تضطر العديد من المهن إلى التواصل مع الجمهور، وهذا يتطلب من أصحابها كتابة خطابات، ويحتاج ذلك إلى الدقة والمهارة. هناك عدة خطوات يمكن الاعتماد عليها لكتابة خطاب مميز، ومن أهمها ما يلي: –
الإستعداد الجيد للكتابة
يجب على الشخص أن يجمع معلومات وافرة حول موضوع الخطاب وأسبابه، وأيضا يجب عليه جمع معلومات عن الجماهير المستهدفة التي ستحضر للاستماع إلى الخطاب. يجب معرفة أعمارهم وميولهم ورغباتهم ومستوى تفكيرهم وثقافتهم ومهنهم وأشياء أخرى. يجب أيضا تحديد المناسبة المناسبة لهذا الخطاب، سواء كان الاحتفال بحدث ما أو ذكرى معينة، أو كان الخطاب لتوضيح أمر ما للجمهور وتأثيرهم بشكل إيجابي أم لا .
ويجب على الشخص اختيار الموضوع الذي سيتحدث عنه بعناية، وبناء على ذلك يجب أن يفكر جيدا في اختيار العبارات التي ستجذب الجمهور وتحافظ على اهتمامهم وشغفهم أثناء الاستماع إلى الخطاب حتى النهاية. يجب أيضا عليه جمع بعض الحقائق والأدلة التي تبرز أهمية الخطاب وأن يوضح للجمهور مدى أهمية موضوع الخطاب. يمكنه ذلك من خلال عرض المميزات التي يمكنهم الاستفادة منها إذا استمعوا جيدا لهذا الخطاب .
من الضروري أيضا تنسيق الأفكار والفقرات في الخطاب وتناول فكرة جديدة في كل فقرة، حتى لا يشعر الجمهور بالملل، ويفضل ترتيب هذه الأفكار بشكل جيد ومتصل ببعضها، حيث يمكن أن يؤدي انحرافها إلى فقدان الجمهور لتركيزهم .
البدء في كتابة الخطاب
يفضل أن يقوم الفرد بإعداد أجندة لتسجيل جميع الأفكار والمعلومات التي تم جمعها، وأيضا يجب عليه كتابة المصادر المرجعية الخاصة بها. إذا وجد أن المعلومات التي تم جمعها غير كافية، يمكنه الحصول على مزيد من المعلومات من خلال الإنترنت أو زيارة المكتبات وقراءة الكتب والصحف والمجلات. يجب عليه أن يتذكر دائما أن تجميع المعلومات من مصادر دقيقة وموثوقة سيساهم في نجاح الخطاب .
يجب تجزئة الخطاب إلى عدة أجزاء رئيسة، الجزء الأول يتضمن مقدمة الخطاب، والجزء الثاني يحتوي على مضمون الخطاب، والجزء الثالث يكون خاتمة وملخص سريع للخطاب، وبدلا من استخدام الأساليب التقليدية في كتابته، يجب أن يستفيد من البرامج الأخرى مثل برنامج `باور بوينت` لإعداد عرض تقديمي مميز، ومن الجدير بالذكر أن هذا البرنامج يمكن أن يساعده في توضيح موضوع خطابه من خلال الرسومات والأشكال، ومن الضروري أن يختار الألوان وحجم الخط بعناية حتى يتمكن الجمهور من القراءة بوضوح .
أولاً المقدمة
يجب إعداد مقدمة مميزة تعرض من خلالها موجزًا سريعًا عن موضوع الخطاب وأهم الأفكار والنقاط التي سيتناولها الخطاب، وينبغي استخدام عبارات مؤثرة وصور جذابة، وينبغي تجنب الحديث عن أفكار الخطاب بالتفصيل في المقدمة، حيث سيتم التطرق إليها في مضمون الخطاب بالطبع .
ثانياً المضمون
يعتبر المضمون الجزء الأهم في الخطاب حيث يتضمن جميع الأفكار الرئيسية، لذلك يجب عند كتابة المضمون مراعاة ترابط الأفكار والفقرات. وإذا كان الخطاب يتناول عرض أزمة أو مشكلة ما، فيجب ذكر أسبابها ونتائجها والحلول الممكنة للتخلص منها. ويجب تقسيم المضمون إلى فقرات، وكل فقرة يجب أن تحتوي على عدد قليل من الكلمات، ويفضل تخصيص شريحة منفصلة لكل فقرة مع استخدام المؤثرات والألوان الجذابة لجذب انتباه الجمهور .
ثالثاً الخاتمة
يفضل أن تكون الخاتمة عبارة عن موجز أو ملخص بسيط لموضوع الخطاب ، وأفكاره، وكذلك لايجب اضافة معلومة جديدة في الخاتمة ، ويمكنه في النهاية أن يترك للجمهور الفرصة لطرح أسئلتهم ، وعليه أن يكون مستعداً لفتح باب المناقشة ، والحوار بينه ،وبين الجمهور ليتأكد أنه بالفعل قد نجح في توصيل المعلومة لهم بنجاح .