طريقة كتابة خطاب شكر رسمي

يعتبر خطاب الشكر واحدا من وسائل التواصل غير المباشرة المستخدمة لأغراض مختلفة وبطرق متعددة، سواء من خلال الرسائل الورقية العادية أو البريد الإلكتروني، ويتم إرساله إلى فرد محدد أو إلى جهة رسمية. ويتضمن خطاب الشكر نوعين، وهما: الرسمي والشخصي، وسنتحدث في هذا المقال عن خطاب الشكر الرسمي .

خطوات كتابة خطاب الشكر الرسمي :
– كتابة مقدمة للخطاب :
هي التي يتم كتابتها في بداية الخطاب ، و يتم اولاً البدء من خلال ترك مسافة بمقدار كلمة واحدة ثم بعد ذلك يتم كتابة ( إلى ) ثم إسم الشخص الذي من المفترض أن يتم إرسال ذلك الخطاب إليه ، و يجب أن تكون صيغة الرسالة رسمية تتناسب مع مكانة هذا الشخص فمثلاً يُمكن تلقيبه بالسيد أو السيدة أو حضرة الأستاذ و هكذا

بعد الانتهاء من كتابة الإسم يتم كتابة جملة  ( تحية طيبة و بعد ) و يتلو هذه الجملة رسالة الشكر المرغوبة ، و يُمكن أن يتم البدء في مقدمة موضوع الرسالة بجملة ( أود شكر سيادتكم على مجهوداتكم العظيمة في .. ) ، و بعد أن يتم الانتهاء من ذكر عنوان الموضوع المرغوب و الهدف من كتابة هذه الرسالة ، فيتم البدء في الخطوة التالية و هي كتابة محتوى الرسالة .

– كتابة محتوى الخطاب :
يشتمل محتوى الخطاب على موضوع الرسالة بطريقة تفصيلية أكثر ، و لكن يجب تجنب المماطلة بشكل لا داعي فيه ، كما يجب أن يتم كتابة الرسالة بأسلوب الثناء و المدح و إظهار التقدير للشخص الذي سيستقبل هذه الرسالة ، و ذلك من خلال الاستعانة ببعض الكلمات الجذابة و المصطلحات الإيجابية المختلفة .

يجب مراعاة المصداقية الشديدة في الرسالة ، حيث يُفضل تجنب المبالغات و ذكر أشياء لم يقم الشخص المتلقي بفعلها على الإطلاق و التي لا تتناسب معه ، حيث كلما كانت الرسالة متوافقة مع الشخص المرسل إليه فإنها تتلقى قبولاً أفضل و تفهُّم من الشخص ، كما أنها تكون دليلاً على شخصية المُرسِل الأمينة و تقديره لأهمية المتلقي .

– كتابة خاتمة الخطاب :
يجب أن تتضمن خاتمة الرسالة مجموعة من الكلمات التي تعبر عن تمنيات النجاح والتقدم للجهة الرسمية أو المتلقي، ويمكن أن يتم الدعاء لهم بالنجاح وتحقيق تطورات في مجالهم، ولكن يجب أن تكون الخاتمة مقتضبة ولا تتجاوز سطرين أو ثلاثة، وفي النهاية يتم كتابة اسم المرسل وتاريخ إرسال الرسالة .

نصائح هامة عند كتابة خطاب الشكر :
– الالتزام باللغة الفصحى :
يجب الحرص على أن يتم كتابة الرسالة باللغة العربية الفصحى و الرسمية ، كما يجب الاهتمام كثيراً بجميع النقاط الخاصة باللغة مثل الأسلوب النحوي و علامات الترقيم و غيرها ، و ذلك لأن الرسالة يجب أن تكون متكاملة و خالية من الأخطاء و بعيدة تماماً عن الركاكة ، و لابد من تجنُّب ذكر أي كلمة عامية أو رموز غير واضحة يُمكن أن يصعب فهمها .

– عدم الإطالة و التكرار :
يعتبر هذا الأمر أحد أساسيات كتابة رسالة الشكر، حيث يجب تجنب تكرار الكلمات المختلفة بدون داع حتى وإن كانت تعبر عن الشكر والثناء، فالتكرار الزائد يسبب الملل للمتلقي ويجعل الرسالة مملة وضعيفة. يجب أن تكون الرسالة مختصرة إلى حد كبير ويجب اختيار كلمات متنوعة للتعبير عن الثناء والتقدير .

– مراجعة الخطاب قبل إرساله : 
يجب أن يتم التأكد من خلو الخطاب من أي أخطاء إملائية قبل أن يتم إرساله ، لذلك من الضروري أن يتم قراءة الرسالة بشكل دقيق بعد الانتهاء من الكتابة و  التأكد من أنها لا تحتوي على الأخطاء التي ذكرناها في النقاط السابقة ، و بعد الاطمئنان على كل هذه الأمور يتم على الفور إرسال الخطاب .