خلفيات تقارير 2019

المؤسسات والشركات الكبرى بحاجة دائما إلى كتابة تقارير لمعرفة آخر ما وصلوا إليه في العمل، فالتقرير هو أحد الوسائل الرئيسية التي تربط بين صاحب العمل والموظفين، وكتابة التقارير تتطلب مهارات خاصة .

أهمية كتابة التقارير 

تشكل التقارير حلقة وصل مهمة بين صاحب العمل والموظفين، حيث يكتب الموظفون التقارير للتعبير عن آرائهم واقتراحاتهم لتطوير العمل وتحسين أداء الشركة أو المؤسسة والنهوض بها. يتضمن تقرير العمل عرضا واضحا للمعلومات والحقائق والبيانات المتعلقة بموضوع أو مشكلة أو طارئ معين .

يجب أن يتم إعداد التقرير بطريقة واضحة ومنطقية، حيث يقدم الموظف فيه اقتراحات وتوصيات خاصة أو توجيهات تتماشى مع نتائج التحليل، ويمكن أن يكون التقرير شفهيا أو لفظيا أو مكتوبا أو تحريريا، باستخدام الوسائل المناسبة لتوضيحه وتحقيق الهدف منه بفعالية .

تعد التقارير مصدرًا أساسيًا للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت، وهي ركيزة أساسية لاتخاذ القرارات الهامة في الشركة، مما يجعلها وسيلة مساعدة أكثر من غيرها في فهم الحقائق، وفهم وضع المؤسسة في ظل منحنيات معينة أو ظروف طارئة .

كيفية كتابة التقارير 

– في البداية يجب تحديد الغرض من مادة التقرير كخطوة أولى لكتابة تقرير ، ثم تحديد متلقي التقرير ، و طبيعة المعلومات المراد إضافتها ، و كيفية إضافتها بالشكل الذي يحقق الهدف منها ، و بعد كتابة جزء من مادة التقرير يتم مراجعة الأفكار التي يتضمنها التقرير ، و استنتاج الأفكار الرئيسة منها ، و ترتيبها بتسلسل منطقي .

– و بعد ذلك يتم المباشرة بكتابة المحتوى المراد عرضه ، و لكن يجب مراعاة عدة أمور ، منها أن يكون التقرير مركزاً لا يخرج عن غاية التقرير ، و متماسكاً الأجزاء ، و أفكاره المنظمة المدعومة بالثوابت و الحقائق اللازمة ليؤدي التقرير غرضه ، و عند الوصول للهيكل البنائي ، و الذي يعد وصف مختصر لمحتوى العرض بشكل منطقي و مرتب ، يجب مراعاة تناسق محتوياته ، و توازيها ، و تدرجها المنطقي ، و تقسيمها المناسب ، و ذلك من أجل مساعدة المتلقي على فهم و استيعاب ما سيعرض عليه ، و كذلك لمساعدة المرسل في صياغة موضوعه .

– في النهاية، عندما يصل الكاتب إلى مرحلة المراجعة والتدقيق، والتي يفضل أن يقوم بها شخص مختص وليس كاتب المحتوى الأصلي، يتم التركيز في هذه المرحلة على مراجعة الجمل والتأكد من سلامتها لغويا، وكذلك مراعاة علامات الترقيم ومواضع النقاط والفواصل وغيرها، ويراعى أيضا توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة ومدى وضوح مقاطعها، بحيث يحتوي كل مقطع على فكرة أساسية واحدة يتم ربطها ببعضها بأسلوب منظم وسلس باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة .

المعاير الأساسية لكتابة تقرير 

تعتبر عملية كتابة التقارير من أدق عمليات الكتابة، وذلك بسبب وجود بعض المبادئ والمعايير التي يجب مراعاتها عند كتابتها، مثل الفقرات والمفاهيم المتعارف عليها دوليا، والتي لا يمكن للتقرير أن يحقق الأهداف المرجوة منه بدونها، وبناء على ذلك تم توجيه تركيز متزايد من قبل إدارة الأعمال في المؤسسات الكبيرة نحو فن كتابة هذه التقارير .

تم إنشاء عدة مدارس متخصصة بهذا الغرض، والتي تهدف بشكل رئيسي إلى البحث في مجال وسائل صياغة التقارير، وتحديد أهدافها، وجعلها أكثر قدرة على التأثير في الأفراد من خلال صياغة محتوى جيد ودقيق بأسلوب علمي صحيح، وتبني الاقتراحات العملية والواقعية .

عناصر التقرير 

تحتوي صفحة العنوان، وهي أول صفحة في التقرير، على المعلومات الأساسية اللازمة لمعرفة محتوى التقرير، بما في ذلك عنوان التقرير، واسم صاحب التقرير ووظيفته، واسم الجهة التي أصدرت التقرير، وتاريخ إصدار التقرير .

2- الملخص، وهو عبارة عن عناوين رئيسة لمحتوى التقرير، وترتكز أهمية الملخص على نقطتين، أولا ما إذا كان المتلقي بحاجة لقراءة التقرير أم لا، وثانيا تعريف المتلقي بالمعلومات الأساسية في التقرير، مثل القرارات والنتائج والتوصيات، ومن خلال هذه المعلومات يمكن للمتلقي أن يكتفي بقراءة الملخص بدلا من الاطلاع على التقرير بأكمله .

يعنى جدول المحتويات أو الفهرس بتحديد عدد الصفحات لكل قسم، من أي صفحة يبدأ وإلى أي صفحة ينتهي، ويتضمن أسماء كل فصل أو قسم، بما في ذلك الفروع الرئيسية والفرعية .

تحتوي قائمة الجداولعلى شرح للأشكال والجداول التي تم ضمها في التقرير، وتأتي بعدها المقدمة التي تتكون من ثلاثة عناصر رئيسة، وهي موضوع التقرير والهدف منه وحدوده .

يتكون متن التقرير أو موضوعه من عدة أقسام وفصول، حيث يشرح كل فصل على حدة وبشرح مفصل .

6- الاستنتاجات و التوصيات ، و هي المعلومات التي يتم استخلاصها من التقرير ، و هو جزء لابد أن يجيب على جميع التساؤلات في التقرير ، و يكون مصدر هذه الإجابات من إجراءات العمل نفسها ، و في النهاية يتم كتابة التوصيات ، و هي الاقتراحات التي يوصى بها اعتماداً على ما تم تقديمه من حقائق في التقرير .