طرق التحليل الوظيفي ” نماذج وأمثلة “

طرق التحليل الوظيفي

• مقابلة

من خلال هذه الطريقة، يقوم محللو الوظائف بإجراء مقابلات مع أصحاب الوظائف لجمع معلومات حول مهامهم وكيفية تعاملهم معها. يمكن أن تكون المقابلات منظمة أو غير منظمة وفقا لثقافة الشركة .

تعتمد المقابلات المنظمة على نهج منهجي يتضمن مقابلة الموظفين بدقة وتوحيد الأسلوب، وذلك باستخدام تنسيق محدد مسبقًا للمقابلة. وعادةً ما يتم اتباع الخطوات التالية في هذه المقابلات:

• •  يتم طرح نفس الأسئلة بنفس الترتيب على جميع الأشخاص خلال المقابلة.
  •  يقوم الباحثون بتسجيل ومقارنة وتقييم الإجابات وفقًا لمعايير موحدة.
  •  تستمر عملية المقابلة على نفس المنهج حتى في حالة تغيير المواضيع.
  •  وبفضل هذا الاتساق، تتمتع المقابلات المنظمة بمستوى عالٍ من الموثوقية والصلاحية.

من ناحية أخرى، تتضح المقابلات غير المنظمة التي لا تتم بنية محددة مسبقًا، حيث تجرى المقابلة كمحادثة بدون أسئلة محددة مسبقًا .

من المهم أن يشرح صاحب المقابلة الغرض منها ويتركز عليه لفهم الموظفين لدورهم الوظيفي بشكل أفضل، ويكون الهدف من المقابلة هو تحسين دور الموظفين أو تعديله .

خلال المقابلة الغير منظمة ، عادة ما نري الآتي :

• •  قد يتم طرح أسئلة متنوعة على الأشخاص الذين يتم مقابلتهم أو يمكن أن تكون نفس الأسئلة نفسها ولكن بترتيب مختلف.
  •  غالبًا ما لا يستخدم الباحثون نفس المعايير لتسجيل ومقارنة وتقييم الإجابات.
  •  تختلف عملية المقابلة وفقاً لاختلاف المحاور.

على الرغم من أن تطبيق المقابلات يعد الطريقة الوحيدة لتحليل الوظائف، إلا أنه يتميز بالعديد من العيوب، وأحد هذه العيوب هو أن الموظفين قد يبالغون أو يتجاهلون التفاصيل الحيوية .

لحل هذه المشكلة المحتملة، يجب على كل من متخصصي الموارد البشرية ومحللي الوظائف أن يجروا مقابلات مع أكثر من موظف واحد في نفس المنصب (إن أمكن). يؤدي ذلك إلى الحصول على نتائج وبيانات أكثر موثوقية لمحللي الوظائف ومتخصصي الموارد البشرية للعمل معهم .

•  الاستبيانات

تتطلب هذه الطريقة، كما يوحي اسمها، ملء النماذج من قبل الموظفين والمشرفين والمديرين، وتعتبر الاستبيانات واحدة من أكثر طرق التحليل الوظيفي استخدامًا .

تعد الاستبيانات خيارًا مناسبًا للتحقق من آراء وآراء الجمهور بسبب تكلفتها المنخفضة في الإنشاء وتوزيعها على عدد كبير من الأشخاص بسرعة. يمكن أن تتضمن الاستبيانات أشكالًا مختلفة من الأسئلة، مثل الأسئلة المفتوحة والاختيار من متعدد وقوائم المراجعة، أو مزيجًا منها جميعًا .

تستخدم الاستبيانات لجمع البيانات حول جميع الجوانب التي تؤثر على كيفية القيام بالوظيفة، بما في ذلك العوامل الداخلية والخارجية .

المجالات الأكثر انتشاراً التي تركز عليها الاستبيانات:-

• •  المعرفة والمهارات والخبرة والمؤهلات.
  •  واجبات تنفذ يوميا.
  •  عمل الواجبات بطريقة أقل توترا.
  •  الأدوات والمواد المستخدمة في الأعمال المنزلية.
  •  الوقت الذي ينفقه في مهام وظيفية متعددة.
  •  المدخلات الجسدية والعاطفية.
  •  مستوى الرضا الوظيفي.
  •  الراتب والتعويضات.
  •  ظروف العمل.
  •  تعليقات إضافية.

على الرغم من أن الاستبيانات تساهم في بدء عملية التحليل الوظائف، إلا أنها غير كافية لجمع البيانات الموثوقة والمفيدة.
في الواقع، تشتمل الاستبيانات على العديد من العيوب .

علي سبيل المثال : تعتبر البيانات غير الدقيقة والأسئلة المفسوحة الصدر ونسبة عدم الاستجابة الزائدة والمعلومات غير الدقيقة التي يقدمها المشاركون تفسيرًا خاطئًا للأسئلة، وتعكس هذه البيانات عكس ما يسعى إليه محللو الوظائف .

• الملاحظة

تعتبر البيانات التي يتم جمعها عن طريق الملاحظة طريقة مفيدة للغاية وموثوقة، وذلك لأنها تعتمد على المعرفة المباشرة، وتُعد الملاحظة الطريقة الوحيدة لتحليل الوظائف التي تتيح لمحللي الوظائف أو متخصصي الموارد البشرية العثور على البيانات مباشرة .

على عكس طرق التحليل الوظيفي الأخرى التي تجمع البيانات بطرق غير مباشرة وفي بيئة منظمة، تعتمد هذه الطريقة على جمع البيانات بشكل مباشر .

يقوم محلل الوظائف بمراقبة أداء الموظف وتسجيل ما يقوم به وما لا يقوم به، ويساعد هذا المراقبة في الحصول على نتائج دقيقة لمحللي الوظائف ومتخصصي الموارد البشرية، وعلى الرغم من ذلك، فإن طريقة الملاحظة لديها عيوب متعددة

• •  يمكن تشويه البيانات إذا كان الموظف على دراية بالمراقبة.
  •  يمكن أن يؤثر الوعي على نتائج العمل أثناء المراقبة.
  •  من الصعب ملاحظة جميع واجبات العمل والردود في الإطار الزمني المحدد.
  •  من الصعب تمامًا مراعاة الأدوار الإدارية والتنفيذية العليا بشكل كامل.

بشكل مختصر، يمكن لعملية مراقبة الموظفين بالاعتماد على هذه الطريقة أن تمكن محللي الوظائف من إنشاء مجموعة عينات واسعة وفهم العوامل المؤثرة في العمل.

مثال على التحليل الوظيفي

بإذن من (Synergy Solutions) ، قمنا بإعادة طباعة المثال الآتي   :-

1. المسمى الوظيفي: “التخطيط المالي”
2.  تصنيف المبيعات : “الموظف المعفى بدوام كامل”
3.  القسم / القسم: “المنتج المالي”
4.  الموقع الإقليمي الغربي : “أورانج كاونتي ، كاليفورنيا”
5.  الراتب: “المستوى الرابع (الأساس + العمولة)”

يقضي مندوب المبيعات الذي يقوم ببيع منتجات خدمات مالية حوالي 75% من وقته فيالمكتب، بينما يقضي الـ 25% المتبقي على الطريق لتقديم العروض التقديمية للعملاء.

الوظيفة تتطلب تعيين مخططين ماليين معتمدين، كما أنها تحتاج إلى جيل رائد للخدمة الشاقة.

أهمية التحليل الوظيفي

•  التوظيف والاختيار

يساعد التحليل الوظيفي في تحديد نوع الشخص المطلوب لأداء وظيفة معينة، ويشير أيضا إلى متطلبات الوظيفة من حيث (المؤهلات التعليمية، مستوى الخبرة، المهارات الفنية، والجسدية والعاطفية، والشخصية) .

الغرض من وضع الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة هو تحقيق أداء الوظيفة بالطريقة المرغوبة .

•  التدريب والتطوير

يمكن استخدام التحليل الوظيفي لتقييم متطلبات التدريب والتطوير الخاصة بالموظفين، وأيضًا لتحديد الفروق بين المخرجات المتوقعة والفعلية في مستوى التدريب الذي يجب نقله إلى الموظفين .

ويساهم في تحديد محتوى التدريب والأدوات والمعدات التي سيتم استخدامها في الإجراءات التدريبية وأساليب التدريب .

•  إدارة التعويضات

يلعب التحليل الوظيفي دورًا حيويًا في تحديد جميع عوامل المنافع للموظفين، بما في ذلك الرواتب والامتيازات والمزايا الإضافية والحوافز الثابتة والحوافز المتغيرة .

تتوقف حزمة الأجور على عدة عوامل مثل الوظيفة والمسمى الوظيفي والمهام والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة .

• تصميم الوظيفة وإعادة تصميمها

يهدف التحليل الوظيفي في المقام الأول إلى تبسيط الجهود البشرية وتحقيق أفضل النتائج الممكنة، كما يساعد على التصميم وإعادة التصميم والإثراء والتقييم .

يعمل أيضًا على تقليل أو زيادة المسؤوليات الإضافية في وظيفة محددة، وذلك لتحسين رضا الموظفين وزيادة الإنتاجية البشرية .

لذلك، يُعتبر التحليل الوظيفي واحدًا من أهم وظائف مدير أو قسم الموارد البشرية، حيث يساعد في تحديد المرشح المناسب وتوظيفه في الوقت والمكان المناسبين.

مناهج التحليل الوظيفي

تتم خطوات التحليل الوظيفي باتباع نهجين:-

•  نهج موجه المهام

يركز هذا النهج على الأنشطة الفعلية المتضمنة في الوظيفة، ويتضمن بشكل رئيسي الواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة، ويقوم متخصصو الموارد البشرية بتطوير بيانات المهام التي توضح خصائص الوظيفة بتفصيل كبير .

يتم تصنيف المهام بناءً على الأهمية والتكرار والصعوبة وغيرها، ويساعد هذا في فهم احتياجات الوظيفة بشكل أفضل .

• نهج موجه نحو العمال

يمثل فحص السمات البشرية الخاص بالوظيفة نهجًا آخر لتحليل الوظائف، حيث يتم تصنيف هذه السمات إلى فئات مثل المعرفة والمهارات والقدرات والخصائص الأخرى، وتعرف هذه الفئات بـ (KSAO) على اختصار .