ابرز خطوات تنظيم الوقت

ما هو تنظيم الوقت

تنظيم الوقت هو الطريقة التي تستخدم لتنظيم وتخطيط الوقت لإنجاز المهام في وقت أقل، ويساعد تنظيم الوقت في الحصول على وقت فراغ إضافي للقيام بمهام أخرى مهمة أو للتخفيف من الضغط الناجم عن جداول العمل المليئة بالمهام

أهم خطوات تنظيم الوقت

تتألف عملية تنظيم الوقت من عدد كبير من الخطوات التي يجب اتباعها، وعندما يتم اتباع هذه الخطوات بنجاح، فإن الشخص يمكنه تحسين الإنتاجية وتقليل الضغط في الحياة العملية، وفيما يلي أهم خطوات تنظيم الوقت

• تقييم استخدام الوقت الحالي

قبل بدء ممارسة إدارة الوقت بكفاءة أكبر، يجب أن يتم التأكد من مهارات إدارة الوقت الحالية بشكل جيد، ويمكن ذلك عن طريق تقييم أو مراجعة كيفية استخدام الوقت في الوقت الحالي، فقد يعتقد الشخص أنه يحتاج فقط إلى 45 دقيقة لإنجاز مهمة ما، ولكن في الواقع قد يستغرق الأمر ساعة ونصف

إحدى أسهل الطرق لتتبع الوقت هي تنزيل تطبيقات على الهاتف التي تسجل كل ما تفعله لمدة أسبوع كامل، ويمكنك أيضا ضبط مؤقت الهاتف لمعرفة الوقت المستغرق في كل مهمة يومية، ويمكنك كتابة سجلات الوقت وإجمالي الوقت على ورقة في نهاية الأسبوع، وعندما تبدأ في تتبع الوقت، يمكن للشخص إنشاء تقارير تظهر المهام التي تستغرق معظم الوقت وبالتالي يمكن إجراء التعديلات المناسبة

• تعيين الحدود الزمنية

ينبغي تحديد مهلة زمنية لكل مهمة يجب القيام بها خلال اليوم، مثل تحديد مدة ثلاث ساعات لإنهاء كتابة تقرير العمل، ومن ثم الانتقال إلى مهمة أخرى، وهكذا يمكن للشخص أن يتحدى نفسه لتقليل التسويف والالتزام بالجدول الزمني

من الجيد أيضًا تقييم مقدار العمل الذي يتم إنجازه في كل مهمة بشكل واقعي قبل تحديد المدة الزمنية المناسبة، حتى يتمكن الشخص من الحفاظ على مستوى معين من الدقة والتحكم في الضغوط.

• عمل قائمة المهام

يساعد إنشاء قوائم المهام في تحديد ما يجب القيام به بالضبط وفي أي تاريخ، وهذا يساعد على معرفة الأولويات الأسبوعية وما يمكن تأجيله.

ويجب الاحتفاظ بمخطط أو تقويم، قد تكون هناك مهام أخرى غير موجودة في قائمة المهام، ولكن يجب محاولة إعادة جدولة المهام التي لا يمكن إكمالها كما هو مخطط لها بدلا من التوقف عن تنفيذها، ويمكن الاستعانة بقائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت

• تجميع المهام ذات الصلة

تحتاج المهام المختلفة إلى تقنيات متنوعة في التنفيذ، وعند كتابة قائمة المهام، يُفضل تجميع المهام المتشابهة معًا حتى لا يتعين تغيير الفكرة في كل مرة تقوم فيها بمهمة جديدة.

مثلاً: إذا كنت بحاجة لإنشاء مقاطع فيديو، وكتابة منشور واحد وإعادة تصميم موقعين، فقد تفضل إكمال المهام التي تتشابه بعضها مع بعض بدلاً من إكمالها بالترتيب الذي تفضله.

التخطيط لليوم

يجب تنظيم وتخطيط اليوم التالي مسبقاً، ومن الممكن القيام بذلك في الليلة السابقة عن طريق قضاء 15 دقيقة بعد العمل في ترتيب المكتب وتحديد الأمور الأكثر أهمية التي قد تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي.

يمكن اختيار القيام بتخطيط اليوم في الصباح الباكر قبل بدء الأعمال اليومية، ويجب عليك محاولة كتابة العناصر الأكثر أهمية، ثم استكمالها في الوقت الذي تكون فيه الأكثر إنتاجية خلال اليوم

• الاهتمام بالمهام الصعبة أولا

على الرغم من أن ترك المهام الصعبة حتى النهاية يمكن أن يبدو سهلاً، فإن إدارة الوقت بشكل فعال يتطلب إكمال المهام الأصعب أولاً. عندما تقرر إكمال هذه المهام أولاً، سيكون لديك عقل صافٍ وطاقة إضافية في الصباح ، لأنك لم تنجز المهام الأخرى التي تستنزف طاقتك.

• جعل التنظيم عادة

عند البحث عن أشياء في مكان غير منظم، يضيع الوقت، لذا يجب الحفاظ على ترتيب المساحة العملية، وإعادة الأشياء إلى مكانها عند الانتهاء من استخدامها، وعند استخدام الكمبيوتر أو الهاتف وفتح الملفات، يجب إعداد نظام يسهل العثور على الملفات الضرورية بشكل أسرع

يمكن أيضا محاولة تنظيم البريد الإلكتروني عن طريق إلغاء الاشتراك في الأشياء غير الضرورية، وبهذه الطريقة يمكن الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة بشكل أسرع

• وضع اوقات فارغة بين المهام

يمكن إدراج وقت فارغ بين كل مهمة مكتملة، حيث يساعد ذلك على الحصول على وقت إضافي لإنهاء المهام دونالتأثير على مسؤوليات أخرى إذا لم تتمكن من الانتهاء من المهام في الجدول الزمني المحدد.

في حالة الانتهاء من المهام في وقتها، يمكن تخصيص وقت قصير لتقليل الضغط وتناول وجبة خفيفة أو القيام ببعض الواجبات الأخرى غير ذات الصلة

• تخلص من المثالية

يسعى معظم الأشخاص للعمل بكفاءة ودقة، ولكن يجب أن يتخلى الشخص عن الكمالية لأنه لا يوجد شخص مثالي، ولا يتوفر لدى الجميع الوقت الكافي لإنجاز العديد من المهام في يوم واحد.

• الالتزام بالمخطط

أفضل طريقة للالتزام بالمخطط هي إبقاء مجال للأخطاء مع الاستمرار في المحاولة، وتنظيم الوقت بشكل أفضل يتطلب التمرين، وعند المحاولة والفشل يجب الاستمرار في المحاولة لأن ذلك سيصبح أسهل ويكون هناك قدرة على تبسيط العمل بأفضل الطرق.

أهمية تنظيم الوقت 

بتنظيم الوقت بشكل جيد، يمكن للشخص إنجاز المزيد خلال فترة زمنية قصيرة، مما يتيح المزيد من الحرية في إدارة الوقت ويحسن التركيز ويقلل من التوتر، ويساعد الأفراد على زيادة إنتاجيتهم

وهناك عدة أسباب وراء أهمية تنظيم الوقت، ومن ضمن أهميته:

• الحصول على أداء أفضل.
• تسليم العمل في الوقت المحدد دون تأخير يسهل العمل.
• يقلل من الضغط والقلق بسبب إنجاز المهام في الوقت المناسب
• جودة عمل عالية.
• تحسين الكفاءة والإنتاجية.
• تسويف أقل.
•  توازن أفضل بين العمل والحياة.
• مساعدة فريق العمل في النمو والنجاح بشكل سريع ومنظم.