طريقة كتابة تفويض لشخص

يعتبر العمل الإداري داخل الشركات والمؤسسات أحد الأعمال التي تتطلب القيام بالعديد من المهام التي تساعد على تيسير سير العمل بشكل صحيح، وبالتالي توفير المزيد من الوقت والجهد. ولذلك تم تطوير العديد من الوثائق الإدارية التي تسهم في تنفيذ الأعمال واستمرار تقدم العمل بدون عوائق. ويعتبر التفويض الشخصي الإداري واحدة من تلك الوثائق المستخدمة في المؤسسات والشركات .

تعريف التفويض

يشير التفويض إلى إجراء توكيل قانوني يطلب من شخص ما تنفيذ مهمة نيابة عن آخر وتمثيله في التعامل مع شيء ما، سواء كان ذلك شخصيا أو إداريا أو ماليا. يهدف التفويض إلى منح شخص تصريحا يسمح له بالتصرف بشأن مهمة أو مهام محددة بدلا من الشخص الآخر بسبب عجزه عن تنفيذها .

يمكن تعريف التفويض أيضًا بأنه الوسيلة التي يتم من خلالها إعطاء شخص ما حقوقًا وامتيازات خاصة، تمكنه من أداء مهمة محددة وفقًا للشروط والقواعد المتفق عليها مسبقًا .

يتم تحقيق التفويض بوجود الرضى بين الطرفين، وهما المفوض والمفوض له. يتم إنشاء عقد التفويض بشكل قانوني وفقًا للإجراءات الرسمية للتفويض، وهذا يؤدي إلى حماية حقوق الطرفين .

كيفية كتابة تفويض لشخص

يعتمد كتابة التفويض على صياغة نص مناسب له، أو استخدام نموذج التفويض الإداري الرسمي، ويجب اتباع الخطوات التالية للبدء في كتابة التفويض:

يجب تحديد اسم الجهة التي سيتم إرسال التفويض إليها، سواء كانت تلك الجهة حكومية مثل الوزارات ومؤسسات القطاع العام، أو جهة خاصة مثل شركات القطاع الخاص، أو أي جهة أخرى من الجهات الرسمية والقانونية .

يجب تدوين الاسم الكامل للشخص المفوض بأداء مهمة معينة في التفويض، وكذلك تحديد جنسيته .

يتطلب الأمر استخدام أحد الوثائق الرسمية التي تثبت هوية الشخص، مثل بطاقة الأحوال المدنية، بالإضافة إلى توفير عنوان الشخص المفوض له مع كتابة رقم هاتفه .

من الضروري تدوين موضوع التفويض، مع تجنب الإطالة في الشرح إذا لم يكن هناك حاجة لذلك .

يجب تحديد فترة التفويض إذا كان لها فترة زمنية محددة، وعند انتهاء التفويض يتم كتابة اسم المفوض وتوقيعه ورقم هاتفه .

شروط كتابة التفويض

يجب كتابة محتوى التفويض باستخدام نص رسمي بطريقة تسمح به قانونيًا .
يجب على المفوض أن يصرح بشكل مباشر للمفوض الذي يريد تفويضه بأنه يريد تفويضه لأداء المهمة .

يجب تحديد الموضوع الرئيسي للتفويض بشكل واضح وكتابته بطريقة سهلة الفهم .
من المفضل أن يكون التفويض مرتبطًا بفترة زمنية محددة تحدد انتهاء فترة صلاحيته القانونية .
لا يحق للشخص التفويض إذا وُجِد سبب مقنع للمفوض يمكن الاعتماد عليه في تنفيذ الإجراء القانوني الخاص به .

أنواع التفويض

التفويض الجزئي

يستخدم ذلك في بعض الأحيان لتنفيذ بعض الإجراءات الإدارية البسيطة التي لا تتطلب وقتًا طويلاً للتنفيذ .

التفويض المشروط

يتطلب نموذج التفويض العديد من الشروط، مثل تقديم ضمانات محددة لضمان حقوق المفوض عند الاعتماد عليه .

التفويض الرسمي

يتم استخدام هذا الإجراء عادة في المؤسسات الرسمية بالإضافة إلى المهام التي تتطلب وجود صفة قانونية، ويتم الاعتماد على هذا التفويض في العديد من الأمور الإدارية .

التفويض المباشر

يشير إلى عملية التفويض المباشر التي يقوم بها المفوض للمفوض الآخر داخل بيئة العمل، حيث يتم طلب المفوض من المفوض الآخر بشكل مباشر القيام بمهمة محددة، وعادةً ما لا يتم استخدام نماذج مكتوبة في هذه العملية .

العوامل المؤثرة بالتفويض

يتعلق التفويض بطبيعة الموضوع أو القرار المرتبط به، ويتم الاعتماد على آلية رقابية تعمل على فرض قواعد قانونية مناسبة لضمان حقوق جميع الأطراف المشاركة في التفويض .

يعتمد درجة اللامركزية في متابعة الإدارة لهذا التفويض على دور الأقسام المحددة في التعامل معه بالطريقة الإدارية الملائمة والتي تتميز بالكفاءة .

نموذج تفويض

تحية طيب وبعد ،…

– التاريخ : ….
– السّادة : ….. المحترمون .
بموجب هذه الوثيقة يرجى تفويض السيد / السيدة : …
– رقم إثبات الشخصية : ….
– رقم الهاتف : …
– العنوان : …
موضوع التفويض :

مدة التفويض من تاريخ … إلى تاريخ .
– اسم المفوض : …
– توقيع المفوض : …
– رقم الهاتف : …

مع قبول فائق التقدير والاحترام