– يحتاج الموظف المتميز إلى ترتيب ملفاته داخل المكتب، وترتيب الملفات هو إشارة إلى نظافة الموظف واحدة من العوامل المهمة التي تزيد من قدرته على العمل بتركيز. إذا كانت مكان العمل مرتبا ونظيفا، فإنه يساعد على تصفية الذهن واسترخاء الموظف. وإذا كان المكان غير نظيف، فإن الموظف يشتت ولا يستطيع أداء واجبه بشكل جيد. وعملية تنظيم الملفات هي عملية شاقة قد يواجهها الموظف، ويجب عليه متابعة هذه العملية بشكل دائم لتجنب أن تصبح عملية شاقة عليه .
طريقة ترتيب الملفات في المكتب :
أولًا : يجب على الموظف المتميز أن يقوم بوضع ترتيب ملفات المكتب الخاصة به في أولوياته و يعتبر مهمة ترتيب ملفات المكتب جزء هام من ضمن جدول عمله اليومي ، و أيضًا يجب اعتبارها مهمة يومية لابد من إنجازها و متابعتها أول بأول ، و على الموظف الناجح عدم إهمال الملفات إذا تراكمت ، مع العلم أنه يمكن جدولة عملية تنظيم و ترتيب الملفات .
ثانيًا : يجب على الموظف المتميز متابعة أوراق العمل والملفات بعناية وحكمة منذ بداية كتابتها، وفرزها حسب الموضوع والتاريخ، والحفاظ عليها في ملفات منفصلة وآمنة، كما يجب صنع خزانة خاصة للملفات لتتم ترتيبها بحسب التسلسل المناسب، ويفضل ترتيبها حسب أهمية الموضوع مع الأخذ بعين الاعتبار ترتيبها من الأقدم إلى الأحدث، وذلك لتسهيل استخراج أي ملف يطلب بشكل سريع .
ثالثًا : هناك نوع آخر من التسلسلات وهو ترتيب الملفات حسب الحروف والترتيب الأبجدي، مع مراعاة تصنيف الملفات حسب أهميتها في العمل، مثل تسلسل أسماء الشركات والعملاء التي يتم التعامل معها .
رابعًا : يجب على الموظف المتميز العمل على كتابة أسماء الملفات على الغلاف الخارجي للملفات بخط واضح ومفهوم، ووضع الملفات في خزانة الملفات حسب التسلسل الأبجدي، والتأكد من وضع كل ملف في مكانه الصحيح بعد الاستخدام، وتجنب وضع جميع الملفات في نفس الخزانة وتراكمها حتىيصبح من السهل العثور عليها واستخدامها .
خامسًا : يجب على الموظف المتميز تقسيم الملفات إلى مجموعات وفرزها حسب أسماء الشركات والعملاء، مع مراعاة الترتيب الأبجدي لكل مجموعة، وذلك لتسهيل الوصول إلى الملف في حالة الطلب عليه .
سادسًا : يجب على الموظف المتميز في عمله تقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي أو الشهري للمكتب، حيث توفر هذه الطريقة الكثير من الجهد وتحافظ على الملفات بصورة أسهل وأسرع .
سابعًا : يمكن تخزين الملفات المتعلقة بالسنة بأكملها في نهاية كل عام على حده، وبذلك يصبح من السهل الوصول إلى الملفات المطلوبة بأسرع وقت .
ثامنًا : يمكن تصنيف الملفات إلى ثلاث فئات، الملفات الهامة جدا التي تحتاج إلى الأولوية، ثم الملفات ذات الأهمية الأقل، وأخيرا الملفات العادية، ويجب تمييز كل فئة بلون مميز .
تاسعًا : يجب وضع علامات ترقيم لتمييز الملفات عن بعضها البعض، حيث تساعد هذه الطريقة بشكل خاص عندما يكون هناك الكثير من الملفات المتراكمة .