كيفية كتابة الشكاوى

يحتاج الكثير من الناس إلى كتابة رسائلهم اليومية في حياتهم، فالرسائل تعتبر جزءا من طرق تعامل الأشخاص مع بعضهم البعض، وهي الطريقة التي يفضلها الكثيرون للتعبير عما بداخلهم، وللرسائل أنواع عديدة وكل نوع يتطلب طريقة محددة في كتابته، فإذا لم يكن صاحب الرسالة يدرك كيفية كتابة الرسالة، فقد يفقد الرسالة أهميتها ويضيع مضمونها هباء .

ونظرا لاختلاف المعاملات بين الناس، تختلف أنواع الرسائل التي يتم إرسالها بين الأفراد، وتختلف طريقة كتابة الرسائل الرسمية عن الغير رسمية، فالرسائل الرسمية تحتاج إلى حذر تام وطريقة كتابة خاصة، وخاصة إذا كانت تلك الرسالة الرسمية هي شكوى لأحد الشخصيات الهامة أو الجهات المختلفة الهامة، فعند كتابة هذا النوع من الرسائل يجب اتباع بعض التعليمات الهامة حتى يضمن الكاتب كتابة الرسالة بشكل لائق وتتضمن جميع الشكاوى التي يريد توجيهها للمسؤولين .

كيفية كتابة رسالة الشكوى :
أولًا التاريخ : يجب أن يبدأ الرسالة بتاريخ تقديم الشكوى، ويتم وضعه في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة .

ثانيًا اسم صاحب الشكوى : يتعين على الشاكي كتابة اسمه ولقبه في رسالة الشكوى تحت تاريخ كتابة الشكوى، مع الأخذ بعين الاعتبار كتابة لقب الشاكي، مثل طبيب أو مهندس أو غير ذلك .

ثالثًا موضوع الشكوى : وفي منتصف الصفحة تحت اسم المشتكي، يتم كتابة موضوع الشكوى مع الالتزام بالاختصار في الكلام، ويمكن أن يكون موضوع الشكوى سطرا على الأكثر .

رابعًا كتابة التحية و تفاصيل الموضوع : يتم كتابة التحية بإختصار في جانب اليمين من الصفحة، وتحت عنوان الشكوى. ثم يقوم صاحب الشكوى بتقديم التفاصيل وأسباب المشكلة بشكل مختصر ومفيد للغاية حتى يمكن للجهة الفهم والعمل على حل المشكلة في أسرع وقت ممكن .

خامسًا خاتمة رسالة الشكوى : يجب إنهاء الرسالة بشكل حضاري وأخلاقي، حيث يتم كتابة بعض العبارات الآملة في نهاية الرسالة. وبعد ذلك، يتم كتابة اسم صاحب الرسالة ورقم هاتفه وعنوانه أسفل الرسالة، مع مراعاة وضع المرفقات في الجزء السفلي الأيمن من الصفحة .

نصائح لكتابة رسالة الشكوى :
أولًا التهذيب في كتابة الشكوى : عادةً ما يكون كتابة الشكوى ناتجًا عن غضب داخلي لدى صاحبها، لذلك يجب على الشخص أن يتحكم في غضبه وانفعالاته أثناء كتابة الشكوى، حيث ستتم تقديم الشكوى للشركات أو أي جهة أخرى، وإذا رأوا أسلوبًا هجوميًا، فلن يهتموا بالرسالة أو سيكون الرد مماثلًا .

ثانيًا الإيجاز في كتابة الشكوى : ينبغي لصاحب الشكوى أن يدرك أنه ليس المرسل الوحيد لرسائل تلك الجهة، حيث تتلقى الشركات والجهات المسؤولة الكثير من الرسائل يوميا، لذا يتعين على الشاكي التعبير عن شكواه بشكل بسيط وواضح وموجز، حتى يتمكن المستقبل من قراءتها بسرعة والرد عليها في أسرع وقت ممكن .

ثالثًا كتابة الشكوى بثقة : تعد الثقة أحد العوامل الهامة في كتابة أي رسالة خاصة، وخاصة رسالة الشكوى، ولذلك يجب على صاحب الرسالة أن يكتبها بأسلوب جدي وحازم دون أي تجاوزات، فالجدية في كتابة الشكوى تجعل الجهة المسؤولة تهتم بها وتعمل على حل المشكلة .

رابعًا مراجعة الشكوى : يجب على الشاكي أن يراجع رسالته عدة مرات حتى يتأكد من سلامتها النحوية وعدم وجود أخطاء إملائية فيها قبل إرسالها. إذا لم يتمكن الشاكي من كتابة الرسالة بشكل صحيح، فيجب عليه أن يلجأ إلى شخص آخر لكتابتها بالنيابة عنه .