متطلبات تنظيم المعارض

تمثل المعارض، سواء كانت تجارية أو فنية، فرصة عظيمة للمهتمين بنوع الحدث الذي تقدمه، فهي تتيح لهم التعرف على كل ما هو جديد في سوق العمل، وتحديث آخر التطورات، بالإضافة إلى تبادل الخبرات وتكوين صداقات مهمة وعلاقات تفيدهم فيما بعد. ولكن يتوقف كل ذلك على مدى نجاح المعرض، لذا يجب على الشركة المنظمة للمعرض أو المؤسسات المختلفة التي ترغب في تنظيم المعارض أن تنتبه جيدا لعدد من العوامل التي تؤثر على نجاح المعرض أو فشله.

تنظيم معرض ناجح ومنظم ليس أمرًا سهلًا كما يعتقد البعض، فهناك متطلبات يجب الانتباه إليها جيدًا عند اتخاذ قرار تنظيم المعرض، وتتضمن هذه المتطلبات ما يلي:

التخطيط

يعتبر التخطيط هو العامل الرئيسي لنجاح أي حدث، ففشل عملية التنظيم يؤدي إلى فشل الحدث، وكلما كان المعرض كبيرًا وهامًا زادت أهمية الاهتمام بعملية التنظيم بشكل أكبر.

ومن العوامل الهامة التي تتعلق بعملية التخطيط هي البدء المبكر بها خاصةً إن كان الحدث سيضم العديد من المشاركين وسيحضره عدد كبير من الأشخاص، لذا لابد من التخطيط المبكر لكل شيء تحسباً لوقوع أية أمر طارئ في أي لحظة، من النقاط الأخرى الهامة المتعلقة بعملية التخطيط المبكر هي إمكانية تفادي وقوع الكثير من المشكلات المتوقعة عن طريق إيجاد حلول ملائمة لها بعيداً عن أية ضغط.

تشمل عملية التخطيط تحديد الأهداف التي يسعى صاحب المعرض لتحقيقها والتي تختلف باختلاف طبيعة الحدث الذي يستضيفه المعرض، فعلى سبيل المثال، قد تشمل أهداف معرض تجاري أو صناعي:

• تعريف المشاركين بما تقدمه من عروض.
• تهدف إحداث ضجة حول المعرض لجذب أكبر عدد ممكن من المشاركين.
• تم تسهيل عملية التفاعل المباشر مع العملاء، سواء كانوا محتملين أو حاليين.
• زيادة المبيعات.
• تعزيز فرص التعرف على سوق العمل.
• تكوين تعاونات جديدة مع شركاء مهمين.

إذا كان الحدث الذي يستضيفه المعرض يتعلق بالموضة والأزياء، فقد تكون أهدافه الرئيسية كما يلي:

• الترويج للأزياء الخاصة بصاحب المعرض.
• تسليط الضوء على العروض المتميزة.
• توليد خط موضة جديدة والترويج له.
• زيادة المبيعات.
• زيادة القاعدة الجماهيرية للشركة.

يسهل التخطيط للأهداف عملية استبعاد كل ما لا يساهم في تحقيقها، مما يجعل من السهل التمييز بين الأمور الهامة وتلك التي لا تضيف جديدًا، ولذلك فإن خطوة التخطيط وتحديد الأهداف بعناية تعتبر أحد أهم خطوات النجاح في المعرض.

الميزانية

تنظيم المعارض بالطبع عملية مكلفة لذا عند إعداد الميزانية هناك العديد من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان عند تحديد الميزانية وعلى رأسها ألا تتخطى تكاليف الإعداد للمعرض القدرة المالية للمؤسسة كي لا يشكل المعرض ضغطاً عليها بدلاً من أن يكون سبباً في تحقيق مزيد من النجاح. ومن الأمور الرئيسية التي ستغطيها الميزانية هي:

• مكان إقامة المعرض.
• عملية التسويق للمعرض.
• الديكور الخاص بالمعرض.
• الأثاث المستخدم في المعرض.

بعد تحديد الميزانية المطلوبة لتغطية النقاط السابقة، يجب التأكد من أن المبالغ المالية المتوقعة للمعرض ستكون كافية لتغطية هذه التكاليف. لذا، يجب العثور على أفضل عروض لتلبية احتياجات المعرض بأقل تكاليف ممكنة وتحديد رسوم مشاركة عادلة لجمعها من المشاركين لضمان توازن الميزانية وتحقيق الربح. ويجب أيضا التأكيد على نقطة مهمة جدا، وهي تحديد أسعار المشاركة في المعرض وفقا لميزانيتك المحددة مسبقا وإبلاغ المشاركين بها، حيث لن يرحب أي ضيف بأي زيادة حتى بسيطة بعد التوصل إلى اتفاقية.

المكان

اختيار المكان يساهم بشكل كبير في نجاح المعرض لذا لابد من اختيار مكان مثالي يلائم نوع الحدث الذي يستضيفه المعرض ويلائم الميزانية الخاصة بتنظيمه بالانطباع الأول الذي سيكونه المشاركين والحضور سيكون عن المكان نفسه، فعلى سبيل المثال إن كان المعرض يستضيف حدثاً فنياً فلابد من اختيار مكان ملائم يعبر عن الحدث من حيث التصميمات الخارجية أو الداخلية فلابد أن تتمتع بلمسة فنية، أم إن كان الحدث الذي يستضيفه المعرض تجارياً أو صناعياً فلابد أن يكون المكان عملي بشكل أكبر، وإن كان الحدث تكنولوجياً أو يخص الموضة والأزياء فلابد أن يكون المكان ساحراً ويلفت الأنظار.

لا يتم اختيار مكان المعرض بناءً على الشكل فقط، بل يجب وضع العديد من النقاط في الاعتبار، وتشمل هذه النقاط ما يلي:

• يجب اختيار موقع الحدث بعناية، بحيث يكون سهل الوصول إليه للمشاركين والحضور والمدعوين على حد سواء.
• يجب تحديد مساحة المكان بناءً على العدد المتوقع للحضور، فإذا كان العدد كبيرًا يجب اختيار مكان واسع لتجنب الزحام، وإذا كان العدد قليلًا يجب اختيار مكان صغير لكي لا يبدو الأمر كما لو أنه لم يحضر أحد إلى المعرض.
• يجب تحديد الأثر الذي ترغب في تركه في المكان عند الحضور. فإذا كنت ترغب في إثارة الإعجاب واستقطاب الانتباه، يجب اختيار مكان مميز. وإذا لم يكن هذا مطلوبًا، فيمكن اختيار مكان أكثر بساطة.
• يجب أن تكون تكلفة المكان ملائمة للميزانية التي تم وضعها مسبقًا، ويمكن العثور على العديد من العروض المختلفة للأماكن واختيار الأفضل منها والأنسب للميزانية.

الديكور

يجب الاهتمام بشكل خاص بالديكور الداخلي للمعرض لأنه يترك انطباعًا قويًا على الحضور، ويجب أن يتناسب مع طبيعة الحدث ويخدم الأهداف المرجوة من المعرض، وهناك عدة نقاط يجب مراعاتها عند اختيار ديكور المعرض

• يجب أن يحتوي الأثاث الذي يتضمن الطاولات والكراسي على عدد كافٍ لتغطية حضور جميع الأشخاص، ويجب أن يكون حجمه مناسباً للمكان لتسهيل الحركة والتنقل دون أي عوائق، وكذلك يجب أن يكون مريحاً وجذاباً.
• يجب اختيار اللوحات بعناية، سواء كانت لافتات توجيهية للحضور أو لوحات تزيينية، لتعبر عن طبيعة الحدث وتكون متناسبة مع الأثاث الموجود في المكان.
• الإضاءة تتوقف على طبيعة الحدث، فإذا كان يتطلب إضاءة خافتة أو قوية، أو إضاءة بلون أبيض أو أصفر أو غيرها من الألوان. وتهتم العناية بالإضاءة بشكل كبير، لأنها تترك انطباعًا سواء في الحميمية أو الوضوح، لذا يجب أن تكون ملائمة للانطباع الذي ترغب في تركه.

الترويج

وهي واحدة من أهم الخطوات التي قد تتسبب في إفشال جميع الخطوات السابقة أو نجاحها، وتنقسم عملية التخطيط للمعرض لمرحلتين مرحلة سابقة لبدء تنفيذه بشكل فعلي لمعرفة ردود الأفعال والإقبال، ومن ثم مرحلة الترويج النهائي لتشجيع الجميع على الحضور، وكلما كانت حملة الترويج كبيرة ومخطط لها بعناية كلما ساهمت في نجاح المعرض.

الحملة الإعلانية للترويج عن المعرض ذات أهمية كبيرة جدا، حيث تحتاج إلى إقناع المشاركين بجدوى المشاركة فيه، وإقناع الحضور بأنه يستحق زيارته. والحملة الترويجية الناجحة هي تلك التي تكون متكاملة وتغطي الشركات والمؤسسات المرتبطة بالمعرض، وتستهدف المهتمين بمحتواه، وتستخدم جميع وسائل الإعلان للوصول إلى الجمهور المستهدف، مثل مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة مثل فيسبوك وتويتر وإنستجرام وغيرها. والأهم من ذلك أن تسلط الضوء على مميزات المعرض وأهم المشاركين لجذب أكبر عدد من الأشخاص لحضوره.