صفات السكرتير الناجح
يشغل السكرتير دورًا حيويًا داخل المنظمة أو المؤسسة التي يعمل فيها، حيث يعتبر عين وأذن الشركة، لأنه لديه ثقافة الاطلاع على الرؤى الفريدة والقوية حول ما يتعلق بمكان عمله، ولديه خلفية كاملة عن دور الشركة واتجاهاتها المستقبلية .
صفات السكرتير الناجح
يجب أن تتوفر لديك شروط وصفات معينة لتحقيق النجاح في مجال السكرتارية، وعليك أن تفهم كل ما يطلب منك في هذا التخصص وتسع للبحث عن فرص التطوير المستمرة لمهاراتك، خاصة في مجال التكنولوجيا الحديثة. يتمتع السكرتير الناجح بعدة مهارات صعبة تساعده في التقدم والنجاح، ومن بين هذه الصفات والمهارات
- المهارات التنظيمية
يجب على السكرتير الناجح أن يتمتع بقدرة قوية على تنظيم كل ما يتعلق بالعمل المكلف به، بما في ذلك المواعيد الهامة والملفات وترتيب الأولويات، والحفاظ على خطة واضحة للتنسيق .
- المهارات الاتصالية المهنية
يجب أن يحرص الشخص على التصرف بلطف وودية أثناء إجراء أي مكالمة هاتفية، وتوضيح كلامه بوضوح، وتنظيم عباراته بشكل أنيق ومنظم .
- المبادرة والقيادة
كلما ازدادت قدرته على القيادة واتخاذ المبادرة والبحث عن الفرص الجديدة واتخاذ القرارات بشكل مستقل، كلما تحسنت أداؤه في عمله .
- إدارة الوقت
يتلقى السكرتير العديد من المهام المختلفة لعدد متنوع من المشاريع في نفس الوقت، ويتعين عليه تنظيم وإدارة وقته، وإنشاء جدول زمني للقيام بالمهام المسندة إليه في الوقت المحدد دون تأخير أو إهمال .
- المعرفة بمجال تكنولوجيا المعلومات
يجب على السكرتير الناجح أن يكون ملما بالتكنولوجيا الحديثة وتكنولوجيا المعلومات؛ حيث تعتبر واحدة من أهم مهام السكرتارية، ومن المطلوب منه أن يكون على دراية ببرامج مثل Adobe وMicrosoft Office، وأن يتعلم مهارات الكتابة بشكل جيد مع التنسيق، بالإضافة إلى العديد من البرامج الأخرى التي ستساعده في إنجاز أعماله اليومية بسهولة ويسر .
- مهارات إدارة المشروع
يستطيع السكرتير الناجح إدارة أي جزء في المشروع بمهارة فائقة، وتحديد أولويات جميع الأجزاء الخاصة بالمشروع وتنسيقها .
- توقع الاحتياجات
يمكن للسكرتير الناجح التنبؤ بما سيحتاج إليه المستقبل، ويمكن للتركيز الجيد والانتباه على البحث عن الطرق الصحيحة لتوقع الاحتياجات والطلبات من الآخرين، أن يساعد الإداريين الناجحين على مساعدة الآخرين عندما يحتاجون إلى ذلك .
- الاحتفاظ بالملاحظات التفصيلية
يجبعلى السكرتير أن يدون كل الملاحظات التفصيلية خلال إجراء مكالمة هاتفية أو في اجتماع، حيث يمكن استخدام هذه الملاحظات كمرجع للرجوع إليها فيما بعد .
- التركيز على التواصل الواضح
الاعتماد على مهارات الأتصال يُمكنك من التواصل بشكل مباشر مع الذين تتفاعل معهم ؛ فنجاحك في كتابة بريد إلكتروني مميز ، وموجز وبه كافة المعلومات التي تريد أن تقدمها لأصحاب المصلحة ، سيجعل لديك ميزة كبيرة في التواصل بشكل فعال ، وكذلك التحدث بلباقة ، ووضوح سواء داخل المؤسسة ، أو خارجها مع أصحاب العمل .
مؤهلات السكرتير الناجح
- لا تركز أغلبية المنظمات والمؤسسات على أهمية الشهادة الأكاديمية ، وفي معظم الشركات نجد إن المطلوب في شغل وظيفة السكرتارية أن يكن المتقدم للعمل لديه شهادة في اللغة الإنجليزية ، وعلى علم بتكنولوجيا المعلومات والأعمال ، ونجد إن الأقلية من هذه المنظمات يطلبوا الحصول على درجة علمية .
- تتطلب معظم الشركات من المتقدمين أن يكونوا لديهم خبرة في مجال العمل، ويمكنهم الحصول على هذه الخبرة من خلال وكالات التوظيف، مما يساعدهم في الحصول على وظائف دائمة .
- تتوفر العديد من الدورات والتدريبات عبر الإنترنت أو التعلم عن بُعد لتعليم مهارات السكرتارية .
- غالبًا ما تتطلب المنظمات من المتقدمين لوظائف الكتابة أن يكونوا قادرين على كتابة عدد محدد من الكلمات في الدقيقة الواحدة، أو أن يكون لديهم خبرة في مجال التنميط الصوتي، ويختلف ذلك حسب نشاط وطبيعة ودور الشركة أو المؤسسة .
- يكمن أيضاً التخصص في مجال السكرتارية في مهن مثل وسائل الإعلام والتسويق ، وغالباً نجد إن العديد من طلبة الجامعات يقومون بالتقديم للعمل في مجال السكرتارية بشكل مؤقت أثناء العطلات ، أو بعد التخرج مباشرة ، ويضيف ذلك إليهم مميزات عند إعدادهم للسيرة الذاتية الخاصة بهم فيما بعد .
مسؤوليات السكرتير الناجح
- يتولى السكرتير استقبال البريد والرسائل وفرزها وتوزيعها بطريقة مناسبة .
- يقوم السكرتير بالرد على جميع المكالمات الهاتفية ويتلقى العديد من الأسئلة، ومن مهامه تزويد المتصلين بالمعلومات العامة اللازمة والإجابة عن أسئلتهم بشكل كامل .
- يستقبل الزوار ويوجههم إلى الموظفين المناسبين داخل المؤسسة التي يعمل بها .
- يقوم منسّق التقارير والمخطوطات والوثائق الفنية بتنسيقها والتأكد من دقتها وصحتها، ويتحمل مسؤولية مراجعة كل شيء بها للتأكد من صحتها المطبعية .
- يتم تسجيل وتتبع نفقات الحسابات، سواء كان ذلك عن طريق الحاسوب الآلي أو بالتدوين يدويًا، ويتم إعداد التقارير المتعلقة بالحسابات وتقديمها للمشرف المسؤول .
- يقوم بجمع مجموعة متنوعة من البيانات، مثل تقارير نشاط الشركة أو تسوية البيانات أو إنشاء جداول زمنية .
- يعمل المحضر على تسجيل وتقارير الاجتماعات التي يعقدها المسؤولون، ويقوم بتنظيم الكلمات ومعالجتها وتوزيع الأوراق على الحاضرين، ويتم ذلك وفقًا للتعليمات التي يتلقاها من المشرف.
المهارات الأساسية للسكرتارية
- مهارات التواصل الجيد، وخدمة العملاء، وبناء العلاقات .
- مهارات العمل الجماعي .
- مهارات التنظيم وإدارة الوقت .
- الانتباه للتفاصيل .
- مهارات التفاوض .
- المرونة .
- اللباقة ، والحكمة ، والدبلوماسية .
المسار الوظيفي للسكرتير الناجح
يمكن للسكرتير الناجح والطموح تطوير حياته المهنية وتجديدها كل عامين، ومن خلال تحسين أدواره وتطويرها، يصبح ذلك الوقت المثالي لتحمل المزيد من المسؤوليات الأكثر أهمية والعمل على إدارة أي مشروع بجوانبه المشرقة في أي مرحلة. في الواقع، توفر وظيفة السكرتارية فرصة كبيرة للنمو والتطور للمبتدئين؛ حيث يمكن أن يتقدم في منصبه إلى مساعد إداري أو مدير مكتب أو مساعد تنفيذي وغيرها من الأدوار الإدارية العليا الأخرى .
ويمكن أن يكن اختيار وظيفة السكرتارية من الأمور الناجحة ، وتصبح جزء أساسي من المنظمة ؛ فدائماً يبحث أصحاب العمل عن سكرتير دائم معهم يتميز بالالتزام ، والمرونة ، والقدرة على اتخاذ القرارات بشكل سليم للاعتماد عليه في كافة الأمور ، والسكرتير الناجح المنظم يقوم بإنجاز المهام المسندة إليه في وقت قصير جدًا .