أنواع التفويض الإداري وشروطه
إتقان مهارة إسناد المهام للأشخاص المناسبين يُعَدُّ مهارةً مميزة، فالمدير الناجح قادرٌ على تفويض المهام لفريق العمل ومتابعة عملهم للتأكد من إنجاز تلك المهام بشكلٍ مطابقٍ للمطلوب.
ما هو التفويض الاداري
التفويض الاداري هو عملية نقل المسؤولية لمهمة معينة لاحد اعضاء الفريق الاخرين او الموظفين لديك، كمدير، يمكنك ان تقوم بنقل المسؤولية عن عمل ما لأي فرد من الافراد الموظفين لديك، ويمكن ان يقوم الموظف بعد ذلك بتوزيع بعض المهام مع بقية اعضاء الفريق في العمل إذا كان ذلك ضروريًا.
يهدف التفويض الإداري إلى خلق بيئة عمل منتجة وفعالة وظيفيًا، وعندما يتم ذلك بشكل جيد، فإن هذه العملية يمكن أن تكون مفيدة لسير العمل وللموظفين أيضًا، وتشمل أهدافها:
- زيادة الانتاجية: يسمح التفويض الإداري للموظفين بإنجاز مهامهم بشكل أسرع، حيث يتم توزيع المهام على مجموعة من الأشخاص وليس شخص واحد فقط
- الاستمرارية: إذا كنت مشغولا بمهمة ما وتحتاج إلى الانصراف عن العمل، يمكن للتفويض الإداري أن يساعدك في توكيل هذه المهمة لموظفين آخرين لضمان استمرارية الإنتاجية وفعالية العمل
- تطور الموظفين: عندما توكل بعض المهام للموظفين وطاقم العمل، يمكن للموظفين أيضا الحصول على فرصة لتطوير أنفسهم وقدراتهم في العمل، وكذلك يمكن أن تظهر بعض القدرات لديهم في مساحة معينة من العمل، مثل ظهور مهاراتهم الشخصية والقيادية.
- تحفيز الموظفين: يمكن للموظفين العمل بجهد أكبر وأداء أفضل في عملهم عندما يعلمون بثقة مديرهم الموكلة لهم في هذه المهمة
- فرص لتطوير العمل والتقدم المهني: تسند بعض المهام إلى الموظفين الجدد أو الدرجة الأولى لمساعدتهم على اكتساب خبرات ومهارات جديدة ضرورية لسير العمل والتطور
أنواع التفويض الاداري
توجد أنواع متعددة من التفويض الإداري، لأن العوامل الخارجية تؤثر بشكل كبير على أنواع التفويض
التفويض الكامل والجزئي
هذان النوعان من التفويض يوضحان درجة تفويض المهام، حيث تُفوَّض المهام المتكررة والروتينية عادةً بشكل كامل، عندما يرغب مدير العمل في عدم إضاعة جهده في الأعمال الاعتيادية، وبالتالي يقوم بتفويضها إلى شخص يتمتع بمركز أقل منه، ويمنحه بذلك صلاحية كاملة في هذه المهام.
قد يبدو التفويض الجزئي مخاطرة في بعض الأحيان، ولكن عندما يتم بالشكل الصحيح، يمكن أن يكون مفيدا إلى حد كبير. فمثلا، إذا كان عليك اختيار موظف جديد للعمل لديك، وكان هناك عدد كبير من المتقدمين، يمكنك تفويض مهمة تقليل عددهم بناء على معايير معينة. ويمكنك مشاركة هذه المعايير مع الشخص الذي تفوضه بهذه المهمة لتقليل الأضرار والأخطاء، وبذلك يمكنك بعد ذلك الاطلاع على قائمة قصيرة بالمرشحين للعمل والقيام باختيار الأنسب
التفويض الرسمي وغير الرسمي
عندما يكون التفويض جزء من الهيكل التنظيمي، يعرف حينها باسم التفويض الرسمي، حيث تكون المسؤولية في هذا النوع من الاعمال ثابتة وهي تتطلب التزام تام، على سبيل المثال، عندما يوقع شخص ما عقد عمل ويقوم بكتابة اسم المدير على العقد، فهذا يعني ان الشخص الموقع لديه تفويض كامل ليقوم بهذا العقد، والشخص الذي تم التوقيع وذكر اسمه ملزم بشروط العمل بشكل رسمي
التفويض غير الرسمي لا يتضمن التزامات خطيرة مثل التفويض الرسمي، وليس هناك دائما حاجة لهذا التفويض، بل يتم استخدامه بواسطة الأشخاص كجزء من عملهم والخدمات التي يقدمونها. على سبيل المثال، يمكن أن يطلب من الموظفين أن يعملوا في فترة الإجازة في حالات الطوارئ التي تحدث في هذا الأسبوع
التفويض العام والخاص
في التفويض العام، يُطلب من الشخص تنفيذ جميع المهام في قسمه وأن يكون مسؤولًا عنها، بينما يتضمن التفويض الخاص أداء مهام ووظائف محددة، حيث يُطلب من الشخص أداء وظيفة واحدة فقط وتكون محددة بالزمان والمكان.
شروط التفويض الاداري الناجح
من اهم شروط التفويض ان يكون مستند إلى نص ياذن بهذا التفويض، حيث يجب ان يكون التفويض مستندًا الى نص يجيز للموظف ان يقوم بالمهام بدلًا من مديره بورقة رسمية، واساس ذلك ان الاختصاص واجب يتعين الا يعهد بهذا الواجب لغير الشخص الموكل به الا في حال ظهور قرار التفويض المحدد من ناحية الاشخاص والموضوع، ويجب ان يكون التفويض جزئي والهدف منه هو تقليل المهام الموكلة الى المدير كي يستطيع التركيز على امور اكثر اهمية، وتحويل جزء من اختصاصه الى بعض المرؤوسين وطاقم العمل.
وبما ان السلطة والمسؤولية يعتبران وجهان لعملة واحدة، فيمكن ان تكون السلطة موازية للمسؤولية، والالتزام الذي يقع على عاتق المفوض اليه العمل نتيجة التفويض لا يخلي مسؤوليته امام رئيسه عن نتائج العمل الذي قام به، اي ان المسؤولية مشتركة بينهما، وبالرغم من المسؤولية تقع بالدور الاول على عاتق المفوض اليه ان قصر في اداء المهمة التي اوكل بها، لكن المدير ايضًا يقع عليه اللوم، وذلك لانه يطلب منه ان يقوم بالرقابة على الموظفين والمرؤوسين كي يتأكد من سير العمل كما خطط له، واستخدام السلطات المفوضة على اكمل وجه، وتحقيق السياسات المقررة.
كيفية القيام بالتفويض الاداري
يتطلب التفويض الإداري الناجح وجود توقعات واضحة ومحددة، ومراقبة دقيقة وتقييم للنتائج، ويمكن الاستفادة من هذه الخطوات والنصائح لتنفيذ عملية التفويض الإداري بنجاح
- تعيين المهام: حدد الموظف المناسب لتنفيذ هذه المهمة وفقا لمجال عمله وقدراته، ويمكنك أيضا التعاون مع موظف آخر يمتلك الخبرة اللازمة لأداء هذه المهمة.
- قم بتحديد توقعاتك: قم بمناقشة النتائج المتوقعة بدقة مع الموظفين، وحدد العناوين الرئيسية والمهام الضرورية التي يجب إنجازها. يساعد وجود توقعات واضحة وصريحة في توفير دليل واضح للموظفين للبدء والانتهاء من العمل بشكل صحيح وبطرق فعالة
- مراقبة سير العمل بشكل منتظم: يجب طلب تحديثات مستمرة حول سير العمل لمراقبة المهمة التي تم تفويضها للمرؤوسين، ويمكنك أيضا تحديد اجتماعات مع الموظفين للحصول على مزيد من التفاصيل حول سير العمل، وعن طريق مراقبة التقدم في العمل، يمكنك إعطاء الموظفين ملاحظات لاستكمال أي مهمة، وهذا يسمح لك بالبقاء على اطلاع دائم ومتابعة الوضع
- قم بتقييم الموظفين والمساءلة: حافظ على جودة العمل عن طريق التأكد من أن جميع الموظفين يقومون بواجبهم بشكل كامل، وإذا كان هناك تقصير، فابحث عن المسؤول وحمله المسؤولية، واطلب منه شرحا لتقصيره في المهمة، وقدم ردود فعل ونقدا بناء لمساعدة الموظفين على تحسين العمل وتطوير مهاراتهم.