قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت
معنى تنظيم الوقت
إن تنظيم الوقت يتضمن عمليتي التخطيط والتحكم في كمية الوقت المستخدم في القيام بأنشطة محددة، ويجب على كل شخص أن يتعلم كيفية تنظيم وقته وإدارة مهامه اليومية، حيث تمكن الإدارة الجيدة للوقت الشخص من إنجاز المزيد من المهام في فترة زمنية أقل، كما تقلل من الإجهاد وتساعد على تحقيق النجاح المهني.
قائمة المهام اليومية لتنظيم الوقت
حتى يتم تنظيم الوقت بصورة صحيحة، لا بد أن يضع الشخص لنفسه قائمة بالمهام اليومية التي عليه إنجازها، والتي من شأنها أن تعمل على تنظيم الوقت وإدارته وعدم إهداره فيما لا يفيد، وفي التالي قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت:
- تحديد الأهداف بشكل صحيح
لتنظيم الوقت، يجب وضع أهداف قابلة للتحقيق والقياس وذات صلة، وتحديدها بشكل ذكي لضمان تحقيقها في الوقت المناسب.
- الحكمة في منح الأولوية
وهذا يعني أنه يجب تحديد أولويات المهام وفقا لأهميتها وضرورتها، على سبيل المثال، يمكن التفكير في المهام اليومية وتحديد ما يلي:
- هام وعاجل: ويتم القيام بتلك المهام على الفور.
- هام ولكن ليس عاجلاً: ومن ثم اتخاذ قرار متى يتم القيام بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم: تفويض تلك المهام لشخص آخر إذا كان ذلك ممكنا.
- ليست عاجلة وليست مهمة: تأجيل تلك الأمور حتى يتم تنفيذها لاحقا.
- تعيين حد زمني لإكمال المهمة
تحديد وضع قيود الوقت لإتمام المهام يساعد الشخص على أن يكون أكثر تركيزًا وفعالية، كما يمكن أن يساعد بعض الجهد في تحديد الوقت الذي نحتاجه لإتمام كل مهمة في التعرف على المشكلات المحتملة قبل حدوثها، وبهذه الطريقة يمكن وضع خطط للتعامل معها.
مثال: إذا كان شخص بحاجة لكتابة 5 مراجعات وإنهائها في موعد محدد للاجتماع، ولكن يعلم أنه لن يتمكن إلا من إنجاز 4 منها، فيمكنه بسهولة تفويض كتابة إحدى المراجعات لشخص آخر إذا أدرك هذا الأمر في وقت مبكر. ولكن إذا لم يتم التحقق مسبقا من مدى ملائمة الوقت لتنفيذ المهام، فقد يتعرض الشخص لمشكلة قلة الوقت قبيل الاجتماع، ويصعب عليه تفويض إحدى المراجعات لشخص آخر في ذلك الوقت.
- الحصول على استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون الحصول على قسط من الراحة، يكون من الصعب جدا المحافظة على التركيز والتحفيز، ولذلك يجب السماح ببعض الوقت بين المهام لتصفية الذهن وتجديد النشاط، أي أنه يجب على الجميع أن يضع في اعتباره أن يأخذ قيلولة قصيرة أو يذهب في نزهة قصيرة ويتأمل.
- تنظيم النفس
يمكن استخدام التقويم لإدارة الوقت على المدى البعيد وتسجيل المواعيد النهائية للمشاريع والمهام المرتبطة بإتمام المشروع بأكمله، والتفكير في الأيام التي يفضل فيها تخصيص وقت لأداء مهام محددة، مثل التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تكون فيه المدير المالي متاحا.
- إزالة المهام والأنشطة غير الأساسية
من المهم إزالة المهام والأنشطة الزائدة، وتحديد ما هو مهم وما هو غير مهم، حيث أن إزالة المهام والأنشطة غير الأساسية يمكن أن تساعد في تحرير المزيد من الوقت للقيام بأشياء حقًا مهمة.
- التخطيط للمستقبل
يجب التأكد من بدء كل يوم بأفكار واضحة عما ينبغي القيام به وما الذي لا بد من القيام به في هذا اليوم، وأن يوضع في الاعتبار جعل هذا من المعتاد كل يوم، أما في نهاية كل يوم عمل يجب المضي قدمًا ووضع قائمة “المهام” لليوم التالي للعمل، ومن خلال تلك الطريقة يمكن الركض في صباح اليوم التالي.
فوائد تنظيم الوقت
إدارة الوقت بشكل فعال أمر مهم، حيث تسهم في تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل التوتر، بالإضافة إلى زيادة النجاح في الحياة. وفيما يلي فوائد إدارة الوقت
- تخفيف التوتر: إذا قمت بإنشاء قائمة مهام وتبعتها، فسوف تقلل من التوتر. وعندما تقوم بإزالة عناصر من قائمة المهام، فإنه يمكن ملاحظة وتحقيق تقدم واضح، وهذا يساعد على تجنب الشعور بالتوتر والقلق حول إنجاز الأشياء.
- المزيد من الوقت: إن إدارة الوقت الجيدة توفر المزيد من الوقت للاستمتاع بالحياة اليومية، والأشخاص الذين يستطيعون إدارة الوقت بفاعلية يمتلكون المزيد من الوقت لممارسة الهوايات والأنشطة الأخرى.
- المزيد من الفرص: عندما يتم إدارة الوقت بشكل جيد، يتيح ذلك فرصا أكثر ويقلل من تضييع الوقت في الأنشطة التافهة. إدارة الوقت بمهارة هي واحدة من الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل. لذلك، فإن القدرة على تحديد الأولويات وجدولة المهام مرغوبة للغاية في أي منظمة.
- القدرة على تحقيق الأهداف: لدى الأشخاص الذين يتقنون إدارة الوقت القدرة على تحقيق الأهداف والأغراض بشكل أفضل، ويتم ذلك في فترة زمنية أقصر.
أضرار عدم تنظيم الوقت
يُعتبر تنظيم العمل مفيدًا للغاية، ولذلك فإن عدم تنظيمه وإدارته بشكل صحيح يؤدي إلى حدوث بعض الأضرار، وتتمثل هذه الأضرار في:
- ضعف سير العمل
إن عدم المقدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يدل على ضعف الكفاءة، فمثلًا إذا كان هناك الكثير من المهام الضرورية التي يجب إتمامها، فسوف تكون الخطة الفعالة هي إتمام المهام التي لها صلة معًا أو بالتتابع، ومع هذا، إذا كان الشخص لا يُخطط مسبقًا، فقد ينتهي به الأمر إلى التراجع في أداء عمله، وذلك يُترجم لانخفاض الكفاءة والإنتاجية.
- الوقت الضائع
يؤدي سوء تنظيم الوقت إلى ضياعه، فعندما يتحدث الشخص مع أصدقائه على وسائل التواصل الاجتماعي خلال قيامه بأي مهمة، فإنه يشتت انتباهه ويضيع وقته.
- فقدان السيطرة
بعدم معرفة المهمة التالية، يفقد الشخص السيطرة على حياته، مما يزيد من مستويات القلق والتوتر.
- قلة جودة العمل
غالبًا ما ينجم عن سوء تنظيم الوقت تراجع جودة العمل وقلة إنتاجيته، على سبيل المثال، عند الاضطرار لإنجاز المهام في اللحظة الأخيرة بسرعة، يؤدي ذلك عادةً إلى تدهور الجودة.
- سمعة سيئة
إذا لم يتمكن صاحب العمل أو العملاء من الاعتماد على شخص ما لإنجاز المهام في الوقت المحدد، فإن تصوراتهم وتوقعاتهم تصبح سلبية، وإذا لم يتمكن العميل من الاعتماد عليه لإنجاز مهمة معينة في الوقت المناسب، فقد يضطر للاستعانة بشركة أخرى.