خطوات التحليل الوظيفي وعناصره
تعريف التحليل الوظيفي
يشير تحليل الوظيفة إلى عملية تحديد جميع الحقائق والتفاصيل المتعلقة بالوظيفة والعثور عليها وتسجيلها بطريقة منهجية باستخدام طرق متنوعة .
يحتوي على جمع المعلومات المتعلقة بالمعرفة والمهارات والقدرات التي يجب أن يتوفر عليها صاحب العمل في المملكة العربية السعودية، لكي يتمكن من أداء الوظيفة بشكل فعال .
يعني مصطلح المعرفة هنا الدرجة التي يفهم فيها حامل الوظيفة الوظيفة التي يشغلها ويمكن فهم المهارات المطلوبة للعمل بأنها القدرة على تشغيل النظام أو الآلة أو استخدام الأدوات، كما تحدد القدرات السمات الجسدية والعقلية المطلوبة لأداء المهام .
يتضمن تحليل الوظيفة تحديد وتحقق من جميع المهام والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة المعنية وفقا لطرق تحليل الوظيفة، بالإضافة إلى المتطلبات السابقة وأهميتها المتعلقة بالوظائف الأخرى في المنظمة، ويعد دليلا في إعداد وصف الوظيفة ومواصفات الوظيفة .
يساعد التحليل الوظيفي أيضًا في تحديد الموظف المناسب للوظيفة المناسبة، ولذلك يجب على المحلل تحديد الأنشطة المعنية، والمهام التي يجب القيام بها، والطريقة التي يتم من خلالها إنجاز المهام والصفات الرئيسية التي يمتلكها شاغل الوظيفة حتى يتمكن من إنجاز المهام بطريقة فعالة .
خطوات التحليل الوظيفي
الخيارات الاستراتيجية
تلتزم المنظمة في البداية باتخاذ خيارات استراتيجية، وهي مرتبطة بتحليل المهمة الوظيفية. ترتبط هذه الخيارات بما يلي:
- الدرجة التي يساهم بها الموظف في العملية.
- مصادر جمع المعلومات.
- متى وكم مرة يتم إجراء التحليل.
- المستوى الذي ستجمع التفاصيل إليه.
- التوجه ، يعني ( الماضي، والمستقبل) .
جمع المعلومات
في الخطوة الآتية: تتم جمع البيانات، التي تتعامل بشكل أساسي مع ثلاثة جوانب:
- نوع البيانات المراد العثور عليها : يتم التركيز على الاحتياجات الوظيفية الرئيسية.
- الشخص الذي يقوم بجمع البيانات : يمكن أن يكون هذا (محلل الوظيفة ، مشرف الوظيفة ، أو حامل الوظيفة) .
- الأساليب المطبقة في جمع البيانات : يمكن تطبيق عدد من التقنيات مثل المقابلة، وقوائم المراجعة، والاستبيان، وطريقة اليوميات، والملاحظة، وغيرها.
معلومات العملية
عندما يجمع الشخص المعني المعلومات المطلوبة، يتم توثيقها بشكل يساعد على إنجاز المهمة المطلوبة.
وصف الوظيفة
بعد معالجة البيانات، يتم وصف الوظيفة بالكامل في الوصف الوظيفي، بما في ذلك الإدارة وشاغل الوظيفة والمسمى الوظيفي والواجبات والمسؤوليات والمهام والأنشطة ونطاق العمل والأهداف وحدود السلطة وما إلى ذلك .
مواصفات الوظيفة
تحدد مواصفات الوظيفة كافة مؤهلات الموظف، بما في ذلك القدرات الجسدية والعقلية والعاطفية والسلوكية، ويتم التركيز على المؤهلات التعليمية والخبرة والمعرفة والمهارات والقدرات العقلية والعمر والجنس والاستعداد والتفكير .
تحتاج الشخص الذي يشغل الوظيفة إلى الصفات والمهارات اللازمة لأداء الوظيفة والمسؤوليات المرتبطة بها بشكل صحيح .
أهمية التحليل الوظيفي
تتمثل أهمية التحليل الوظيفي في الأسباب الآتية :-
تصميم الوظيفة
- يقدم هذا المعلومات حول العمل الذي يجب القيام به في هذه الوظيفة.
- يساعد في تحديد العمل وتجميع المهام المشابهة معًا، وتحديد العلاقة بين الوظائف المختلفة وبناء هيكل المسؤوليات المطلوب لتنفيذ هذه المهام، ولذلك يساهم في تصميم الهيكل التنظيمي .
تخطيط الموارد البشرية
يساهم تحديد متطلبات القوى العاملة في المنظمة في معرفة نوع الأشخاص الذين سيتم تعيينهم في الوظائف المحددة، حيث يتم تحديد أنواع الوظائف المطلوبة في المنظمة وعدد الأشخاص ونوعيتهم (المعرفة، المهارات، الخبرات) الذين يجب توظيفهم لتلك الوظائف .
التوظيف والاختيار
يساعد في عملية التوظيف والاختيار من خلال تحديد المصادر المناسبة واختيار الأشخاص المتوافقين مع المعايير المحددة في وصف الوظيفة .
من أهدافه الهامة حفظ التوازن بين متطلبات الوظيفة، ومسؤولياتها، وبين مهارات وخبرات شاغلي الوظائف .
التنسيب
يساعد في تحديد الشخص المناسب للوظيفة المناسبة، حيث يتم تعيين عدة أشخاص لمجموعة من الوظائف (المتدربين) بدلاً من تحديد وظيفة محددة .
يساعد التحليل الوظيفي في مطابقة احتياجات الوظائف مع المرشحين لتلك الوظائف، وبالتالي يساهم في اختيار الشخص المناسب للوظيفة المناسبة .
التدريب والتطوير
يساعد التدريب والتطوير على تحسين مهارات وفعالية الموظفين في أداء المهام المحددة، حيث يتم أداء مهام ديناميكية تتطلب مهارات وظيفية متغيرة (سواء كانت حالية أو محتملة) .
يُساعد التحليل الوظيفي في تحليل احتياجات الوظائف في التسلسل الهرمي وتوفير معلومات حول متطلبات التدريب والتطوير، بحيث يتمكن الأفراد من التحضير للقيام بوظائف ذات أهمية أعلى .
- تقييم الوظيفة
يتم استخدام التحليل الوظيفي لتقييم قيمة الوظائف وتحديد التعويض المناسب لها. إذا كان التعويض غير مناسب لمؤهلات ومهارات حاملي الوظائف، فإن التحليل الوظيفي يساعد في مراجعة محتوى الوظيفة أو سياسات التعويض .
- تقييم الأداء
يتم تقييم أداء الموظفين وفقًا لمعايير الوظيفة لجعلها ملائمة للأداء المطلوب، وكذلك تحديد متطلبات التدريب والأشخاص المستحقين للترقيات والتحويلات .
الترقيات تتضمن تولي وظائف أعلى من الوظيفة الحالية وتوفر تعويضات مسبقة مرتبطة بها.
عناصر التحليل الوظيفي
- وظائف ومسؤوليات المهام
حدد بوضوح جميع وظائف ومسؤوليات الوظيفة من حيث علاقتها بأداء واجبات الموظفين، وسيحتوي ذلك على الجوانب الفنية الخاصة بالوظيفة .
تشمل المسؤوليات الإشرافية أو الإدارية “إذا وجدت”، المهارات الاتصالية، متطلبات الخبرة، وظائف الدعم الأخرى “حسب الحاجة والظروف .
- معايير الأداء
تشير إلى المعايير الخاصة بالإنتاجية والجودة التي يحتاج إليها الشخص ليصبح ناجحًا في دوره الجديد .
- المهارات المقترنة بالوظيفة
يجب تحديد مستوى المهارات والمعرفة والخبرة والقدرة التي تحتاجها الوظيفة، بالإضافة إلى أي مهارات تقنية مطلوبة مثل:
-
- الاحتياجات الجسدية مثل الرفع المتكرر أو السحب أو الدفع، واجتياز الاختبارات البدنية المطلوبة قبل التأهل للوظيفة، ومهارات الاتصال مثل المتطلبات الكتابية والشفهية واللغوية، ومهارات التعامل مع الآخرين مثل التفاعل مع العملاء.
- مهارات العمل الجماعي القوية وإمكانية تأدية العمل بانسجام مع القوى العاملة المختلفة ، في حال أن الوظيفة تحتاج إلى مهارات في الكمبيوتر ، فيمكنك الإشارة إلى الأجهزة والبرامج التي سيقوم الموظف باستخدامها والحد الأدنى من مستوى المهارة( و / أو) الخبرة المطلوبة مع الأجهزة أو البرامج
- نطاق السلطة وحدودها
يجب ذكر المجالات المسؤولة الموكلة لكل فرد، بالإضافة إلى الأماكن التي قد يتداخل فيها الواجبات والمسؤولية النهائية عن المنتج أو الخدمة النهائية. ويجب تحديد مستوى السلطة التي يتمتع بها الشخص على الآخرين أو الوظيفة أو المنتج .
- توقعات الإدارة
من الصعب العثور على النتائج إذا لم يتم توضيحها بشكل جيد، ينبغي أن تشمل توقعاتك بشأن العوامل المختلفة المتعلقة بالتوافر، مثل العمل الإضافي والليالي وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية وغير ذلك
-
- المرونة في تحديد مواعيد الإجازات.
- قيود على وقت الإجازة.
- السياسات والمساءلة عن التأخير والتغيب.
- السلوكيات التي يتوقعها من الموظفين في التعامل مع الزملاء والعملاء والموردين والمديرين وغيرهم .