أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية وأهدافها
أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية
عندما وكيف يجب تطبيق التدريب؟ هذا السؤال الهام يجب أن يتم بشكل استراتيجي ويعتبر سلاحا سريا لاتخاذ قرارات التدريب الاستراتيجية وتقييم الاحتياجات التدريبية. يتمحور أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية وضروريات تحديدها في مجال الموارد البشرية حول ما يلي:
- تدريب الموظفين المناسبين بالطريقة الصحيحة
أحد مخرجات عملية تحليل احتياجات التدريب هو قائمة بمن يحتاج إلى أي نوع من التدريب، على سبيل المثال، قد تجد أن فريق تكنولوجيا المعلومات يتخلف عن معايير الصناعة ويحتاج إلى دورة تدريبية في أحدث الابتكارات التقنية، أو ربما يأتي متدرب تكنولوجيا المعلومات بدوام كامل ويتطلب التوجيه ليصبح جزءًا منتجًا من الفريق.
يعد تصميم وتقديم دورات تدريبية لكل فريق أو موظف في الشركة ضروريًا لتحقيق فعالية التدريب، فكلما كان المحتوى ذا صلة أكثر بالموظف، زادت احتمالية مشاركته في التعلم، وكلما كانت دورة التدريب ناجحة أكثر نجاحًا، كان ذلك أفضل.
- يتم تحديد أولويات احتياجات التدريب التي لها تأثير أكبر على الأعمال
يقوم تقييم الاحتياجات التدريبية بتحديد المعرفة والمهارات المحددة التي يحتاجها الموظفون ليصبحوا أكثر إنتاجية وكفاءة وابتكارا في وظائفهم، ومن خلال تحقيق الأداء الأفضل في وظائفهم، يساعد الموظفون الشركة في تحقيق أهدافها الاستراتيجية
- تحديد الأدوات والطرق التي لم يفكر فيها من قبل
تشمل خطوات تقييم الاحتياجاتالتدريبية إجراء عمليات المسح والملاحظات وأشكال أخرى من التقييم لتحديد عوائق التعلم ومساعدة الشركة التي تحتاج إلى المزيد من التدريب.
يمكن كشف مناهج تدريب جديدة غير مأخوذة بعين الاعتبار من قبل، على سبيل المثال، يفيد أحد الاستطلاعات بأن ورش عمل الفصول الدراسية تستغرق الكثير من الوقت خارج ساعات العمل، وأن الموظفين يتأخرون في تحمل مسؤولياتهم
نظرًا لذلك، يشعر الموظفون بالتوتر والسلبية تجاه التدريب، وقد يؤدي هذا الرؤية إلى اختيار نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يتيح للموظفين التعلم من أي مكان وفي أي وقت بالسرعة التي تناسبهم.
- تحقيق عائد أكبر على الاستثمار
بحسب العاملين في وظيفة مدير مالي عن أهمية تقييم احتياجات التدريب، فإن مردودها على عائد الاستثمار مهم وملحوظ، إلا لأنهم يعرفون أن قرارات التدريب القائمة على فجوات المهارات الحقيقية والقابلة للقياس من المرجح أن تؤدي إلى تحسين التعلم والأداء، والعائد على الاستثمار في التدريب الذي تبحث عنه كل شركة.
- إشراك الموظفين في التعلم والتطوير المستمر
أظهرت التقارير أن الموظفين الذين يشعرون بأن أراءهم تُسمع وتُعتمد بها من قبل أرباب العمل يكونون أكثر عرضة بنسبة 5 مرات تقريبًا للشعور بالتحفيز للقيام بأفضل عمل لديهم. وتعد تقييم الاحتياجات التدريبية هي الطريقة المثلى لجعل الموظفين يشعرون بأنهم مسموعون.
أهداف تحديد الاحتياجات التدريبية
ويمكن الحديث عن أهداف تحديد الاحتياجات التدريبية من خلال ما يلي:
- التعرف على احتياجات العمل.
- التعرف على التحديات الحالية والمستقبلية
- قياس القدرات التدريبية
- تقييم احتياجات التعلم بأشكال مختلفة مثل الاستبيانات أو المقابلات يمكّن الموظفين من المشاركة بنشاط في صنع القرارات المتعلقة بالتدريب
- تمنح نتائج تقييم الاحتياجات المديرين الرؤى اللازمة لتخطيط مسارات التطوير الأفضل لموظفيهم وخطط التعاقب لفرقهم.
- جعل التغيير التنظيمي عملية انتقال سهلة
- لفهم التدريب الذي سيكون الأكثر فائدة للموظفين خلال فترات التغيير
- تقييم احتياجات الموظفين في كل موقف.
طرق تحديد الاحتياجات التدريبية
بعد التدقيق السابق، يمكن معرفة كيفية إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية من خلال النقاط التالية:
- تعيين أهداف العمل الواضحة
- تحديد أهداف التدريب.
- يجب معرفة هل يهدف الشركة إلى تقليل التكاليف، أم تحسين الابتكار، أم هو الهدف هو أن تصبح أكثر كفاءة.
- فهم المجالات التي يحتاج الموظفون لتحسين أدائهم فيها لمساعدة الشركة على تحقيق أهدافها هو المفتاح لاتخاذ الخطوات التالية.
- تحديد الكفاءات اللازمة لتحقيقها
- بعد معرفة ما يجب على الموظفين تحسينه، يجب تحديد كيف يمكنهم تحسينه
- يحتاجون إلى تطوير المعارف والمهارات التي تزيد من إنتاجيتهم وكفاءتهم وإبداعهم
- إزالة معوقات التعلم والأداء
- من خلال الاستبيانات وتقنيات التقييم الأخرى، يجب تحديد أي عوائق قد تمنع الموظفين من التعلم وتطوير معارفهم ومهاراتهم
- توفير التدريب المناسب
- يتطلب تحليل احتياجات التدريب التفكير بعمق في جميع التفاصيل.
برنامج تحديد الاحتياجات التدريبية
يمكن إعداد استمارة لتحديد الاحتياجات التدريبية، ويمكن أيضا إعداد برنامج لتحديد الاحتياجات التدريبية باستخدام الخطوات التالية
- الخطوة الأولى تحديد حاجة العمل
تقييم التدريب هو الخطوة الأولى في أي برنامج تدريب ناجح، وهو أيضا جانب مهم في تخطيط التطور المهني. يتيح هذا التحليل للمؤسسة التركيز على مجالات التدريب الضرورية للموظفين لتحقيق أهداف المنظمة بنجاح، والاستفادة القصوى من تكاليف التدريب في الشركة وتحفيز الموظفين عن طريق المساهمة في تطوير حياتهم المهنية.
يجب على شخص تقييم الاحتياجات التدريبية أن يفهم بوضوح الأهداف والأولويات العامة للمؤسسة والقسم، حتى يتمكن من تقييم خيارات التدريب بشكل صحيح وتحديد فرص التدريب التي تساهم بشكل أكبر في النجاح العام للموظفين ووحدات الأعمال والمؤسسة بشكل عام
يقوم التقييم الذي تجريه المنظمة للاحتياجات التدريبية بتحديد الهدف النهائي الذي يحاول الموظف أو المدير أو الفريق التنفيذي تحقيقه، وما إذا كان التدريب سيساهم في تحقيق هذا الهدف. في بعض الأحيان، التدريب ليس الحل الأمثل لتحقيق الأهداف المطلوبة
قد توجد قضايا تنظيمية أخرى يمكن معالجتها بشكل أفضل من خلال وسائل أخرى، على سبيل المثال، من خلال تحليل الوظيفة أو توضيح الهدف أو إعادة تنظيم القسم أو مشاركة الموظف.
- الخطوة الثانية القيام بإجراء تحليل الفجوة
يشمل إجراء تحليل الفجوة تقييم الحالة الحالية لأداء أو مهارات القسم أو الموظف ومقارنتها بالمستوى المطلوب، والفرق بين الحالة القائمة والحالة المرغوبة يعتبر الفجوة، هناك العديد من الطرق المختلفة لإجراء تحليل الفجوة، وتعتمد طريقة تحديد الفجوة على المنظمة والسياق، وبناء على الوضع، قد يكون من المفيد استخدام طريقة واحدة أو أكثر من طرق تحليل الفجوة
- الخطوة الثالثة تقييم خيارات التدريب
يتم إنشاء قائمة بخيارات واحتياجات التدريب عند إجراء تحليل الفجوة، يمكن تقييم هذه القائمة بناءً على أهداف وأولويات المنظمة، سواء في الوقت الحالي أو في المستقبل.
يمكن استخدام مقياس من واحد إلى ثلاثة لتحديد مدى أهمية التدريب، حيث يكون الرقم واحد حرجًا، والرقم اثنان مهمًا، والرقم ثلاثة ليس مهمًا على الإطلاق. وفيما يلي بعض العوامل التي يجب النظر فيها عند تحديد ما إذا كان التدريب خيارًا قابلاً للتطبيق.
في حالة وجود مشكلة في الأداء لدى موظف ما وتم تحديدها بوضوح كمشكلة تدريبية، يمكن تزويد الموظف بتدريب إضافي خلال العمل ليحصل على المهارات المطلوبة بنجاح، ونتيجة لذلك، سيكون للشركة موظف كامل الأهلية يلبي معايير الأداء المطلوبة.
- الخطوة الرابعة هي الإبلاغ عن احتياجات التدريب وتوصية بخطط التدريب
الخطوة التالية تشمل تبليغ النتائج من تقييم احتياجات التدريب، وتقديم التوصيات لخطط وميزانيات التدريب القصيرة والطويلة الأجل، ببدء من الأولويات الأكثر أهمية من قائمة خيارات التدريب
في حال وجود جدول زمني لأي تدريبات، مثل موعد نهائي للالتزام بالتدريبات للامتثال القانوني، يجب وضع الميزانية وجدولتها وفقا لذلك
يجب أن يتضمن التقرير ملخصًا حول سبب وكيفية انتهاء التقييم، والطرق المستخدمة والأشخاص المشاركين، وتوصيات التدريب مع جدول زمني عام.