أهمية الإدارة في نجاح المؤسسة

مفهوم الإدارة

تعد الإدارة أمرا مهما في حياة أي مؤسسة، حيث تختلف أنواع الإدارة في مهامها، وتعمل على تشغيل جميع أنواع الأدوات، وتمثل العمود الفقري للمنظمة العاملة بنجاح، وتقوم بإنجاز أعمالها وتحقيق أهدافها من خلال التعاون مع الآخرين .

مهما كانت هذه المسألة متعلقة بالعلم أو الفن، فإن النقاش حولها سيستمر لفترة طويلة، وقد يكون معرفتها في الأكاديمية الرسمية ذات أهمية في نجاح أسلوب الإدارة، وقد يكون التركيز على هذه المسألة بمثابة نجاح لأي رئيس تنفيذي يكون من خريجي الجامعة، ويمكن أن تكون ذات أهمية كبيرة في جميع مؤسسات العمل .

بالنسبة لتعريف الاستدامة، فكل مفكر في هذا المجال قد قام بتسميتها وفقًا لرؤيته الخاصة، ولكن هناك تعريف من قبل فان فليت وبيترسون حيث قاما بتعريف الاستدامة بأنها “مجموعة من الأنشطة الموجهة نحو الاستخدام الفعال للموارد والسعي نحو تحقيق هدف أو أكثر .

وفقًا لتعريف كريتنر، تقوم الإدارة بحل المشكلات وتحقيق الأهداف التنظيمية بفعالية، من خلال استخدام الموارد النادرة بشكل فعال في بيئة متغيرة .

يعرف التنظيم أيضًا باسم الإدارة، ويتضمن العمل مع الموارد البشرية والمادية والمالية لتحقيق أهداف تنظيمية عن طريق أداء وظائف التخطيط والتحكم والقيادة .

فن رولد كونتر هو فن إنجاز الأعمال عن طريق العمل الجماعي في المنظمات الرسمية، وهو فن يركز على تطوير البيئة والثقافة التي يمكن فيها للأفراد العمل بشكل جماعي والتعاون لتحقيق أهداف المجموعة .

الفن هو فعل ما يجب القيام به وفي الوقت المناسب الذي نفعل فيه ذلك، ويجب التأكيد على أنه يتم بأفضل الطرق وبأسعار معقولة .

ويجب أن يتحلى القائد بصفات ومهارات محددة تساعده في دوره التوجيهي وتأثيره على الآخرين كقائد. والقيادة هي جزء لا يتجزأ من الإدارة وتلعب دورا حيويا في الإدارة، بمثابة الإدارة التربوية .

أهمية الإدارة في المؤسسات

– يتوقف نجاح المؤسسة أو المنظمة على الأسلوب الذي تدار به، بغض النظر عن حجمها سواء كانت صغيرة أو متوسطة أو كبيرة، فالإدارة لها دور كبير وأساسي في هذا النجاح، ويتمثل هذا الدور بالنحو التالي:

• القدرة على التوجيه والتركيز

عندما تخطط المؤسسة، يجب أن تكون قادرة على التركيز بشكل فردي، وإذا فشلت في التخطيط، فسينتج عن ذلك الفوضى وعدم وضوح الرؤية .

تساعد القدرة على التخطيط في التعامل مع جميع المشكلات وتوقعها، بينما تحدد المؤسسة المنظمة الأدوار وتوزعها وتمتلك خطة لتحقيق أهدافها وفقا لمبادئ الإدارة .

• بلوغ الغاية والهدف

تحدد المؤسسات الناجحة أهدافها منذ البداية، ويتميز الهيكل الإداري الناجح بوجود خطط ومقترحات تساعده على تحقيق تلك الأهداف .

• تحافظ على النظام والمسئولية

يجب على فريق العمل فيأي مؤسسة يسعى لتحقيق الهدف المشترك، أن يعرف كل فرد ما يفعله، حتى يتحمل المسؤوليات الملقاة على عاتقه .

• استخدام الموارد بشكل أمثل

تتمثل تلك الموارد في المواد التكنولوجية والموارد البشرية، ويتم وضع كل منها في الدور المناسب له وتحقيق أقصى استفادة منها، والاستفادة الأمثل منها .

• إنجاز العمل وتخفيف الأعباء

يساعد توظيف الفرد في الوظيفة المناسبة لمهاراته على الانتهاء من العمل بأفضلية وسرعة، ويشعر الموظف بالسعادة بذلك، ويجب أن يؤدي عمله دون أي ضغوط عليه.

• توفير الكوادر الأكثر كفأة

عندما يتم التخطيط والإدارة بشكل جيد، يتم وضع الموظف في المكان المناسب داخل المؤسسة، وتمتلئ جميع المناصب المتاحة فيها، مما يحسن الأداء ويزيد من الإنتاجية، ويؤدي إلى العدالة والرضا بين أفراد العمل. ويتحقق ذلك عند تنفيذ إجراءات فحص مميزة للأفراد الذين يلتحقون بالعمل .

• الحفاظ على حركة المؤسسة والبدء للعمل

يساعد التحفيز والإشراف الجيد على بدء المشاريع واستمرارها. لا يمكن لأي منظمة أن تعمل بشكل جيد دون وجود قادة كما يتواجد السلطة التي يتم الاستفسار من الموظفين أمامها ، ويتم تحقيق المتابعة لجوانب العمل المتنوعة .

• القدرة على التواصل بشكل جيد

يساعد التوجيه السليم على التواصل بين القادة والمرؤوسين، حيث يمكن للموظف إثبات نفسه ومعالجة أي مشكلة قد تطرأ على العمل، ويساهم التواصل في أداء وتقدم المؤسسة .

• خضوع أفراد العمل للمحاسبة

يتم التحكم في كل فرد داخل الفريق العامل وتحديد من له الأهمية في الفريق وتقييم معدل أدائه، وقد يؤدي سوء الإدارة في المؤسسة إلى الفشل .

• السير للأمام وتحديد سبل التقدم

يجب مراجعة سير العمل في المؤسسة كوسيلة فعالة لمعالجة الأخطاء وتحفيز التقدم والتطور في المنظمة وتحقيق المستقبل المرجو في مجال العمل .

مفاتيح الإدارة الناجحة

هناك عدد من المفاتيح الخاصة بالإدارة هي :

• التركيز على الدقة والوضوح وشمول الاتصال

يؤدي التواصل مع فريق العمل إلى النجاح، وعند تلقي التعليمات وحدوث الاجتماع، يجب عليك التحلي بالوضوح والدقة بغض النظر عن وسيلة الاتصال مع الآخرين .

• الاتساق

التزام السلوكيات المتسقة والمتوازنة في التعامل مع فريق العمل يعد في مقدمة القواعد ويسبق نهج الإدارة الفعال، ويجب أن يكون هناك تعامل متساوٍ ومتوازن مع فريق العمل .

•  تقدير العمل الجاد ومكافأته

عندما يقوم أحد أفراد الفريق بعمل استثنائي، يجب تقديره مهما كان نوع التقدير، سواء بالإشادة اللفظية أو بالإعطاء التذكار الصغير .

يجب أن يتم تقديم التكريم أمام فريق العمل بأكمله، لإحداث تحفيز إيجابي للجميع، ويجب أن يكون ذلك عادلاً ومتسقًا دون ميل لأحد .

• تحديد الهدف الجماعي

عندما يحتاج فريق العمل إلى التعاون والعمل بصفة جماعية، يجب على المسؤول تحديد الهدف لهم عندما يحدد لفرد ما أو قسم معين .

قد يتسبب العمل عن بُعد في عزل فريق العمل عن غيره، ولكن توفير هدف مشترك وتركيز موحد للموظفين سيمنحهم الإلهام المناسب .

• عدم استخدام مقاس واحد ليتناسب مع الجميع

يتميز كل فريق عمل بتفضيلات معينة ومجموعة من النقاط التي قد تشكل قوته وضعفه، لذلك يجب تجنب استخدام نفس النهج الخاص بالتحفيز أو التشجيع مع كل منهما .

• أن تكون مثال لهم

يجب أن تكون قدوة لباقي أفراد العمل، وعدم التأخر عن الحضور وعدم فقدان السيطرة على الأمور بسهولة، ويجب عليك أن تكون مثالًا يحتذى به بالنسبة لزملائك في العمل .

• شجع الأفكار والآراء

عند مناقشة عدد كبير من الأفراد لنشاط ما أو سبل تحسين العمل في المؤسسة، لا ينبغي الغضب من الآراء المخالفة لوجهة نظرك، حتى لو كانت رأيًا خاطئًا أو غير مدروس، ولا تجعلهم ينزعجون منك .

• حافظ على الشفافية

يمثل الأمانة والنزاهة جوهر الثقة التي يجب أن يكون لديها القائد في العمل، وعندما يكون القائد يكذب أو يخفي المعلومات فإن ذلك يضعالقيادة الخاصة به في خطر .

•  اطرح الأسئلة واستمع

عندما يكون أحد الأشخاص غير مقتنع بأسلوب عمل الشركة أو رؤيتها، يجب الاستماع إليه وتوجيه عدد من الأسئلة التي تتعلق بمشاعره ورأيه في أمور مختلفة. فكل هذا يساعد في خلق بيئة عمل إيجابية .

• 10. أجعل غيرك يستمتع بالعمل

يشمل ذلك تقديم فرص للموظفين للمحادثات غير الرسمية خلال وقت العمل أو تنظيم نشاط خارجي لتناول الطعام أو توفير وقت كافٍ للاستراحة عن العمل .