تعريف المساعد الافتراضي وكيف يساعد الشركات
مفهوم المساعد الافتراضي
المساعد الافتراضي هو شخص مستقل يدعم في الإدارة، تطوير الأعمال، ووسائل التواصل الاجتماعي، التسويق، والمهام الأخرى. من خلال تنفيذ المهام المتكررة والعمل الإداري، يوفر الوقت للشركات، وأصحاب الأعمال الصغيرة، ورجال الأعمال، والمديرين
يعمل المساعد الافتراضي عن بعد، وغالبا من مكتب منزلي، وأصبح المساعد الافتراضي شائعا بشكل لا يصدق مع الشركات الصغيرة على مدى العقد الماضي، لأنها تمثل قوة عاملة مرنة، ويمكن أن يكون المساعد الافتراضي بدوام جزئي أو بدوام كامل، حسب متطلباتك، وقد يتم دفع أجر لكل ساعة، أو يمكنهم الحصول على رسوم ثابتة أسبوعيا أو شهريا
كيف يساعد المساعد الافتراضي الشركات
يمكن تعزيز الإنتاجية في الشركات باستخدام المساعد الافتراضي في العديد من المهام، وفيما يلي سنتعرف على أهم هذه المهام
-العمل الإداري
يمكن استخدام مساعدين افتراضيين كمساعدين، حيث يمكن لهؤلاء المساعدين تولي جميع واجبات العمل التي يقوم بها المساعد الإداري التقليدي
- إدارة اليوميات، جدولة الاجتماعات والمواعيد
- الرد على المكالمات الهاتفية
- إدخال البيانات الأساسية
- تنظيم قائمة المهام الخاصة بك والتقويم
- ترتيبات السفر والحجز
-المهام الشخصية
يُمكنك دائمًا استئجار مساعد افتراضي للمساعدة في مهام حياتك الشخصية أيضًا، وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:
- تنظيم قائمة المهام الشخصية والتقويم
- يتم حجز ترتيبات السفر لرحلات نهاية الأسبوع أو الإجازات.
- يمكنني مساعدتك في عمليات الشراء، بما في ذلك الهدايا والكتب والأدوات المكتبية والأجهزة وربما الملابس.
نظرًا لأن العديد من هذه المهام لا تتطلب القيام بها شخصيًا، يمكن بسهولة الاعتماد على مساعد افتراضي.
-إنشاء المحتوى
كتابة المحتوى أصبحت أساسية في التسويق الرقمي في السنوات الأخيرة، وينشر الشركات الكبيرة منشورات المدونات لتحسين محرك البحث الخاص بهم وجذب حركة المرور إلى موقعهم، ويمكن أن يكون وجود مساعد افتراضي للإشراف على هذه العملية قرارا تسويقيا رائعا. إذا كان لديك مدونة وتنشر منشوراتها بانتظام، فعليك باتباع الخطوات التالية
- زد عدد الأشخاص الذين يجدونها على محركات البحث
- زيادة عدد الزوار الذين ينقرون على موقع الويب الخاص بك ويزورونه
المشكلة تكمن في صعوبة إنشاء المحتوى، فبالإضافة إلى الكتابة، هناك مهام معينة مثل البحث والعثور على الصور وتحريرها وتحميل المقالات على مدونتك وما إلى ذلك، ولذلك فمن الجيد الاستعانة بمساعد افتراضي للمشاركات على المدونة، ويمكن استخدام مصادر خارجية للمهام الإضافية مثل الصور أو التحميلات أو المهام الأخرى
-إدارة الشؤون المالية
يمكن للمساعد الافتراضي أن يقوم ببعض أعمال إدارة الشؤون المالية:
- يمكنهم إدارة أموالك.
- يستطيعون الحفاظ على الميزانيات وإجراء عمليات الشراء وتتبع النفقات.
-إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
المساعدون الافتراضيون سيكونون مسؤولين عن المهام التالية:
- إنشاء محتوى لمشاركته على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك
- جدولة المشاركات
- التعامل مع متابعيك
- تحليل الإحصائيات والتقارير
يتطلب إدارة شركة على وسائل التواصل الاجتماعي خبرة، وهو أمر ليس سهلا، حيث يتعين على حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي التواصل مع الأشخاص والحفاظ على أهميتها، ولذلك يستخدم العديد من الشركات المحترفين الافتراضيين لإدارة حساباتها على وسائل التواصل الاجتماعي بشكل كامل، ويمكنهم تتبع الأحداث الرائجة ومراقبة التفاعلات وتحليل الإحصائيات لمعرفة الأفضل
-البحث
البحث جزء أساسي من استراتيجية نمو أي شركة، ولكن لا يمكن لصاحب العمل قضاء ساعات في البحث وإدارة الشركة في الوقت ذاته. فيما يتعلق بالبحث، يحتاج الشخص إلى مساعد افتراضي يساعده في معالجة البيانات ويكون قادرا على
- تتبع منتجات وخدمات المنافسين
- تحليل اتجاهات المستهلك
- البحث عن صيغ البيانات الصحفية
وهذا ما يدفع الشركات الصغيرة وحتى الشركات الكبيرة إلى الاعتماد على المساعد الافتراضي للبحث، حيث يمكنهم الاستمرار في التركيز على جمع البيانات وتحليلها فقط لمساعدة شركتهم.
-خدمة العملاء
تم دمج برامج المساعدة الافتراضية بشكل جماعي في العديد من المجالات، وكانت خدمة العملاء واحدة من أولويات هذا الدمج لعدة أسباب
- لا يتفاعل العملاء معك شخصيًا، لذلك لا يلزم وجود مسؤول تنفيذي للعملاء داخل الشركة.
- ونظرًا لأن معظم تفاعلات خدمة العملاء تتمحور حول معالجة المخاوف التي يمكن الإجابة عليها بسهولة عن طريق الدليل، فلن تحتاج إلى مستوى عالٍ من الخبرة هنا
- يجب على المساعدين قضاء وقت مناسب في مراجعة المعلومات المقدمة، وسيكونون على استعداد للإجابة على أي أسئلة حول هذا الموضوع.
أهمية المساعد الافتراضي في الشركات
يمكن للمساعدين الافتراضيين أن يساعدوا في تعزيز إنتاجية عملك بشكل كبير، ومن المهم أن يقضي أصحاب الأعمال (والمديرون الرئيسيون) وقتهم في الأنشطة ذات القيمة العالية حتى يتمكنوا من تحقيق النجاح في عملهم
- استخدام أفضل للموظفين
يستطيع المساعدين الافتراضيون تأدية معظم المهام الروتينية التي يمكن تنفيذها عن بُعد، وهذا يسمح للموظفين ذوي الدوام الكامل بالتركيز على المهام الأكثر أهمية التي يجب أن يتم تنفيذها شخصيًا في المكتب.
- تكاليف مخفضة
يعتبر استخدام مساعد افتراضي في العمل من قبل رواد الأعمال والشركات أحد الأسباب الرئيسية وراء انتشاره، وذلك لأنه أكثر فعالية من حيث التكلفة.
-توفير تكلفة الراتب: بدلاً من توظيف موظف بدوام كامل لوظيفة صغيرة، يمكنك الاستعانة بمساعد افتراضي ودفع أجرة مقابل كل ساعة عمل.
-توفير تكلفة التدريب: يمكن لأصحاب الأعمال توفير الكثير من التكاليف التي تتعلق بالتدريب، عادة ما تتطلب الشركات تدريب فريق العمل الداخلي على المهام والواجبات بعد التوظيف، وهذا يتطلب الكثير من الوقت والمال، ولا تستطيع معظم الشركات تحمل هذه التكاليف. ولكن باستخدام المساعدين الافتراضيين، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة توظيف محترفين لديهم خبرة في مجالهم بالفعل، وبهذه الطريقة لا يضطر صاحب العمل لإنفاق الوقت والمال في تدريبهم، بل يمكنهم البدء في العمل على الفور
- يوفر الوقت
سبب آخر يجعل الشركات تلجأ إلى برامج المساعدة الافتراضية هو أنه يوفر لهم الكثير من الوقت، لا ينبغي للموظفين قضاء ساعات في نشر إعلانات الوظائف، أو إجراء فحص أولي للسيرة الذاتية، أو تنظيم عملية مقابلة، كل ذلك في عملية التوظيف لشخص ما في منصب مبتدئ، ومع المساعدين الافتراضيين، سوف تحصل على الآتي:
سيتم توفير خبراء معتمدين يمكن توظيفهم في أي وقت.
توفر الوقت لأنك لست مضطرا لإضاعة الوقت في تدريبهم
نظراً لأنه يمكنهم التركيز على المهام الموكلة لهم فقط، فإنهم ينجزون العمل بشكل أسرع من أي شخص يواجه متطلبات متعددة.