تعريف البريد الالكتروني وخصائصه

يتيح البريد الإلكتروني النقل الفوري للرسائل من جهاز كمبيوتر إلى آخر عبر الشبكة، وقد أصبح وسيلة رئيسية للاتصال الشخصي والمهني، ويؤثر بشكل كبير على الفرد، حيث يلعب دورا فعالا في التعليم.

ما هو البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني من بين أكثر ميزات الإنترنت استخداما إلى جانب الويب، وهو يسمح للمستخدم بإرسال واستقبال الرسائل من وإلى أي شخص يحمل عنوان بريد إلكتروني في أي مكان في العالم، ويتطلب استخدامه فهم العديد من الأمور المهمة، بما في ذلك كيفية فتح البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة .

يستخدم البريد الإلكتروني بروتوكولات متعددة  مثل أنه يتم استخدام SMTP لإرسال الرسائل ، بينما يتم استخدام بروتوكولات POP أو IMAP لاسترداد الرسائل من خادم البريد ، عند تكوين حساب بريد إلكتروني يجب عليك تحديد عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور وخوادم البريد المستخدمة لإرسال الرسائل واستلامها ، وتقوم معظم خدمات بريد الويب بتهيئة حسابك تلقائيًا ، لذلك ما عليك سوى إدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور .

المعيار الأصلي للبريد الإلكتروني يدعم فقط الرسائل النصية العادية، ولكنه تطور ليدعم النص المنسق بتنسيق مخصص في البريد الإلكتروني، وأصبح يدعم أيضا البريد الإلكتروني بتنسيق HTML الذي يسمح بتنسيق رسائل البريد الإلكتروني بنفس طريقة تنسيق مواقع الويب، حيث يمكن أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني بتنسيق HTML على صور وروابط وتخطيطات CS .

كما يمكنك أيضًا إرسال ملفات أو “مرفقات بريد إلكتروني” مع الرسائل ، والتي تسمح لك معظم خوادم البريد بإرسال مرفقات متعددة مع كل رسالة ، لكنها تحد من الحجم الإجمالي ، في الأيام الأولى للبريد الإلكتروني ، كانت المرفقات تقتصر عادةً على واحد ميغا بايت ، ولكن الآن تدعم العديد من خوادم البريد مرفقات البريد الإلكتروني التي يبلغ حجمها 20 ميغا أو أكثر.

البريد الإلكتروني الخاص

يشبه البريد الإلكتروني المحادثة الهاتفية بطبيعته الفورية وغير الرسمية، وهذا يجعله أكثر دقة من المحادثة الشفهية، حيث يوفر سجلا للاتصال ويسمح بإرسال رسالة واحدة لعدد كبير من الأشخاص، ويتميز بالعديد من الميزات المختلفة؛ لذا يجب عليك البحث عن البريد الإلكتروني لمعرفة المزيد من المعلومات حوله .

يجب عدم اعتبار البريد الإلكتروني خاصًا على عكس المكالمات الهاتفية، حيث يتم إرساله عبر الشبكات العامة ويتم نسخ الرسائل عدة مرات عادةً أثناء الإرسال.

كيف أكتب عنوان البريد الإلكتروني

في البداية يجب أن تتعرف على البريد الوهمي وتدرك أن هناك بعض الإرشادات التي يجب أن تلتزم بها عند كتابة بريدك الإلكتروني الخاص ، وتتمثل فيما يلي:

• اجعل رسالتك قصيرة.
• يجب أن يكون العنوان واضحًا ودقيقًا حيث يعكس محتوى الرسالة.
• إذا كان هناك شيء عاجل، يجب وضع علامة “عاجل” عليه لضمان قراءته على الفور.
• يجب تضمين مقدمة قصيرة تشير بدقة إلى ما تريد الرد عليه، حتى إذا تم تضمين الرسالة الأصلية.
• إذا كان البريد الإلكتروني مهمًا، فيجب طباعته وتدقيقه بعناية قبل إرساله.
• احرص على الاطلاع على البريد الذي كتبته وتأكد من محتواه قبل إرساله.
• يجب تذكر أن الرسالة قد تنتهي في أي مكان.
• تذكر أن الخصوصية الإلكترونية غير موجودة.
• ما زالت آداب البريد الإلكتروني قيد التطوير.
• تجنب استخدام الأحرف الكبيرة.
• لا تعيد توجيه البريد الإلكتروني بدون إذن.
• احتفظ بسرية عناوين البريد الإلكتروني لكي لا يتسلل أي شخص إلى خصوصيتك.

مميزات البريد الإلكتروني وخصائصه

يتمتع البريد الإلكتروني بعدة مزايا مختلفة يجب على المستخدمين التعرف عليها، وذلك لضمان استخدام البريد الإلكتروني والتسويق الرقمي بشكل مناسب، ومن بين هذه المزايا الآتي

• يحتوي على خاصية الرد التلقائي على الرسائل، ويمكن استخدامها بالشكل الذي يناسبك.
• سوف يسهلإعادة توجيه الرسائل تلقائيًا وإعادة توجيهها، مما يتيح إرسال الرسائل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
• يتم تقديم تسهيلات لإرسال نسخ من الرسالة إلى الكثير من الأشخاص بدلاً من كتابة الرسالة عدة مرات.
• الإيداع والاسترجاع الآلي للرسائل.
• يمكن حفظ العناوين في دفتر العناوين واسترجاعها على الفور.
• إعلام إذا تعذر تسليم الرسالة.
• تقوم البريد الإلكتروني بختم رسائله تلقائيًا بالتاريخ والوقت.
• يمكن إرفاق التوقيعات مع الرسائل التي ترسلها.
• يمكن إرسال الملفات أو الرسومات أو الصوت كمرفقات بتنسيقات مضغوطة عادةً.
• يمكن استخدام البريد الإلكتروني على الويب والبريد الإلكتروني للجوال لتلقي الرسائل وإرسالها أثناء التنقل.

أنواع البريد الإلكتروني

يوجد العديد من الأنواع المختلفة لرسائل البريد الإلكتروني التي لا يعرفها الكثيرون سوى رسائل التسويق عبر البريد الإلكتروني، والتي تعتبر الأشهر، ولكن هناك أنواع أخرى مختلفة

• البريد الالكتروني الترحيبي : يتمثل البريد الإلكتروني الترحيبي في إرسال رسالة بريد إلكتروني بسيطة إلى المشترك في غضون 24 ساعة من اشتراكه في قائمتك، تعبّر فيها عن سعادتك بانضمامه، ثم توضح بعض الأشياء التي يمكنه توقعها في صندوق البريد الوارد الخاص به.
• البريد الالكتروني للعرض: يتضمن هذا البريد الإلكتروني خصمًا أو قسيمة أو بعض الصفقات الخاصة الأخرى التي ترسلها إلى المشتركين ، عادةً ما يكون لرسائل البريد الإلكتروني المعروضة معدلات فتح عالية ، سواء كان نموذج عملك يتضمن تقديم التخفيضات أو التخفيضات أم لا ، فمن الجيد إرسال نوع من العروض الخاصة فقط للمشتركين بين الحين والآخر هذا يدل على تقديرك ، ويدفع المبيعات.
• البريد الإلكتروني للمسح: يمكن لحملة التسويق عبر البريد الإلكتروني الجيدة أن تتسبب في طفرة رسائل البريد الإلكتروني في قناتك دون الحاجة لطلب آراء المشتركين أبدا. وهنا يأتي دور البريد الإلكتروني للاستطلاع، حيث يطلب منهم ببساطة الرد على أسئلة محددة حول مواضيع متعلقة بمنتجك. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتعديل جهودك التسويقية بشكل أفضل وفقا لاحتياجاتهم.
• البريد الإلكتروني للنشرة الإخبارية: يجب التأكد دائماً من أن رسائل البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات هامة أو مفيدة أو مثيرة للاهتمام، وإذا لم يكن لديك شيء هام لتقديمه في الأسبوع، فلا ينبغي إرسال بريد إلكتروني يحتوي على أخبار غير مفيدة.
• البريد الإلكتروني مجاني: يتلقى موظف المكتب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، وتعمل الرسالة الحصرية المجانية التي تم إرسالها في حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك على إبقاء المشتركين مشغولين ومشتركين جيدًا .
•  عندما يكون لديك وظيفة شاغرة، يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني تطلب فيها ترشيح أشخاص يعتقدون أنهم مناسبون للوظيفة (أو يمكنهم تقديم أنفسهم) .
• البريد الإلكتروني للمنتج الجديد: عند إطلاق منتج جديد أو ظهور مخزون جديد، يجب أن يكون المشتركون لديك هم أول من يعلمون بذلك، حيث إنهم العملاء الأكثر تفاعلاً لديك، ولذا فإنها طريقة رائعة لبدء مبيعاتك والتسويق بشكل فعال، كما يفضل دمج صورة ذات جودة عالية مع المنتج .