تعريف الرسالة الادارية وانواعها .. وأمثلة عليها

ما هو تعريف الرسالة الإدارية

تعد الرسائل الإدارية من الرسائل الهامة للشركات والمؤسسات، حيث تساعد في إنجاز الأعمال وتبادل الأفكار والآراء بين العاملين داخل الشركة. وبفضل هذه الرسائل، يمكن الحفاظ على سير العمل الإداري في المسار الصحيح بأسرع وقت ممكن دون إضاعة الوقت والجهد. وتتميز الرسائل الإدارية بمجموعة من الخصائص الفريدة.

تعد الرسالة الإدارية من أبرز أنواع الرسائل التي تكتسب طابعا رسميا حيث يرسلها موظف ما أو جهة إدارية معينة لغرض محدد، على سبيل المثال الاستعلام أو الاستفسار بشأن مسألة ما تتعلق بالعمل. إنها أيضا رسائل غير رسمية التصميم يمكن لمشغلي محطة DCI استخدامها لتبادل المعلومات الرسمية ذات الطبيعة الإدارية بين وكالات إنفاذ القانون/العدالة الجنائية (CJDN) داخل الولاية والوكالات خارج الدولة عبر NLET.

يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل للحصول على المعلومات أو المساعدة، أو للرد على الطلبات الواردة من وكالات أخرى، ويمكن استخدام الرسائل الإدارية لنقل أي نوع من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المرتبطة بنوع محدد من الرسائل، ويمكن إرسال رسالة إدارية إلى أي وكالة عدالة جنائية داخل الولايات المتحدة وكندا وبورتوريكو.

إنها أيضا نوع من الكتابة الوظيفية، حيث يكون أحد الأطراف المشاركة في الاتصال الكتابي جهة إدارية على الأقل. وهناك ثلاثة أنواع من الرسائل الإدارية التي تنتج عن هذا التعريف، وهي

• الرسالة الهابطة

هذه هي الرسالة الإدارية الرسمية التي يتم توجيهها من رئيس إداري أعلى المستوى.

• الرسالة الصاعدة

هي الرسالة الإدارية الرسمية التي توجهها رئيس مستوى إداري أدنى.

• الرسالة الموازية

هذه الرسالة الإدارية الرسمية يتم توجيهها من قبل رئيس مستوى إداري مشابه.

إجراءات إرسال الرسائل الإدارية

هناك عدة إجراءات يجب اتباعها قبل إرسال الرسالة الإدارية، حيث سوف يتم الإشارة إلى الرسائل الإدارية باسم “teletypes”، حيث إذا رغب أحد الضباط في أن يرسل موظفو RCECC، فسوف يقومون بالاتصال بـ “البيانات” عن طريق الهاتف أو إرسال رسالة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني، وتلك الإجراءات هي

• حيث ينبغي معرفة مكان إرسال الرسالة.
• يتمثل الغرض من رسالة الـ teletype في التحقق من العنوان الذي سيتم إرسال الرسالة إليه.
• اسم الضابط ومعلومات الاتصال.
• ما هي الإجراءات التي يرغب الضابط في أن تتخذها الوكالة أو الوكالات المستقبلية عند تحديد موقع جهاز الطباعة الآلي تليتايب.
• في حالة إشارة teletype إلى حالة مؤقتة (مثل الاستلام والاحتفاظ)، يجب على الضابط الإشارة في نص الرسالة إلى وقت انتهاء صلاحية هذا الطلب.
• إذا تم الاتفاق على طباعة الوثائق عن بعد وفقًا لإرشادات حفظ أمن الشرطة (KOPS)، فسيتم إرسال رسالة KOPS بدلاً من نوع التيليتايب عن طريق جهاز الاتصال عن بعد.
• يتم وضع محتوى الرسالة الإدارية على عاتق الموظف المسؤول عن تقديم الطلب إلى RCECC.
• يجب على الضابط التحقق من إرسال المعلومات وإزالتها عندما يطلبون مساعدة RCECC بشأن الرسائل الإدارية.
• سيقوم نظام GFM بتحديد تاريخ ورقم توزيع لكل مناقصة مقبولة وإرسالها إلكترونيًا إلى TSP عبر مجموعة المعاملات 994.
• تم إصدار رسالة إدارية حديثا من قبل إدارة الضمان الاجتماعي لتذكير الموظفين بكيفية شرح الدفعات الزائدة بدقة.
• يجب التحقق لتحديد ما إذا كان يتعين إيداعها أو إعادتها إلى المرسل.

أنواع الرسائل الإدارية

• رسائل تجارية

تُعدّ هذه الرسائل إدارية تجارية، حيث يتم استخدامها لإنجاز الأمور التجارية مثل الترويج لمنتج معين، أو طلب شراء بضائع أو منتجات جديدة، أو أي شيء يتعلق بالتجارة.

• رسائل رسمية

نوع من الرسائل الإدارية، يتم استخدام أسلوب الرسالة الإدارية في الأمور المتعلقة بالتوظيف، مثل طلب الوظيفة، أو الشكوى، أو التعميم، أو القرار الإداري الرسمي.

• الرسائل الإدارية العامة

الرسائل الإدارية هي نوع من الرسائل التي تُستخدم لتوثيق العلاقات بين عدة إدارات. وتحتوي على معلومات متعددة تجعلها تشبه الرسائل الرسمية، وتختلف هذه الرسائل حسب الهدف الذي تم كتابتها من أجله، سواء كانت للموظفين أو لأحد الأقسام.

• المذكرة الإدارية

تعد الرسائل الإدارية التي لا تتجاوز صفحة واحدة وتحتوي على بعض المعلومات المباشرة التي يتم تأديتها بشكل يومي، نوعًا من الرسائل الإدارية الصغيرة الحجم.

• التقرير الإداري

هي نوع من الرسائل الإدارية التي تحتوي على العديد من المعلومات، سواء كانت مكتوبة أو شفهية، ويتم كتابة تفاصيلها لشرح جميع تفاصيل الطلب أو التقرير المقدم.

أمثلة على الرسالة الإدارية

هناك عدة خطوات يجب اتباعها للنجاح في إرسال رسائل إدارية، وهي:

• – يجب كتابة سطر عن الموضوع، مع كتابة اسم الشخص والوظيفة (إذا تم إرسال خطاب الغلاف عبر البريد الإلكتروني).
• معلومات الاتصال (في أعلى الرسالة للنسخة المطبوعة، والتوقيع أدناه لخطاب تغطية البريد الإلكتروني)
• إلقاء التحية.
• تتضمن المقدمة القصيرة في الفقرة الأولى ذكر سبب كتابة الرسالة.
• يجب التحدث في الفقرتين الثانية والثالثة عن المؤهلات الوظيفية التي يتقدم لها المتقدم.
• تشكل الفقرة الختامية تقديرًا لكونك قد نظرت في الوظيفة وتستعد للمتابعة في حال وجود شخص اتصال.
• التوقيع.

مثال على طلب ملف إداري

إدخال اسم الشركة ………

كتابة التاريخ: …/ … / …

إلى السيد المدير العام، المرسلية من (اسم المرسل)

(إلقاء التحية) تحيّة طيّبة وبعد

الموضوع هو طلب ملف إداري حول … الرجاء تقديم المساعدة في توفير الملف الإداري المطلوب في الموضوع، والذي يحمل الرقم المرجعي التالي: …؛ لأنه يساعد في القيام بالمهام الخاصة في العمل، وسيتم إعادة الملف الإداري مجددا بعد استخدامه

أخيرًا، ومع فائق التقدير والاحترام، أرسل هذه الرسالة والتحية.

اسم الموظف: …….

التّوقيع: ……

مثال على طلب تأجيل عقد اجتماع 

يتعين كتابة طلب تأجيل اجتماع في الجزء العلوي من الورقة

إدخال التاريخ: … / … / …

إلى السيد المدير/ رئيس القسم

تحية طيبة وبعد

بناءً على الطلب المرفق في هذه الرسالة، يرجى تأجيل عقد الاجتماع المقرر للأسباب المذكورة في الطلب، وإرسال موعد جديد للاجتماع إذا كان ذلك ممكنًا لتحديد وتأكيد الموعد الجديد بدلاً من الموعد المؤجل، مع التقدير والاحترام.

المُشرف عن الاجتماع: ……

التّوقيع: …..

طباعة نسخة إلى رئيس لجنة الاجتماعات.

نسخة إلى الإدارة.

نُسَخ إلى المشاركين في الاجتماع.

مثال على طلب صيانة 

يتم إرسال نموذج طلب صيانة إلى رئيس قسم الهندسة والصيانة

(إلقاء التحية) تحية وبعد

التّاريخ: … / … / …

الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم… أسباب طلب الصيانة:.

بيانات عن أجهزة الحاسوب: ……

نوع الأجهزة: …..

نظام التّشغيل: …..

بناءً على المعلومات المُذكورة أعلاه، يُرجى اتخاذ الإجراءات المناسبة، من أجل المساهمة في ضمان استمرارية العمل في القسم، وتقديراً لحرصكم واحترامكم.

اسم الموظّف: …

التّوقيع: ….

نسخة إلى الإدارة.

نسخة إلى قسم الهندسة والصّيانة.