خطوات تنظيم الدورات والبطولات الرياضية
تنظيم وإدارة الدورات الرياضية
إن تنظيم بطولة أو حدث رياضي ليس أمرا عشوائيا حتى لو كان حدثا محليا صغيرا. يجب أن يتم الترتيب والتنظيم بشكل جيد قبل إقامة الحدث لضمان سلامته ونجاحه، وليتمكن الرياضيون المشاركون والمتابعون من الاستمتاع بالمشاركة والمشاهدة على حد سواء. لذا، يجب اتباع مجموعة من الخطوات المعروفة لتنظيم البطولات والفعاليات الرياضية
خطوات تنظيم الدورات الرياضية
فيما يلي سوف نطرح خطوات تنظيم الدورات الرياضية:
- التخطيط ووضع أهداف الدورات الرياضية
يعد تدوين كل ما يتعلق بالحدث وتفاصيله الدقيقة أمرًا هامًا وضروريًا، حيث يساعد كتابة الأفكار على الورق في تحسين عملية التفكير وعدم إغفال أي شيء يمكن أن يكون مهمًا في البطولة، مثل:
المساحة التي ستحتاجها سواء لإقامة البطولة أو للجماهير ، وما هو الغرض من إقامة هذا الحدث، ما هي الميزانية المطلوبة لإقامة الحدث، وفي ظل الظروف الحالية من المهم مراعاة كيفية تنفيذ شروط التباعد الاجتماعي أثناء إقامة أي حدث.، وغيرها من المتطلبات التي يجب توفيرها قبل إقامة الدورة أو البطولة.
من بين أهداف الدورات الرياضية التي يجب تحديدها عند التخطيط لإقامة بطولة رياضية:
- تحديد القيم المجتمعية التي تروج لها البطولة.
- هل ترغب في مشاركة رياضيين محترفين أم هواة؟.
- هل هدفت البطولة للربح أم لا؟.
- من هو الجمهور التي تهدف لجذبه.
كما أن الاتصال بوسائل الإعلام الصحيحة لتغطية البطولة أمر ضروري حيث يجب أن تبحث جيدًا قبل البدء في التنظيم عن وسائل الإعلاء المرئية والمقروءة لتغطية الحدث وتكون مهتمة بالكتابة عنه أو إذاعته، وليس بالضرورة أن تكون وسائل الإعلام عالية جدًا أو عالمية بل ابحث عن وسائل الإعلام التي تساعدك في نقل صورة جيدة عن الحدث وتساهم في زيادة الحضور الجماهيري.
كما يجب أن تحدد نمط الحدث الرياضي:
- هل سيتم إقامة مباراة واحدة أم سيكون هناك دوري؟.
- هل سيشمل الجدث رياضات متعددة .
- تحديد التواريخ الخاصة بالبطولة الرياضية
يعتبر اختيار التاريخ المناسب لإقامة البطولة أمرا حيويا بالنسبة للبطولات، حيث يجب التأكد من عدم تعارض المواعيد المختارة مع أي أحداث محلية أو عالمية أخرى.
كما يتطلب الترويج الجيد وقتًا للحدث الذي تخطط لتنظيمه، لأن الترويج الفعال يزيد من قوة البطولة.
- اختيار مكان إقامة الدورات الرياضية
يجب أن يكون مكان إقامةالبطولة سعته مساوية للمساحة التي حددت في البداية أو أكبر، ويجب أن يكون آمنًا للجماهير واللاعبين، ويجب أن يكون سهل الوصول إليه سواء من داخل المدينة أو من خارجها.
يجب أيضًا مراعاة عدة عوامل عند اختيار أماكن إقامة البطولات الرياضية، مثل:
- هليأتي اللاعبون من أماكن خارجية ويحتاجون إلى الإقامة في الفنادق؟.
- هل هناك أماكن للتدريب قبل بدء المباريات؟.
- هل يوجد مكان مناسب لركن السيارات.
- هل يمكن للجماهير استخدام وسائل النقل العامة للوصول إلى المكان؟.
- هل هناك مرافق عامة كافية في المكان لاستقبال الجماهير.
- إذا كان المستهدف من الجمهور هم النساء، فقد يحتاجون إلى مراحيض مؤمنة ومحكمة الإغلاق.
- هل تتوفر غرف خلع ملابس كافية للاعبين المشاركين؟.
- هل يتطلب المكان الذي ستقام فيه البطولة حصول على تراخيص أو أي أوراق قبل تنظيم البطولة فيه؟.
- تحديد ميزانية البطولة والإمدادات
عند تحديد الأهداف، يجب بعدها وضع ميزانية تعتمد على كل ما سبق، وتشتمل الميزانية على جزء للمصاريف وجزء للعائدات المتوقعة للتأكد من الاستفادة المالية، وذلك إذا كانت البطولة لا تهدف إلى الربح ،
– يجب ضمان جميع النفقات المتوقعة، سواء كانت ثابتة أو متغيرة، مثل إيجار المكان وتأمينات اللاعبين والموظفين وتكاليف الأمن وتكاليف الطعام للاعبين والمنظمين وغيرها.
ينبغي أيضًا حساب قيمة جميع الضرائب التي ستكون عليك دفعها، سواء كانت ضرائب القيمة المضافة أو ضرائب المبيعات أو غيرها، وفقًا لقوانين المنطقة التي تنظم بها البطولة، ويمكن الحصول على مساعدة خبير في المحاسبة لتجنب دفع ضرائب أكبر من قيمة عوائد البطولة
يمكن البحث عن رعاة لتقديم الدعم المالي للبطولة، والاعتماد على بيع التذاكر والمنتجات الأخرى التي ستباع خلال الحدث .
بعد حساب جميع التكاليف، من الضروري تضمين احتياطي تقديري يقدر بحوالي ١٥٪ من قيمة الميزانية لأي نفقات طارئة إضافية.
يجب وضع خطة شاملة لجميع الإمدادات المطلوبة للبطولة، بما في ذلك الشهادات والميداليات والجوائز وغيرها من المتطلبات اللازمة لإقامة البطولة بنجاح.
الحصول على موردين موثوقين يعد أحد مفاتيح النجاح لأي منظم لحدث رياضي، وكلما تمكنت من التعاقد مع الموردين في وقت مبكر، كلما كان ذلك أفضل، حيث يمكنك الحصول على موردين جيدين بأسعار أفضل. أما إذا انتظرت حتى اقتراب موعد البطولة، فقد لا تجد سوى موردين سيئين قد يفرضون عليك أسعارا مرتفعة بسبب ضيق الوقت.
إذا كنت تنظم حدثًا رياضيًا للمرة الأولى، فمن الضروري الحصول على عروض من موردين مختلفين، ويجب التحقق من مصداقية هذه الموردين في هذا المجال .
- الحصول على تأمين
تعتبر الحوادث شيئًا متوقعًا في أي حدث رياضي، ولذلك من المفيد الحصول على تأمين جيد لتغطية أي تعويضات أو تكاليف أو أضرار قد تنجم عنها، سواء كانت تتعلق بالملاعب أو الأشخاص، والتي يمكن أن تتطلب المطالبة بها بعد انتهاء البطولة.
- تجميع الموظفين والمتطوعين
يحتاج أي حدث رياضي ناجح إلى مشاركة مجموعة من الموظفين الجادين في التنسيق والتنظيم، ويعتبر الحصول على الموظفين المناسبين أمرًا هامًا. وبالطبع، يمكنك طلب المتطوعين إذا كان الحدث محليًا أو يساعد في دعم المجتمع بأي شكل من الأشكال لتقليل ميزانية التوظيف.
يجب أيضًا تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى طاقم تحكيم ومراقبين للبطولة أم لا، وإذا كان الحدث رسميًا فيجب الحصول على حكام ومراقبين رسميين، ويفضل التواصل معهم والاتفاق معهم قبل البطولة بحوالي شهرين على الأقل لضمان توافرهم ومتفرغيتهم لتغطية الحدث.
- بيع تذاكر البطولات الرياضية
هناك عدد من منصات البيع عبر الإنترنت للتذاكر، وبعضها مجاني، يمكنك أيضا الترويج للبطولة وبيع التذاكر عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو إرسال نشرات إعلانية للمدارس المحلية وتقديم عروض خاصة على التذاكر للترويج لبطولتك، ويمكنك توزيع بعض التذاكر مجانا للمؤسسات المساهمة في الترويج للحدث.
- مراجعة الخطة جيدًا
يجب مراجعة جميع تفاصيل الخطة التنظيمية للحدث أو الدورة مع إدارة المكان الذي سيقام فيه الحدث ومع اللجنة المسؤولة عن التنظيم والموظفين والمتطوعين، حتى يتم فهم الجميع لكيفية إدارة البطولة بشكل جيد.
يجب تحديد مسؤولية كل فرد بوضوح قبل البدء، لتجنب حدوث اللبس أثناء البطولة.
- الاتصال بالمشاركين في البطولة
بعد أن تخطط لكل شيء يجب أن تتوال مع الفرق أو الأفراد المشاركين في البطولة، وترسل كافة تفاصيل الحدث إليهم وتشمل التفاصيل ، اللوائح والقوانين المنظمة للعب، والجدول الزمني لكل أحداث البطولة محدد بدقة وبه تفاصيل أماكن إقامة البطولة وأماكن إقامة اللاعبين وغيرها من التفاصيل الدقيقة للمشاركين.