تفاصيل مهام المساعد الاداري
يقوم المساعد الإداري بالعديد من المهام مثل الكتابة وإدخال الملفات والرد على المكالمات الهاتفية، ويقوم بتسجيل الملاحظات التي تم جمعها خلال الاجتماعات وغيرها من المهام الإدارية.
يشرف أيضا على جميع الخدمات اللوجستية داخل المكتب بالتعاون مع جميع المشرفين على جميع المشاريع الهامة والتي يتم الإشراف عليها من خلال السكرتارية، وذلك على الرغم من أن الوظيفة الخاصة بالمساعد الإداري تتطلب القليل من التعليم السابق، إلا أن المساعدين التنفيذيين أو الذين يعملون في المجالات المتنوعة، هذا ما يجعلهم يحتاجون إلى التدريب الإضافي.
من أهم مهام المساعد الإداري
- الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب
- الاشراف على سير المشاريع
- مراقبة اعمال الموارد البشرية
- المهارات التنظيمية الممتازة
- جدول الاجتماعات
الخدمات اللوجستية الخاصة بالمكتب : من بين الواجبات الأساسية للمساعد الإداري هي التعامل مع جميع الأمور اللوجستية المتعلقة بالمكتب، والتي تتضمن طلب المعدات والبريد والأوراق، والتنسيق بين جميع الأشخاص وجدولة الوقت، وتعتبر هذه الواجبات أكثر أهمية حتى من وظيفة السكرتارية.
وفي العديد من الحالات، يكون المساعد الإداري مصدرا رئيسيا للمعلومات لجميع الأشخاص، ويتصرف غالبا بالنيابة عن الشركة. يشرف كبار المساعدين على جميع المساعدين والسكرتارية المبتدئين. يحتاج المساعد الإداري في هذه الحالة إلى إعداد العديد من التقارير أو العروض المتعلقة بالأداء الدوري.
الاشراف على سير المشاريع : هو شخصية تقوم بتنفيذ العديد من المهارات الخاصة، وهذه المهارات تنفذها الأشخاص العاملون في هذا المنصب. يتم توفير العديد من التفاصيل، وهؤلاء الأشخاص قادرون على التعامل دائما مع الكثير من الأشخاص وتنفيذ العديد من المهام في نفس الوقت. فعادة، يكونون مسئولين عن جداول متنوعة ويشرفون أيضا على تقدم العديد من المشروعات في نفس الوقت من خلال المساعد الإداري.
يجب على المساعد الإداري أن يكون لطيفا وجيد التعامل مع جميع الأشخاص، وذلك لأن العمل يتطلب التفاعل مع جميع الأشخاص في المكتب وجميع العملاء، ويجب أن يكون المساعد الإداري قادرا على اتخاذ القرارات والعمل بشكل مباشر، وهذا يشكل جزءا هاما من وظيفته، كما يتحمل المساعد الإداري المسؤولية عن تحديد جميع المستندات الهامة والتخلص منها، بالإضافة إلى معالجة رسائل البريد الإلكتروني والتعامل مع المستوى المكتبي والآخرين، وهذه المهام تتطلب دائما التحويل إلى الإدارة العليا.
مراقبة اعمال الموارد البشرية : بالإضافة إلى ذلك، لدى المساعد الإداري العديد من المهام والاختصاصات، بما في ذلك قسم محدد يعمل داخل المنشأة، مثل إدارة الموارد البشرية وتقنية المعلومات، وعلى الرغم من أن هذه المهام هي الأكثر شيوعا في المؤسسات الكبيرة، إلا أن المساعدين الإداريين التنفيذيين يعملون دائما مع الإدارة العليا فقط، وهم المسؤولون عن العديد من الأشخاص، كما يتعاملون أيضا مع شخص واحد. والمساعد الإداري مسؤول عن تنظيم وصول المديرين التنفيذيين، وهذا يشمل الترتيبات الخاصة بالسفر والمؤتمرات، والتفاعل مع البائعين والشركات الأخرى، بالإضافة إلى العديد من المهام الإدارية الأخرى.
المهارات التنظيمية الممتازة : المساعد الإداري المهني له دور حيوي وهام جدا في تشغيل العديد من الشركات، وهذا على الرغم من أن المساعد الإداري المحترف يقوم بعمل نفس الواجبات التي يقوم بها أي مساعد إداري آخر. ومع ذلك، يمتلك المساعد الإداري المهني العديد من السنوات الخبرة، ويعمل عادة مع جميع المديرين التنفيذيين في الشركة أو مدير المكتب.
المساعد الإداري يحتاج إلى قدرة دائمة على العمل، كما يجب أن يكون قادرا على التعامل مع الآخرين بشكل جيد، وأن يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، كما يجب أن يكون ماهرا في استخدام الحاسوب، ويتضمن العديد من الواجبات المتعلقة بالمساعدة الإدارية المحترفة وإدارة الاتصالات بين الشركة وجميع عملائها وموظفيها، سواء كان ذلك عن طريق البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي الحديثة.
جدول الاجتماعات : يقوم المساعد الإداري المحترف بجميع المهام المتعلقة بجدول الاجتماعات، ويتم من خلاله تحديد جميع المواعيد وحفظ السجلات بدقة وعناية، كما يساعد جميع الموظفين الآخرين، ويتولى ترتيبات السفر وأشياء أخرى، وتشمل مسؤولياته الإضافية توظيف وتدريب الموظفين الجدد، وتقديم المساعدة المستمرة لجميع العملاء الذين يأتون إلى المكتب والحفاظ على إمدادات المكتب، وذلك يتطلب معرفة عالية بجميع المعدات التكنولوجية المستخدمة في المكتب.
مهام المساعد الاداري في المدرسة
تتمثل المهمة الأساسية للمساعد الإداري في المدرسة في تقديم الخدمات الإدارية التي تساهم في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدرسة، وتتضمن هذه المهمة مجموعة من المهام، مثل:
- يتضمن العمل الإداري في المدرسة التنسيق والإشراف على الأعمال الإدارية بالتعاون مع مجلس إدارة المدرسة، وذلك بمشاركة المشرفين والموظفين.
- يتم العمل مع مدير المدرسة لإنشاء بيئة تعليمية مناسبة للطلاب والموظفين.
- المشاركة في تسجيل حضور وانصراف وغياب والانضباط لدى الطلاب في المدرسة.
- يتم التواصل مع أولياء الأمور للطلاب بشأن الحضور والانضباط والسلوك للطلاب.
- المشاركة في تنظيم ملفات الطلاب والحرص على تضمين جميع الوثائق اللازمة.
- المشاركة في تنظيم ملفات الموظفين في المدرسة وتحديثها بكل المستجدات.
- يتم تنظيم العمليات التابعة للمدرسة، بما في ذلك المناوبة والمتابعة للطلاب، للحفاظ على بيئة آمنة ومنظمة في المدرسة.
- تشمل تنسيق الأحداث الخاصة اجتماعات الأهل والمعلمينواجتماعات أعضاء المدرسة.
- تتضمن المهام الكتابية الرد على المكالمات الهاتفية وحفظ المستندات وإرسال الرسائل والاحتفاظ بالسجلات.
- يتم الاحتفاظ ببيانات الطلاب بشكل منظم لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.
- يساعد المساعد الإداري في أي مهمة إضافية تكلف بها المسؤول المباشر.