عناصر البيئة المادية للمكتب

عناصر البيئة المادية للعمل المكتبي

يمكن فهم البيئة المادية للمكتب من خلال التعبير الذي يشير إلى أن البيئة المادية للمكتب هي كل ما يحيط بالموظف من عوامل مادية داخل المكتب، وتتمثل عناصر البيئة المادية في التالي:

• عنصر الإضاءة

يعمل الضوء الطبيعي على تحسين إنتاجية الموظفين بسبب تأثيره على النوم والنشاط، حيث يؤثر على إيقاع الجسم اليومي وعملياته الحيوية مثل النوم والاستيقاظ وإفراز الهرمونات، إلى جانب العوامل البيئية، بما في ذلك الضوء الطبيعي  

عندما يكون هناك قلة في الضوء الطبيعي، فإن الموظفين غالبا ما يعانون من مشاكل النوم والاكتئاب واضطراب المزاج الموسمي (SAD)

تعمل الإضاءة الطبيعية على تقليل إجهاد العين، وهذا أمر مهم نظرا لأن الموظفين يقضون معظم يومهم في النظر إلى شاشات الكمبيوتر، وهذا بحد ذاته يسبب إجهادا للعين  

• عنصر الألوان

يحمل اللون أهمية كبيرة في مساحة العمل حيث يؤثر بصورة لاواعية على الدماغ وبالتالي على إنتاجية الموظفين، ولذلك يجب تحديد نظام الألوان المناسب لتصميم مساحة العمل وذلك من خلال تخطيط دقيق

يجب عدم تشجيع استخدام الألوان في مكان العمل الإنتاجي فقط، بل يجب النظر إلى تأثيرها على المزاج والمواقف والعواطف، فمثلا يمكن استخدام اللون البرتقالي لتحفيز النشاط والحوار في تصميم مكان العمل، ويمكن للألوان الجريئة أن تلهم العمال والموظفين

• عنصر الديكور

لجعل الديكور ذو تأثير في بيئة المكتب، من المفضل التخلص من الأثاث غير المريح، لأن العاملين الذين يعانون من أثاث رديء في مكان عملهم يشعرون بالإحباط مرتين أكثر ويشعرون بأن بيئتهم تؤثر سلبًا على إنتاجيتهم ثلاث مرات أكثر من العاملين الذين يستخدمون أثاثًا مريحًا 

يجب التأكد من أن الموظفين لديهم كراسي ومكاتب مجهزة بشكل صحيح، كما يجب التأكد من أن شاشات الكمبيوتر على بعد قدمين إلى ثلاثة أقدام من مقعد الموظف، وتجب أن تكون الشاشات على مستوى العين أو أقل منه.

من الأهمية بمكان الاهتمام بتوفير أثاث مريح للمكاتب حيث يحافظ على صحة الموظفين. يجعل الأثاث الأنيق المكتب أكثر جاذبية في نظر الضيوف والعملاء، ولكن قد لا يكون مريحا بما يكفي للموظفين. لذلك يجب أن يتم إعطاء الأولوية للراحة عند اختيار أثاث المكاتب، حيث يمكن أن يكون ذلك مفيدا في زيادة أو تقليل إنتاجية الموظف. 

إذا جلس أحد الموظفين لفترة تتراوح بين خمس إلى ثماني ساعات متواصلة ، فمن المحتمل أن يعاني من آلام الظهر أو الصداع إذا كان كرسيه غير مريح ، وهذا قد يؤدي إلى غياب الموظف بسبب مشاكل صحية

ما هي البيئة الوظيفية

تشمل بيئة العمل جميع العوامل التي قد تؤثر على الإنتاجية اليومية، مثل مواعيد العمل والمكان والطريقة التي يتم بها العمل، ويمكن تحديد جوانب بيئة العمل الهامة كالتالي:

• البيئة الفيزيائية
• ثقافة الشركة 
• عناصر بيئة العمل
• ظروف العمل

العوامل المؤثرة في بيئة العمل 

تتأثر بيئة العمل بعوامل عديدة، بما في ذلك العوامل التي تؤثر بشكل مختلف على جودة العمل، مثل:

• تتضمن القواعد التنظيمية للمؤسسة العمليات المتعلقة بساعات العمل ومكان العمل والإجازات.
• تتضمن الجوانب التحفيزية تحفيز الموظفين سواء على مستوى الشركة أو على مستوى القسم.
• الاتصال الداخلي بين الإدارات أو الأقسام، واللافت للنظر هو أن العديد من الشركات تركز على الاتصال الخارجي أكثر من التركيز على التواصل الداخلي.
• يتمثل التقدير والمكافآت والحوافز في المتغيرات الجزائية ، وعادة ما تحتوي خريطة الرواتب على العديد من النواحي الناقصة لأنها تغفل العامل العمري الذي يظل له تأثير على الإنتاجية
• يجب تحليل أسلوب الإدارة على مستوى ثنائي الأبعاد، وعلى المستوى العالمي للشركة، مثل تقييم جودة إدارة الشركة ووضع العلامة التجارية والنمو الاقتصادي.
• توجيه العملاء مهم لأنه يجب أن يكون للخدمات المركزية للمؤسسة نفس توجه العملاء.
• إدارة الصورة العلامية تتعلق بتحليل وضع العلامة التجارية، ومعرفة ما إذا كانت معترف بها وتوليد الثقة وإذا كانت تتمتع بسمعة طيبة.
• يعتبر التدريب والتمرين مفتاحًا لتحسين القدرات، حيث يوفر فرصًا لتحسين مستوى الشركة والموظفين وتعزيز احترافيتهم دون التعثر في عمل الشركة 

مشاكل بيئة العمل 

قد يواجه الشخص مشكلات تتعلق بمكان عمله وتؤثر عليه، ومع ذلك، فإن العديد من المشكلات الأكثر شيوعًا يمكن معالجتها بنسبة نجاح جيدة، ومن هذه المشكلات على سبيل المثال:

• الحافز منخفض

 يستطيع كل من الموظفين الشعور بالحماس للقيام بجهد رائع في العمل، ولكن من المهم أن نتذكر أن الدوافع هي طريق ذو اتجاهين.

• ضعف التوازن بين العمل والحياة

غالبا ما يميل العاملون إلى الاندماج مع حياتهم الخاصة، فقط لأنهم يفكرون في العمل باستمرار، ومع ذلك، قد يحرمون من الأجازات رغم أهميتها

• مرونة جدول العمل

من المهم معرفة مدى التزام الموظفين بساعات العمل المحددة والعمل بأفضل جهدهم في الوظائف الموكلة إليهم.

• التدريب الغير كاف

من الطبيعي أن يُطلَب من الموظفين تحمُّل مَسؤوليَّات جَديدة وإكمال المهام الصَّعبة حتى يمكِن الاستِفَادَة من كُل فُرصة في مَصلَحَة العمَل.

 أنواع بيئة العمل

• البيئة التقليدية 

تتميز البيئة العملية التقليدية بأنها رسمية ومحافظة وغير مرنة، وتستمر ساعات العمل التقليدية من خمس إلى تسع ساعات في اليوم، حيث يعمل الموظفون خمسة أيام في الأسبوع، وعادةً ما يتم فرض قواعد لباس صارمة أو فورمال وإرشادات واضحة لتحقيق الأهداف.

• البيئة المرنة

تقع بيئة العمل المرنة في طرف مقابل للبيئة التقليدية، حيث يتمكن العمال من تعديل ساعات العمل أو جداول العمل أو أماكن العمل بما يتناسب مع تفضيلاتهم واختياراتهم، وعلى المقابل، يجب عليهمإكمال العمل على مستوى عالٍ، وفقًا لجداول زمنية متفق عليها.

• بيئة تنافسية

تحظى بيئة العمل التنافسية بشعبية بين فرق المبيعات والتجزئة والشركات الناشئة، حيث يعمل الموظفون على تحقيق الأهداف بشكل متنافس، وفي كثير من الأحيان يتم توفير مكافآت أو مزايا مالية للموظفين والمجموعات التي تحقق أهدافها

• البيئة الخلاقة

 تقدم هذه البيئة العديد من فرص العمل المختلفة للموظفين في مجال فنون العمل الإبداعي، حيث يتمتع المبدعون مثل الممثلين والراقصين والمصممين والفنانين بنهج غير تقليدي يسمح لهم بالتجربة والتعبير عن أنفسهم.

• بيئة عقابية 

تتعلق بيئة العمل هذه بتقنيات التحفيز بالخوف من العواقب السلبية إذا لم يتم تحقيق الأهداف، وعادةً ما يتم ملاحظة هذه البيئة في المصانع.

يهدف صاحب العمل في بعض الحالات إلى زيادة الإنتاجية عن طريق تخويف موظفيه أو معاقبتهم، وذلك بمعاقبة مشاكل جودة العمل أو السلوكيات السيئة، بدلاً من العمل مع الموظف لمعالجة الأسباب الجذرية.

أثار البيئة المادية على العاملين

عمل العديد من المهتمين والخبراء في الدراسات الإدارية والتجارية والوظيفية على دراسة تأثير البيئة المادية على العاملين، وذلك لتحديد أهمية هذه البيئة عليهم. وقد توصلوا إلى أهمية وضرورة هذه البيئة، وتبين أن الوضع المادي للمكان الذي يعمل فيه الأفراد يؤثر على أدائهم وإنتاجيتهم

• يمكن أن يؤدي العمل في بيئة غير نظيفة أو بها أماكن عفونة أو مواد كيميائية متنوعة إلى الانخفاض في القدرة والوظيفة المعرفية للموظف 
• قدرة ضعيفة على الاحتفاظ بالذاكرة مقارنة بالآخرين، وصعوبة في التركيز واستخدام المهارات.