تعريف التقرير الإداري وأنواعه
تعريف التقرير الإداري
يُعد التقرير الإداري وسيلة لإيصال المعلومات الأساسية من المستويات الإدارية العليا إلى المستويات المنخفضة، حيث يتألف من الحقائق والبيانات الهامة التي يتم تقديمها من خلال تقرير، باستخدام الكلام أو الأدوات البصرية.
أنواع التقرير الإداري
- تقارير التشغيل
يستخدم المدراء هذه التقارير لتحديد الفجوات بين الأهداف الفعلية والأهداف المدرجة في الميزانية، ويتم إعدادها على المدى القصير والطويل للحفاظ على كفاءة تشغيل المنظمة. وتتكون هذه التقارير من جزئين:
-تقارير المراقبة: تقدم التقارير الشهرية والربع سنوية والسنوية للتحكم في الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية في مجالات مثل المبيعات والدخل وما إلى ذلك، ويتم إعداد تقارير المراقبة بشكل دوري.
-تقارير المعلومات: تغطي هذه التقارير مساحة واسعة من عمليات المراقبة، وتحتاج إلى المزيد من المعلومات لفحصها وتحليلها، ويستخدمها الإدارة في التخطيط وصياغة السياسات.
- تقارير مالية
تحتوي التقارير المالية على معلومات حول الموقف المالي للشركة، ويتم تقدير حركة الموردات المالية لفترة محددة، وهي مقسمة أيضًا إلى:
-التقارير المالية الثابتة: يوفر هذا التقرير معلومات حول حالة الأصول والخصوم والديون في فترة زمنية محددة، مثل الميزانية العامة.
-التقارير المالية الديناميكية: تُستخدم هذه التقارير عند تلخيص التغييرات المالية في المركز المالي.
- تقارير الاتجاه
تم إعداد التقارير بناءً على المقارنات على مدى فترة زمنية محددة، وتعرض الرسومات نوعًا محددًا من الحركة أو الاتجاه.
- التقارير التحليلية
في هذا النوع من التقارير الإدارية، يتم الإبلاغ عن البيانات عن طريق تحليل المقارنات مع الأهداف المحددة مسبقًا، وتتم صناعتها أفقيًا بين شركة أو قسم واحد أو أكثر.
- تقرير فردي
التقرير الفردي هو تقرير يتم إعداده من قبل شخص مسؤول عن نشاط محدد، على سبيل المثال، يقوم مدير قسم الإنتاج بإعداد التقرير.
- تقرير مشترك
التقرير المشترك هو تقرير يتم إعداده بالتعاون بين مديري جميع الإدارات. ومثال على ذلك هو إعداد بيان الربح والخسارة للأعمال التجارية مع الأخذ بعين الاعتبار التقرير الصادر عن قسم الإنتاج.
- التقارير الداخلية
تم إعداد هذه التقارير للاستخدام الداخلي في الإدارة، وتتم توزيع المعلومات على الموظفين ومستويات الإدارة المختلفة، وتتضمن ما يلي:
-التقارير الروتينية
-التقارير الخاصة
-تقارير على مختلف مستويات الإدارة
-التقارير الخارجية.
ويتم اعداد هذا النوع بهدف تقديم معلومات مختلفة للأطراف الخارجية مثل: يشمل المشاركون والجهات الحكومية وتداول الأسهم ومؤسسات الائتمان.
أهمية التقرير الإداري
- هو وسيلة فعالة للحفاظ على العلاقات العامة الجيدة.
- يمكن لهذه التقارير مساعدة في تحديد الاتجاهات التي تساعد على التنبؤ
- يساعد في تحقيق الهدف العام من خلال التقييم المستمر في الوقت المناسب
- التقاريرُ الإداريةُ هي أداةٌ لوظيفةٍ مسيطرةٍ من قِبَلِ الإدارةِ.
- تُرضي هذه التقارير جميع الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة بالأعمال.
- يتم القيام بمقارنة بين الأهداف الفعلية والمخططة، ويتم اتخاذ الإجراءات الملائمة.
- تقارير الإدارة تساعد في تحقيق إدارة فعالة وذات كفاءة.
صفات التقرير الإداري الجيد
- الدقة: تحتوي التقارير الإدارية على حقائق وأرقام يمكن أن يتسبب سوء فهمها إذا لم يتم تسجيلها بدقة
- العنوان المناسب: يجب أن يكون عنوان التقرير واضحًا بذاته.
- البساطة: يجب تقديم المعلومات اللازمة بطريقة مبسطة فقط، ويجب استبعاد المعلومات الغير ضرورية
- الاتساق: يجب إعداد التقرير بشكل ثابت، حيث يساعد ذلك على تجنب الارتباك والحفاظ على المعايير.
- الوضوح: يجب أن يكون هناك وضوح في المصدر والهدف من التقرير، أي ما هو السبب وراء إعداد التقرير ومن أجل من.
- اختيار التوقيت الجيد: تستخدم الإدارة هذه التقارير لاتخاذ القرارات ووضع السياسات، ويجب إعداد التقارير وتقديمها بانتظام.
- الفعالية من حيث التكلفة: ينبغي عدم إدراج نفقات غير ضرورية في إعداد تقرير، وينبغي أن لا تتجاوز تكلفة التقرير فائدته.
- التنسيق: يجب اختيار العرض بطريقة تمثل المعلومات بأفضل طريقة ممكنة في الوضع الحالي.
- الفهم: يجب إعداد تقارير الإدارة بشكل بسيط ومنهجي لمساعدة المتلقي على فهمها بسهولة.
- عدم الانحياز: يجب أن ينقل التقرير الوقائع الحقيقية والأرقام ولا يتأثر بالتحيز الشخصي للشخص.
أهداف التقرير الإداري
- مراقبة وقياس المؤشرات الرئيسية للأداء ومقاييس الأداء.
- فهم موقف وسلامة شركة ما واقتراح الخطوات التالية.
- تحديد المعايير.
- توجيه الخطوات التالية لمدير الشركة.
- تضمن وجود تواصل أفضل بين المديرين التنفيذيين والزملاء وأصحاب المصلحة.
- المساعدة في وضع خطط العمل.
- تتبع الأداء بشكل متكرر.
- تعزيز نمو الأعمال المستمر.
عناصر التقرير الإداري
- العنوان
يتم استخدام تقرير الإدارة كأداة لقياس أداء العمل ومساعدة في عملية اتخاذ القرارات، ولذلك يجب أن يحتوي على عنوان واضح.
نظرًا لوجود تقارير مختلفة للإدارات والأغراض المختلفة، سيساعد العنوان في تحديد الموضوع بسرعة وكفاءة.
- السياق
يُعَدُّ وضع السياق عنصرًا آخر لا غنى عنه ويُسَمح لمساعدة مستلم التقرير على فهم المحتوى الذي سيتم تحليله في الصفحات التالية.
ينبغي أن يكون هذا النص موجزا ومنطقيا، ويستخدم كمقدمة للمقاييس والإحصائيات والنتائج التي ستتم عرضها
- الأهداف
يتم إعداد كل تقرير إداري لغرض محدد، لذلك ينبغي الانتباه إلى تضمين أهداف المستند والتركيز على المعلومات الهامة والمفيدة للعمل.
يجب أن تكون التقارير الإدارية سهلة التحليل ويجب أن يكون هدفها واضحا جدا، لذا قبل البدء في الكتابة يجب تحديد المعلومات التي ستقدم بهدف متوافق معه
- الملخص
الملخص هو نص يحتوي على المعلومات الأكثر صلة في التقرير ويمكن للمديرين قراءته بسرعة لتجنب الحاجة لقراءة التقرير كاملاً في كل مرة يحتاجون فيها إلى اتخاذ قرار.
يساعد التصميم الجيد للملخص على تحسين الوقت ويؤدي إلى اتخاذ قرارات أسرع وأكثر أمانًا، حيث يتم تقديم المعلومات بطريقة أكثر موضوعية، وهذا ما يحدث في الخرائط الذهنية.
- النتائج
يجب أن يحتوي التقرير الإداري في النهاية على قسم لعرض النتائج، ويجب في هذا القسم إدراج جميع الملاحظات ذات الصلة التي تم جمعها، بالإضافة إلى الإحصاءات والجداول والرسوم البيانية ومقاييس الأداء التي تمت ملاحظتها.
- الملخص
الملخص هو إغلاق التقرير ويجب أن يظهر النتائج التي توصل إليها، والتي ستستند إلى المعلومات المقدمة في جميع أنحاء المستند.