عوامل نجاح فريق العمل في مواجهة فيروس كورونا

عوامل نجاح فريق العمل لمواجهة COVID-19

كان لفيروس كورونا تأثيرات كبيرة على سير العمل في جميع أنحاء العالم، ولذلك بدأت العديد من الجهات العاملة والمنظمات في إنشاء فرق عمل. يتطلب نجاح هذه الفرق في عملها وجود بعض العوامل التي يجب الانتباه إليها. فيما يلي العوامل التي تسهم في نجاح فرق العمل في التصدي لفيروس كورونا

• تحقق من الحفاظ على النماذج العقلية المشتركة للفريق (SMM)

وخاصة التأكد من الأدوار والأولويات، فعلماء النفس يستخدمون مصطلح SMM (أو إدراك الفريق) للدلالة على الفهم المشترك  والدقيق والمتكامل للفريق في مجالهم، إذ يحتاج الفريق إلى SMMs قوية حتى يتم التنسيق بسهولة والتكيف بصورة ديناميكية، وذلك لا يُشير إلى أن كل عضو داخل الفريق ينبغي عليه أن يعرف نفس الشيء بالضبط، بل أنهم يشتركون في فهم “مشترك بما فيه الكفاية” للعناصر الأساسية أثناء وجود فيروس كورونا.

يمكن لأعضاء الفريق أن يطوروا مفاهيم مختلفة حول الهدف، مثل أداء مهمة معينة أو المسؤوليات الخاصة بهم بسهولة. عندما يدركون أن الوقت محدود، يشجع الفريق على إجراء ملخصات مبكرة ودورية وسريعة وإستنتاج المعلومات والمحادثات، بالإضافة إلى التخطيط لعملية التسليم بعناية

في كثير من الأحيان، يمكن لأحد أعضاء الفريق أن يساعد فريقه في المحافظة على وجهة نظره المشتركة عن طريق طرح الأسئلة عندما لا يكون واثقًا من أولوية شيء ما، لأنه قد يكون غير الأعضاء في الفريق غير متأكدين من نفس الشيء، وبالتالي يمكن لجميع الأعضاء الاستفادة من سماع الإجابات.

• يجب التأكيد على مراقبة الفريق بشكل متبادل وتعزيزها

قد أظهرت الأبحاث أن الفريق الفعال يراقب بنجاح ثلاثة أشياء هامة:

• الموقف.
• أداء الفريق.
• أداء الزملاء.

– يصبح الإشراف والمراقبة أكثر صعوبة وأهمية في بيئة عمل شديدة التوتر. عندما يعاني الشخص من الإجهاد، يتحول اهتمامه إلى الذات ويكون تركيزه ضيقا، وبالتالي ينخفض مستوى المراقبة بشكل طبيعي. ولكن يجب على الفريق العمل بوعي والمراقبة بشكل جيد، خاصة في بيئة عمل شديدة التوتر. يجب على المدير مراقبة الإجراءات الاحترازية وتوجيه الموظفين باتخاذ التدابير اللازمة للسلامة، ورصد أداء الفريق وزملائهم في العمل

• تتضمن الإجراءات التي تساعد على بناء والحفاظ على السلامة النفسية

تدل السلامة النفسية على قدرة أعضاء الفريق على تحمل بعض المخاطر الشخصية مثل الاعتراف بالخطأ والارتباك، وكذلك تقديم آراء مخالفة بدون الخوف من العقاب أو الرفض، حيث يعتمد القائد على فريقه في طرح الأسئلة والتحدث، ويجب اتباع ذلك خلال فترة الوباء

يمكن لزعيم الفريق تعزيز السلامة النفسية عن طريق الاعتراف بصعوبة الوضع للجميع، والتعبير عن كيفية تحسين أنفسهم، وشكرهم على الاعتراف بأخطائهم 

• تعزيز مرونة الفريق بوعي

تعني مرونة الفريق قدرته على التعافي والصمود في وجه الصعاب، وهي تختلف عن المرونة الفردية، حيث يتحمل الفرد الذي يتمتع بالمرونة الشديدة الضغوطات بشكل شخصي، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه سيدعم زملائه في الفريق الذين يتعرضون للضغط أو يراقبهم.

لكن الفرق المتميزة بمرونتها تتخذ إجراءات هادفة لتقليل الأحداث العصيبة وإدارتها والتعافي منها، حيث تقوم بتقليل تأثير الضغوطات عن طريق توقع الأحداث الصعبة والاستعداد لها، مما يجعلهم أقل اندهاشا حينما تقع تلك الأحداث، ويكونون أكثر قدرة على تحمل الإجهاد ومجهزين بصورة أفضل لتخفيف المخاطر، كما يمكن لأعضاء الفريق تعزيز مرونة الفريق من خلال اتخاذ تدابير لإصلاح ما بعد الحادث المقلق

1. التعلم من التجربة السابقة.
2. يجب على الأفراد الاعتذار لزملائهم في الفريق عن أي سلوكيات سيئة قد ظهروها في تلك اللحظات.
3. وبالتالي، يكون الفريق قد عزز قدرته على التعامل مع التحديات المستقبلية.

الإجراءات التي يتخذها المدير لنجاح فريق العمل ومواجهة COVID-19

إن فريق العمل يكون بحاجة ماسة إلى قائده أو مديره عند المواقف الحرجة، حتى يشعر الأعضاء بالاطمئنان، ومع انتشار فيروس كورونا كان لا بد على المديرين أن يتخذوا العديد من الإجراءات التي من شأنها أن تُساعد على نجاح فريق العمل في مواجهته للضغوطات التي أحدثها الفيروس، ومن تلك الإجراءات ما يلي:

• إدارة الأفراد والشخصية

إن القادة يحتاجون إلى إعادة تفعيل “العمل من المنازل” حتى يساعدوا فرق عملهم على تعلم كيفية إعادة التوجيه وفقًا للحقائق الجديدة، في حين أن عمليات إطلاق الفريق تُحدد مسار المجموعة في الوقت الذي يتجمع فيه الفريق معًا، فإن عمليات إعادة التشغيل تعمل كإعادة تعيين، كما أن الإجراءات الروتينية المتصاعدة لانتشار فيروس COVID-19 تدعو إلى مساعدة القادة وأعضاء الفريق حتى يفهموا كيف يتأثر كل عضو بباقي الأعضاء، ومعرفة كيف يتم علاج المخاوف، وفي النهاية يتم إعادة الكل إلى نفس المسار من أجل تحقيق أهداف الفريق.

ينبغي على قادة الفريق الاهتمام بإعادة إطلاق عمل الفرق من المنازل في أربعة مجالات أساسية:

1. إعادة النظر في الهدف المشترك: إذ أن إعادة الإطلاق تضمن فهم كل عضو في الفريق للأهداف الواضحة والمحددة التي تم تجميع الفريق من أجل تحقيقها.
2. إعادة تقييم الموارد المتاحة: يتم إعادة الإطلاق في وقت تتم فيه إعادة فحص المعلومات وموارد الميزانية والشبكات التي ستساعد الفريق على تحقيق أهدافه.
3. فهم قيود الأعضاء: يعد إعادة الاجتماع فرصة مثالية لجميع أعضاء الفريق لمناقشة دور كل عضو في تحقيق أهداف الفريق.
4. إعادة ترسيخ القواعد: تُعد إعادة الإطلاق من أهم المجالات، حيث إنها تُعد الوقت المناسب لأعضاء الفريق لإعادة تقييم كيفية التصرف والتفاعل في ظل الظروف المتغيرة.

• التعاون

إن وقت الأزمات مثل فيروس كورونا يكون الوقت الملائم من أجل استدعاء الموارد وقدرات كافة الموظفين، وجميع أعضاء العمل، وجمعهم معًا في فرق العمل، وفرق العمل الفرعية، فقد يكون لكل منهم دور مختلف وبالتالي يشعرون أنهم قادرون على التعاون من أجل تجاوز حالة عدم اليقين التي لديهم والتغلب على الأزمة.

• الثقة

يجب أن يكون القائد هادئا، ولكن يجب أن يظهر ثقته في قدرته على تحقيق النجاح مع أقل قدر من الضرر للشركة، حيث يعتمد عليه الفريق ليتجاوز هذه الأيام الصعبة والأشهر المقبلة خلال فيروس كورونا

• الاتصالات

يجب على القائد البقاء على اتصال مستمر مع موظفيه، لتجنب انتشار الشائعات التي قد تؤدي إلى إفساد الأوضاع.

• التعاطف

في الأوقات العصيبة، يجب على القائد إظهار بعض التعاطف تجاه موظفيه، حيث إن الكثير من الأشخاص في المؤسسة يعتمدون عليه، ولذا يكون التعاطف في وقت الأزمات أحد المظاهر الهامة للقيادة