اشهر عوائق التواصل الشفهي
ما هو التواصل
– يعرف الاتصال بأنه العملية أو الطريقة التي يتم من خلالها نقل المعرفة والقيم والمواقف والمهارات بين طرفين أو أكثر. تعود أهمية مهارات الاتصال إلى تأثيرها في حياتنا، حيث تؤثر على تفاعل الأفراد وتبادل الخبرات والأفكار. وتتكون عملية الاتصال من عدة عناصر أساسية، بما في ذلك المرسل والمستقبل والرسالة وقناة الاتصال والتغذية الراجعة والتواصل الفعال. يجب تجنب العوائق التي تعترض الاتصال، وهناك العديد من أنواع الاتصال وأنشطة مهارات الاتصال، بما في ذلك:
- يمكن التواصل بين الأفراد عن طريق التحدث وجهاً لوجه، أو عن طريق الهاتف أو الراديو أو التلفزيون أو وسائل الإعلام الأخرى.
- التواصل غير الشفهي، لغة الجسد والإيماءات.
- التواصل الكتابي، سواء كان عبر الرسائل أو البريد الإلكتروني أو الكتب أو المجلات أو الإنترنت.
- تعتبر المرئيات والمخططات والرسوم البيانية والخرائط والشعارات وسائل أخرى لنقل المعلومات.
خصائص الاتصال الشفهي
تتميز التواصل الشفهي بميزات عديدة، بما في ذلك الأصوات والمفردات، والتي تسمح لنا بالتواصل مع الآخرين للتعبير عن أنفسنا أو للمناقشة. يختلف هذا النوع من التواصل عن التواصل غير اللفظي أو الحسي، حيث يتطلب إشارات تظهر عبر الإيماءات لنقل الرسالة. وهناك عناصر رئيسية في التواصل الشفهي، بما في ذلك المرسل والمتلقي والرسالة وقناة الاتصال. بعد ذلك، يتم استلام رد الفعل من قبل المتلقي، حيث يتم الرد على المحتوى الكامل للرسالة. ومن بين أنواع التواصل الشفهي المعروفة ما يلي:
- يشير المصطلح “الجمهور” إلى التواصل الحتمي الذي يحدث خلال المقابلات والتجمعات العامة لمناقشة أمور محددة أو عرضية لقضية ما.
- اتصال بين مجموعة صغيرة، حيث يعتمد الاتصال على الاستجابة والإرسال بين المرسل والمستلم.
- التواصل بين شخصين، ربما في المحادثات الهاتفية والمقابلات الشخصية، لاحتياجهما لمناقشة فعالة لتوضيح الصورة.
- يعد التدريب الداخلي واحدًا من أعلى أشكال التواصل اللفظي حيث نقوم به طوال الوقت عندما نفكر في شيء ما ونتحدث مع أنفسنا.
طرق التواصل الشفهي
يوجد عدة طرق للتواصل الشفهي، حيث يمكن أن يكون الاتصال الشفهي رسميا أو غير رسمي، وتشمل هذه الطرق والمهارات التالية
الطرق غير الرسمية
- محادثات شخصية (وجهًا لوجه).
- الاتصالات الهاتفية.
- المناقشات في اجتماعات العمل.
الطرق الرسمية
- العروض التقديمية في اجتماعات العمل.
- المحاضرات الدراسية.
- إلقاء الكلمات الاحتفالية في الحفلات.
معوقات التواصل الشفهي
كما هو الحال مع جميع أنواع الاتصال، توجد عوائق تصعب من التواصل اللفظي وتجعل من الصعب إيصال رسالة بوضوح إلى المستقبل، وتشمل هذه العوائق العديد من العوامل مثل:
- يمكن أن يسبب استخدام الإبهام والكلمات الغريبة وغير المألوفة للمستقبل عدم فهم الرسالة بشكل صحيح أو تسبب سوء الفهم والإدراك.
- التنظيم ضعيف، إما بسبب ضعف المحتوى أو الطرح العرضي لعدة أفكار.
- يُفضل في المحادثات العامة إيصال الرسالة للجميع، وعدم تجاهل أي أطراف خاصة إذا كانت الرسالة تتعلق بأمور طبية أو مشاكل عامة.
- عند الحديث عن الذات، يُفضل عادة التحدث عن النفس، ولكن يجب الابتعاد عن الرسالة التي يراد توضيحها.
يمكن التغلب على العوائق التي تمنع الاتصال اللفظي باستخدام لغة بسيطة والتحكم في التعبيرات الحركية واستخدام مصادر ومعلومات موثوقة. والأهم من ذلك هو أن المستقبل يجب أن يولي اهتمامًا لما يقوله المرسل حتى لا يحدث انقطااعات أثناء الاتصال.
كيفية التغلب على معوقات التواصل
يمكنك التغلب على حواجز الاتصال باتباع هذه النصائح والخطوات البسيطة:
- يجب فصل العلاقات الشخصية والعملية تمامًا، حيث يجعل الاختلاط بينهما التواصل صعبًا ويسهل الخلط بين الرسائل.
- يجب أن تتمتع بمهارات اتصال فعالة تمكنك من التواصل بشكل جيد وفعال، ويمكن تحصيل ذلك من خلال التدريب والممارسة.
- يجب عليك العثور على وسيلة مناسبة للتواصل مع الأشخاص المحيطين بك، ولا يجب أن تعيش عزلة اجتماعية وانطوائية.
يمكن أن يصبح الاتصال الشفوي فعالا عندما يكون واضحا ودقيقا وذو صلة ولباقة ومحترما، ويحتوي على الكم الكافي من المعلومات التي يحتاجها المتلقي، كما أن الاتصال الفعال يتطلب من المتحدث التفكير في نبرة صوته وسرعته وحجمه، ومن المهم أيضا الجمع بين التغييرات في نبرة الصوت لزيادة التركيز والتخلص من الملل، وربما يكون هذا هو السبب وراء تعلمنا مهارات الاتصال في الحياة.
العناصر الأساسية لموقف التواصل الشفهي
- المرسل أو المصدر، هذا هو الشخص الذي يرسل معلومات إلى شخص واحد أو مجموعة من الأشخاص، ويمكن أن يكون المرسل شخصًا واحدًا أو مجموعة من الأشخاص، أو يمكن أن يكون مؤسسة أو شركة، ويمكن لأكثر من شخص المشاركة في إرسال بطريقتهم الخاصة، على الرغم من أنه قد يتم شحنها مباشرة من قبل شخص واضح واحد.
- الرسالة هي المعلومات التي يرسلها المرسل إلى المستلم، ويمكن نطقها أو تسجيلها، والسبب الرئيسي للتواصل هو إرسال المعلومات بالطريقة الصحيحة للحفاظ على محتواها وضمان وصولها للمستلم.
- المستلم هو الشخص أو المؤسسة أو الشركة التي تتلقى الرسالة المرسلة من قبل المرسل.
- الوسائل أو القناة هي الطريقة التي يتم بها إرسال رسالة من المرسل إلى المستلم، وتعتمد هذه الطريقة على طبيعة الرسالة، حيث يمكن أن تكون آلية أو طبيعية.
- يشير رد الفعل إلى رد المستلم على المرسل بخصوص محتوى الرسالة المستلمة، ويختلف هذا الرد باختلاف شخصية المستلم وتفاعله مع المحتوى، ويعتمد المرسل على هذا الرد لتحديد كيفية تطوير الرسالة في المستقبل وفقًا لاحتياجات المستلم.
- تختلف طريقة تأثير الرسالة على المستلم من شخص لآخر، وذلك يعتمد على المحتوى الذي تلقوه من الرسالة والظروف المحيطة بهم، بالإضافة إلى درجة فهمهم للرسالة ودرجة اهتمامهم بها. فقد يكون لدى البعض رد فعل قوي وعاطفي إيجابي أو سلبي، وقد يكون البعض الآخر غير مبال ولا يشعر بالتأثير. ويمكن أن يكون هذا التأثير بطيئا ومستمرا لفترة طويلة، أو يمكن أن يكون قصيرا الأجل وينتهي في وقت قصير.
بالإضافة إلى العوامل غير اللفظية مثل الإيماءات وتعابير الوجه، تعد هذه العناصر أيضا عوامل مهمة في تطوير مهارات الاتصال والتواصل اللفظي الجيد. غالبا ما يستخدم المتحدثون ذوو الخبرة التواصل البصري لتأكيد الفهم وتطوير العلاقة مع المستقبلين.
مميزات التواصل الشفهي
للتواصل الشفهي العديد من المزايا التي تميزه عن التواصل الكتابي، وتشمل ذلك:
- يتميز بالسرعة لأنه يتيح للمرسل والمستقبل الرد مباشرة على الرسائل.
- لغته واضحة.
- يمكن طرح الأسئلة على الفور لتحسين الفهم.
- في الغالب غير مكلف.
- يمكن دعم التواصل اللفظي أو الشفوي من خلال التواصل غير الشفوي باستخدام الإيماءات التي تساعد في تطوير الرسالة، وهذه تعتبر واحدة من أهم مهارات الاتصال في حياتنا.
- التواصل الشفوي هو أكثر شخصية وأقل رسمية من التواصل الكتابي.
- يتميز بأنه مرن للغاية حيث يمكن مناقشة جوانب مختلفة للمشكلة واتخاذ القرارات بشكل أسرع مما يمكن أن يتم كتابتها.
- يمكن أن يكون الاتصال اللفظي فعالًا بشكل خاص في حل النزاعات أو المشاكل.
- التواصل الشفوي يعد طريقة فعالة لرفع معنويات الموظفين والحفاظ على نشاط وحماس الفريق.
عيوب التواصل الشفهي
على الرغم من وجود العديد من المزايا للتواصل اللفظي، إلا أن هناك بعض العيوب، مثل:
- ليس هناك سجل رسمي لما قيل إلا إذا تم تسجيل المحادثة.
- قد لا يكون هذا الأمر مناسبًا للمعلومات السرية أو الشخصية.
- غالبًا ما يستغرق وقتًا أطول مما هو مذكور في الرسالة.
- يقوم على المهارات اللفظية للمتحدث.
- يستغرق وقتًا طويلاً لإعداد العروض التقديمية الرسمية.
- قد يرغب البعض في تبادل المعلومات الهامة التي تتطلب وثائق مكتوبة بشكل سري وخاص.
- قد يتطلب العديد من المعاملات في عالم الأعمال وجود سجل مكتوب.
- المهارات اللفظية القوية ليست بديلاً عن الكتابة.
- غالبًا ما يكون الاتصال الشفوي أقل تفصيلاً وأكثر عرضة للتسبب في سوء الفهم من الاتصال الكتابي.