ما هي مهنة مدخل البيانات
يقوم دور إدخال البيانات على إدخال البيانات من مصادر متنوعة في نظام كمبيوتر الشركة للمعالجة والإدارة، وسيتطلب من المرشح الذي يقوم بإدخال البيانات إلى إدارة كمية ضخمة من المعلومات بجودة والتي في الاغلب ما تكون أمور حساسة أو سرية، تقوم سلامة أي شركة على المعلومات التي تصدرها والتي توضح أهمية موقف إدخال البيانات، سيتم بعد هذا استعمال أي معلومات يقوم بها فريق إدخال البيانات من خلال أشخاص آخرين للرجوع إليها أو عمل تقارير.
مهام مدخل البيانات
- تجهز ويفرز المستندات المخصصة بإدخال البيانات.
- يتم إدخال البيانات داخل برنامج قاعدة البيانات والتأكد من دقتها بشكل صحيح للبيانات التي تم إدخالها.
- يتم حل التناقضات الموجودة في المعلومات والحصول على معلومات أكثر للوثائق غير الكاملة.
- يجب عمل نسخ احتياطية للبيانات كجزء من خطة الطوارئ.
- الاستجابة لطلبات المعلومات من الأعضاء المسئولين.
- يتم اختبار أنظمة قواعد البيانات الحديثة وتحديث البرامج.
طرق التطوير الذاتي لمدخل البيانات
- تعلم مهارات البرمجيات الأساسية: يتطلب من الأفراد المعنيين بإدخال البيانات أن يتمتعوا بمهارات برمجية أساسية حيث يطلب منهم تنفيذ مهام يومية تتعلق بمعالجة النصوص وقواعد البيانات والجداول والبرامج ذات الصلة.
- مهارات الاتصال الكتابي والشفهي بكفاءة: يجب على المتخصصين في إدخال البيانات التواصل المستمر مع الفرق الداخلية والخارجية وتوضيح أي ملاحظات حول أي مشاكل قد تواجههم في البيانات غير الصحيحة أو مشاكل في قاعدة البيانات المختلفة. ويجب أن يستخدموا أيضا الاستماع النشط لتمكينهم من إدخال البيانات وتصنيفها بالطريقة التي ترغب فيها الشركة.
- سرعة كتابة عالية: هذه المهارة ضرورية لنجاح الأفراد في إدخال البيانات، حيث سيكون لديهم رغبة في أداء كمية كبيرة من إدخال البيانات في فترة زمنية محددة. يتوقع الكثير من أصحاب العمل سرعة طباعة متوسطة تتراوح بين 30 و 40 كلمة في الدقيقة.
- إتقان مهارات الكتابة : بالإضافة إلى الكتابة السريعة، الكتابة الدقيقة أيضا ذات أهمية كبيرة.
- الدافع الذاتي: عندما يتعلق الأمر بكتابة إدخال البيانات عن بعد أو بالإشراف على بعضها، أو بجهد كامل، فمن المهم أن يكون لدى متخصص إدخال البيانات دافع ذاتي قوي عند تكرار المهام الروتينية والمتكررة في العديد من الأحيان.
برامج التطوير الذاتي التي يتعلمها مدخل البيانات
برنامج إنفينيتي:
وهو من برامج التطوير الوظيفي التي يجب أن يتمتع بها مدخل البيانات الأكثر بساطة للحفاظ على جميع البيانات في مكان واحد مركزي، والميزة الأساسية التي يتميز بها Infinity عن برامج إدخال البيانات الأخرى في السوق هي مرونته المدهشة، حيث يمنح المستخدم حرية تعديل النظام بشكل كامل وفقا لاحتياجات العمل وتحقيق أقصى استفادة منه، كما يوفر Infinity تكوين عمليات وأطر عمل مخصصة تستخدم العديد من اللوحات في مساحة العمل الخاصة بها، ثم يتم تخصيص كل لوحة بحيث تمنح المستخدم التحكم المرن في تدفق البيانات.
Zoho Forms
يعد برنامج إدخال البيانات Zoho Forms من أهم تطبيقات إدخال البيانات على الأجهزة المحمولة. يسهم Zoho Forms في إدارة البيانات بسهولة ويمكن المستخدم من تعيين إشعارات البريد الإلكتروني وإنشاء نماذج عبر المتصفح أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة البيانات. يحتوي على مجموعة من الميزات المذهلة مثل إمكانية تخصيص النماذج باستخدام الألوان والسمات والشعارات.
Entrypoint i4
برنامج إدخال البيانات Entrypoint i4 هو برنامج لإدخال البيانات تلقائيا في مجموعة متنوعة من تطبيقات إدخال البيانات. تم تطويره بواسطة شركة برمجيات تدعى Phoenix Software، وهو يوفر مجموعة كبيرة من الميزات الهامة مثل التحقق من البيانات، والكشف عن الاختصارات، ونقل البيانات، وتحويل المكتبة، وإدخال الصوت.
Foxtrot RPA
يقدم برنامج مميز لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال، ويشتمل على Nintex RPA في هذه القائمة من برامج إدخال البيانات المتنوعة بسبب مرونته وإمكانية منح المؤسسات القدرة على تنفيذ المهام المملة بشكل أكثر كفاءة. يوفر هذا البرنامج ميزة السحب والإفلات البسيطة للمستخدمين لتسهيل إدارة العمليات على مستوى الشركة. إنه أيضا حلا مثاليا للتأتأة، حيث ينقل العمليات التي تعتمد على مصادر البيانات غير المهيكلة وغير المنظمة إلى مستوى جديد تماما.
Typeform
برنامج إدخال البيانات الآلي الأسهل استخداما من برنامج إدخال البيانات المحترف الذي يأتي في القائمة هو تطبيق آخر لإدخال البيانات يسمى Typeform، وهو برنامج مثالي لجميع الشركات التي ترغب في توفير تجربة ممتعة لعملائها وإظهار علامتها التجارية، كما يتيح Typeform مشاركة المعلومات بشكل ممتع ومثير من خلال الاستطلاعات والنماذج. ويمكن دمجه مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp و Google Sheets و Salesforce وغيرها، مما يجعل Typeform الخيار الأمثل لتصميم النماذج بشكل ممتع عبر تغيير الهيكل التقليدي للنماذج المكون من “نصوص ومربعات فارغة” واستخدام العديد من وسائل التفاعل الأخرى التي تحفز الجمهور على الاستمتاع بهذا النشاط بدلا من اعتباره مملا.
ProntoForms
تطبيق هام لإدخال البيانات هو Mobile Forms prontoforms وبرنامج إدخال البيانات ProntoForms هو حلا قائما على السحابة يستخدم مجموعة من أدوات إدخال البيانات، ويتميز هذا البرنامج بقدرته على تجميع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان. يتاح للمستخدمين تخصيص أحد القوالب المعدة مسبقا من مكتبة النماذج، والتي تشمل جميع المعلومات من سجلات الأحداث إلى طلبات التسليم. يمكنهم أيضا إنشاء قوالب خاصة بهم.
البرامج التي يستخدمها مدخل البيانات
- ElectroNeek Studio IDE: هو واحد من البرامج المستخدمة بشكل واسع من قبل مدخلي البيانات ذوي التصنيف العالي، ويعتبر منصة ذكية وشاملة، ويتيح للمستخدمين الذين ليس لديهم مهارات سابقة في مجال تكنولوجيا المعلومات اكتشاف فرص التأمين التلقائي للبيانات وإنشاء الروبوتات البرمجية لمهام إدخال البيانات المتكررة.
- Forms On Fire: يظهر تطبيق على الهاتف المحمول للقيام بعمليات فحص وتدقيق وتقارير سلامة وأوامر دقيقة والعديد من المهام المختلفة، مما يوفر الوقت في الأماكن المزدحمة عن طريق استخدام البيانات من الأنظمة، ويوفر الوقت عن طريق منع السفر إلى المكتب، ويوفر 100٪ من الوقت المستخدم في استرداد النماذج وإعادة تشكيلها وحفظها وتوزيعها على المستخدمين، مع توفير الأمان على مستوى المؤسسات والاتصال بآلاف الأنظمة وخدمة العملاء المفيدة جدا، وسوف يسعد فريق الإدارة بهذا التطبيق.
مزايا نظام برمجيات إدخال البيانات
- يستهلك نظام إدخال البيانات الكثير من الموارد لتخصيصها لمهام مختلفة.
- يضمن نظام إدخال بيانات الموظفين شعورهم بالرضا والتفاعل الإيجابي في العمل.
- يساعد نظام إدخال البيانات الآلي على تحرير الموظفين ليتمكنوا من التركيز على مهام أكثر تفاعلية وفائدة.
- توفر أدوات إدخال البيانات للشركات والمؤسسات الحصول على نسخة احتياطية شاملة لبياناتها.
- يمكن علاج الأخطاء في النماذج باستخدام نظام إدخال البيانات بسرعة.
- يمكن للموظفين الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت.
- يتيح البرنامج إمكانية إدخال البيانات وإنشاء نظام سهل ومنهجي لبيانات الشركة.
- يجب أن تكون عملية إدخال البيانات متاحة للتطوير باستخدام نظام إدخال البيانات.
- يتيح برنامج إدخال البيانات إلغاء الجهد اليدوي الذي قد يكون مرهقًا بسبب معالجة المستندات.
- يساعد نظام أتمتة البيانات على تسريع عمليات الأعمال ويسهم بشكل كبير في تحسين الإنتاجية.