجزء من التحليل. عمل الفريق معا لأكثر من 12 عاما، ومع كل تكرار تصبح العملية أفضل وأفضل، ويصبح فريق الإدارة أكثر ذكاء، ونمت المنظمة لتصبح رائدة في منطقتها الجغرافية.

الدروس المستفادة من تلك قصص التخطيط الناجح

تتطلب العملية القوية للتأكد من التزام الإدارة العليا استثمارا كبيرا في الوقت والجهد من فريق الإدارة، وإذا لم تلتزم الإدارة العليا، فلا تضيع الموارد التنظيمية الثمينة في هذه العملية.

تدريب الأشخاص الرئيسيين على أهمية التخطيط الاستراتيجي وسبب أهميته، سيوضح هذا التدريب المصطلحات الأساسية للتخطيط التي سيتم استخدامها خلال العملية ويساهم في توحيد لغة الإدارة الخاصة بك.

يجب إشراك الأشخاص الرئيسيين في مناقشات التخطيط بنشاط، حيث إن التخطيط الاستراتيجي ليس مجرد تمرين بل يتطلب إشراك جميع اللاعبين الرئيسيين لإنشاء رؤية مشتركة للمؤسسة وتطوير مجموعة مشتركة من الافتراضات حول البيئة الداخلية والخارجية التي ستدفع الاستراتيجيات وخطط العمل الخاصة بك.

– يجب عمل جداول زمنية وتحديد مواعيد لاجتماعات التخطيط الخاصة بك، حيث ستكون هناك أكثر من اجتماع واحد. على الرغم من التوصية بأنه يفضل عقد هذه الاجتماعات خارج الموقع لتقليل أي انقطاع غير ضروري، إلا أن هذا قد لا يكون ممكنا دائما. يجب أن يتم طلب حضور ومشاركة جميع اللاعبين الرئيسيين بشكل فعال في هذه العملية. لا يسمح بأي أعذار لعدم الحضور أو عدم المشاركة.

استخدام ميسر ذو خبرة يساعد على الحفاظ على المناقشات على المسار الصحيح وتوضيح المواقف المتوترة المحتملة، ويمكن للميسر تقديم منظور أكثر موضوعية في العملية وتحليل الأفكار والإجراءات الرئيسية.

يجب ربط الخطة الاستراتيجية بالميزانية، حيث تكون الميزانية هي النقطة التي يلتقي فيها الخطط المثالية بالواقع، ومن الممكن أن يتم إعادة تصميم أو تأجيل أو إلغاء بعض الخطط بسبب تأثيرها المالي على المنظمة.

بمجرد الانتهاء من خطتك الاستراتيجية، يجب عليك إنشاء اجتماعات فصلية لمراجعة التقدم المحرز الخاص بك، يجب أن تكون هذه المراجعات مالية وتشغيلية، يمكن أن تكون مؤسستك في حدود الميزانية، ولكنها تفشل في تحقيق الأهداف الرئيسية، إنشاء اجتماعات متابعة لرصد التقدم المحرز ستساعد فريقك على تحديد هذا الموقف واتخاذ الإجراءات التصحيحية.

يجب تحديث الخطة الاستراتيجية بانتظام، وتجعل الخطة الاستراتيجية وثيقة تنفيسًا حية، ومع تغير الظروف، يجب أن تكون خططك طويلة الأجل. ويوصى بمراجعة الخطة الاستراتيجية مرة واحدة على الأقل في السنة، في بداية عملية وضع الميزانية السنوية وتحديثها كل 2-3 سنوات.