فن كتابة الخطابات الرسمية
في العصر الحالي القائم على الإنترنت والبريد الإلكتروني، ينشأ حاجة متكررة لكتابة خطاب رسمي بشكل أقل مما كان عليه في الماضي. ومع ذلك، لا يزال من الضروري أحيانا تقديم خطاب رسمي للحصول على معلومات أو التقدم لبرنامج أكاديمي أو وظيفة، أو كتابة شكوى أو التعبير عن رأيك بطريقة فعالة ومنسقة.
كتابة خطاب رسمي
كن موجزا
اذكر في الفقرة الأولى من رسالتك الرسمية الغرض منها ولا تحول عن الموضوع، وحاول تجنب استخدام الكلمات العامية أو الطويلة، وابق الرسالة قصيرة. كما يتطلب الكتابة القوية والموجزة عدم وجود كلمات غير ضرورية في الجملة، وعدم وجود جمل غير ضرورية في الفقرة، لأنه يجب ألا يحتوي الخطاب على أجزاء غير مهمة، ولا يتطلب من الكاتب جعل كل الجمل مختصرة، أو التخلي عن التفاصيل بالكامل، بل يمكنه التعامل مع الموضوعات في مخطط تفصيلي.
استخدم النبرة الصحيحة
يجب كتابة رسالة عمل أو خطاب رسمي بنبرة أكثر رسمية قليلاً من لغتك اليومية ، و تجنب ما يلي: العامية أو المصطلحات ؛ تقلص من استخدام كلمات مثل أنا ، لا ، هو ؛ و بعبارة غامضة مثل جيدة و جميلة . كن مهذبا ومحترما ، حتى لو كنت تشكو ، ألقِ نظرة على مثال خطابنا الرسمي لترى ما هي النغمة المناسبة.
صحح بروفات الطباعة
التدقيق اللغوي ضروري جدا، بمجرد كتابة خطابك الرسمي، تحقق من القواعد والإملاء بعناية، استخدم برنامج التدقيق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم قم بقراءة الرسالة بنفسك لأن البرنامج قد يخطئ، استخدم القاموس أو المعجم إذا لزم الأمر، وتحقق من قواعد اللغة وعلامات الترقيم للتأكد من صحتها وتأكد من اكتمال الجمل، من الجيد أن يقوم شخص آخر بتدقيق رسالتك الرسمية، حتى بعد أن قمت بذلك، فربما تجاهلت الأخطاء في شيء قرأته مرات عديدة، وإذا كانت هذه الرسالة الرسمية مهمة بما فيه الكفاية لتستغرق الوقت في كتابتها، فلا تتعجل في إنهائها، وسوف تقلل الأخطاء من تأثير البيان أو الانطباع الذي تحاول أن تحدده.
استخدام التنسيق السليم و العرض التقديمي
تذكر أن الانطباع الأول هو الذي يدوم ، واستخدم ورقا جيد الجودة ومغلفا مطابقا لخطابك الرسمي ، وتأكد من مخاطبة المستلم بشكل صحيح وأن اسمه مكتوب بشكل صحيح ، وبنفس الأهمية – لا تنس توقيع الرسالة! تحقق من كتابنا الإلكتروني للكتابة ، والذي يحتوي على العديد من الأمثلة للرسائل الرسمية ، ويمكنك أيضا البحث عن قوالب مجانية عبر الإنترنت.
اهتم بتنسيق الخطاب الرسمي
الالتزام بالاتفاقيات القياسية لكتابة الخطابات الرسمية الجيدة وتقديم رسالتك بشكل جذاب يضمن أن تلقى أفكارك اهتمامًا جادًا من المتلقي ويتم النظر فيها بجدية، وهناك بعض النصائح التنسيقية التي يمكن اتباعها مثل:
طريقة تنسق الخطاب الرسمي
تركيب العنوان
يتألف العنوان من عنوانك (وليس اسمك) والتاريخ، وعادة ما لا يتم تضمين أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني هنا، ولكنها مقبولة، وينتقل العنوان في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة باستخدام تنسيق الكتلة.
يتكون العنوان الداخلي من اسم وعنوان الشخص الذي تكتب إليه، ويجب أن تحاول توجيه الخطاب الرسمي إلى شخص معين. وإذا كنت لا تعرف اسمه أو اسمها، فعلى الأقل حاول تضمين لقبه. وعادة ما يتم وضع هذا العنوان أربعة أسطر أسفل العنوان إذا تم استخدام معالج النصوص، أو سطر واحد أسفل العنوان إذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد.
تقديم التحية
تخطي سطر واحد بعد العنوان الداخلي و اكتب التحية ، يعتمد اختيارك للتحية على ما إذا كنت تعرف المستلم المقصود للخطاب الرسمي أم لا. التحية الأكثر شيوعا هي العزيز ، و تليها اسم الشخص ، و إذا كنت لا تعرف ما إذا كان الشخص الذي تتناوله هو رجل أو امرأة ، فقد تبدأ بذلك سيدي العزيز او سيدتي، و إذا كان الشخص لديه لقب محدد مثل دكتور ، تأكد من استخدامه.
موضوع الخطاب
يجب تخطي سطر واحد بعد التحية والبدء في كتابة نص الرسالة الرسمية، وهذا الجزء هو الجزء الرئيسي من الرسالة. يجب مراعاة القواعد المذكورة أعلاه فيما يتعلق بالإيجاز والتسلسل اللغويوالاتساق، ويفضل استخدام فقرات قصيرة وواضحة ومنطقية لتوضيح الموضوع.
الختام والتوقيع
هذه هي نهاية الرسالة ، تخطي سطر واحد بعد الفقرة الأخيرة من نص الرسالة واكتب الإغلاق ، و يجب كتابة الأحرف الأولى فقط من الإغلاق يتخللها فاصلة ، و اترك عدة أسطر بعد الإغلاق واكتب (أو اطبع) توقيعك. يتم إدراج توقيعك الفعلي المكتوب بخط اليد بين هذين الخطين المطبوعين مكتوبًا بالحبر ، و من اشهر الجمل تفضلوا بقبول فائق الاحترام.