اشكال المعلومات المطبوعه
ما زالت الطباعة تعتبر واحدة من الوسائل الأسهل والأكثر فعالية لنشر المعلومات والترويج للمبادرات والأحداث، وتشمل الأشكال الأكثر شيوعا: جرائد الأحداث، والنشرات، والرسائل الإخبارية، والكتيبات، وبطاقات البريد، والوثائق القانونية، والتقارير الموجزة .
نبذة عن المعلومات المطبوعة
يمكن أن تكون هذه المعلومات لها غرض واحد أو يتم إنتاجها للتوزيع مع مرور الوقت، ويمكن توزيع المواد المطبوعة في الاجتماعات، أو توفيرها للاطلاع العام، أو إرسالها عبر البريد، سواء بإرسالها مباشرة إلى قائمة بريدية محددة أو توزيعها عن طريق جهات خارجية، أو تضمينها كأدوات تعبئة مع إرسال البريد الدوري مثل فواتير الخدمات العامة أو الصحف المحلية .
مزايا المعلومات المطبوعة
يهدف هذا البند إلى توفير موجزات مختصرة للمشكلات باستخدام الكلمات والرسوم البيانية الممسوحة ضوئيا بسهولة ، لإعلام المجتمع بمشكلة أو اقتراح. كما يمكن توزيع المعلومات المطبوعة وتنفيذها بسهولة ، ويمكن تصميمها لتسمح بإدخالات عامة محدودة من خلال نماذج التعليقات. ويمكن أن تصل هذه المعلومات إلى عدد كبير من الأشخاص عن طريق البريد أو التوزيع في المنافذ العامة ، ويتميز المعلومات المطبوعة بأنها سهلة التوثيق في عملية المشاركة العامة ، كما يمكن أن تكون وسيلة منخفضة التكلفة نسبيا للدعاية .
تحديات تواجه المعلومات المطبوعة
– يجب أن تكون المواد المطبوعة مختصرة و قد تكون هناك مساحة محدودة لتوصيل المفاهيم المعقدة ، مع العلم أنه ليس هناك ما يضمن أن المواد سيتم قراءتها ، و إذا تم إرسالها بالبريد ، فإن ضمان قراءتها يكون جيدًا مثل القائمة البريدية نفسها ؛ تحتاج القوائم البريدية إلى تحديث منتظم لتجنب إهدار الوقت والطاقة والورق .
يجب أن يكون مظهر المادة مثيرا للاهتمام بصريا، ولكن يجب تجنب مظهر `المبيعات`. ويمكن أن تضاعف قيمتها إذا تم إرسالها عن طريق البريد العام أو تضمينها مع العديد من النشرات الأخرى وتعبئة الفاتورة، ويتطلب جمهور القراءة والكتابة .
مبادئ التخطيط الناجح
يجب عليك تخطيط رسائلك بعناية، وتوفير تحديثات منتظمة دون إراقة المعلومات على الأشخاص. يجب وضع الرسومات القوية ومواد العلامات التجارية بحيث يمكن التعرف على مشروعك وربطه به، وجعل جميع المستندات سهلة الفهم والبسيطة والاحتفاظ بمعظم المواد المطبوعة في ورقة واحدة. يجب مراعاة الطرق المبتكرة لتنظيم المعلومات، وتوفير نقاط الاتصال، مثل اسم جهة اتصال معلومات مركزية أو تفاصيل برنامج المشارك .
– لا تفرط المواد التي تحتوي على الكثير من المعلومات ، و يمكن الحصول على مدخلات عامة محدودة من خلال المواد الإعلامية المطبوعة عن طريق تضمين الاستبيانات والاستبيانات أو أوراق التعليق / الرد تشمل عودة الطوابع البريدية عن أي بطاقات الاستجابة ، و فكر في البطاقات البريدية أو مرسلات البريد الذاتي بدلاً من العناصر التي تتطلب مغلفًا ، هذه الخطوات ستجذب انتباه القارئ وتكون أرخص في البريد
يتعين أن تكون المواد سهلة الحصول عليها ويمكن الوصول إليها من عدة مواقع لتكون متاحة للجمهور .
ينبغي أن تتضمن جميع الاتصالات معلومات حول دور الجمهور في عملية المشاركة وفرص المشاركة
احرص على تحديث قوائم المراسلات وتحقق من تجنب التكرار، لتوفير المال والوقت والورق. إذا كنت توزع حزمة فواتير، تحدث مع موزع الفواتير واكتشف متى يحتاجون إلى المواد لتسليمها في البريد في الوقت المناسب وبالتنسيق المطلوب. كما يجب التحقق من العناصر الأخرى التي يتم توزيعها مع الفواتير. قرر ما إذا كانت النشرة الإعلانية لديك فرصة جيدة للقراءة. ضع جدول التسليم والتوزيع للطابعة وقم بتسليمها إلى الوكالة أو الإدارة المسؤولة عن التوزيع .
الموارد اللازمة للمعلومات المطبوعة
في المشروعات، يتطلب الأمر التوظيف والكتابة والمحررين ومصممي الغرافيك والفريق التقني والدعم البريدي والتوزيع والمواد، مثل الورق والطباعة ورسوم البريد ووقت التخطيط. وقد يكون الإعداد بسيطا نسبيا، لكنه يتطلب الالتزام بالصيانة والتوظيف على المدى الطويل، ووقت التنفيذ. ويجب الحفاظ على إنتاج وتوزيع المواد المطبوعة طوال فترة حياة المشروع، وينبغي أن يكون حجم المجموعة مناسبا للعمل، ويجب حساب التكاليف. وتكون تكلفة الطباعة والبريد نسخ مطبوعة النفقات الأساسية. وإذا تم العمل بشكل إلكتروني فقط، فقد تكون التكلفة منخفضة جدا .