تشير عمليات الأعمال إلى جميع الأنشطة التي يقوم بها الموظفون يوميًا لتحقيق أهداف المنظمة، وتعتبر هذه العمليات تقريرًا عن إنجازات الشركة لتحقيق هدف معين.
تشمل العملية التجارية أي اختلافات أو استثناءات قد تحدث فيها، ولا يمكن فهم طريقة تحليل العملية التجاريةإلا إذا تم التعرف على طريقة إنشائها.
كيفية انشاء العمليات التجارية
- يقوم المدير في البداية بتحليل العمليات التجارية من أجل معرفة طريقة سير عمل ما، فبعد أن يقوم المدير بالتحليل للعملية الحالية، تُقرر الإدارة عمل أية تغييرات تراها من اجل أن تحسن من العملية الحالية، وهذا التحسي يساعد بدوره في توقير وقت وتكاليف الشركة و الوصول الى رغبات العملاء وتحقيقها من خلال تقديم خدمة أو خلق منتج عليه طلب من قاعدة كبيرة من العملاء.
- يجب تحديد نطاق كل عملية تجارية لتحديد قدرتها.
- يجب تحديد النتيجة المرغوبة.
- تحديد العملية يجعل تحليلها وتحسينها أسهل بكثير، حيث أن العملية التجارية ليست مجرد شيء واحد، بل هي مجموعة من العمليات الفرعية المترابطة داخل العملية الرئيسية.
- يتم توثيق العمليات التجارية وتحديد الأقسام المختلفة فيها، بالإضافة إلى تحديد المدخلات والمخرجات المختلفة لتلك العمليات.
- يجب كتابة أي استثناءات لكل عملية، على سبيل المثال، يجب إدخال أي خصومات كبيرة يدويًا لإصدار فواتير دقيقة.
- عند التفكير في نوعية كل عملية قمت بإنشائها، يمكنك إجراء تحليل للعملية وتنفيذ التحسينات اللازمة.
- يجب الاهتمام بتنفيذ عمليات التشغيل الخاصة بالمهام اليومية لضمان الانتهاء منها بسرعة وكفاءة.
- يجب إجراء تحليل لعمليات الأعمال لاكتشاف النواقص والأخطاء والقصور.
- إذا استغرق تصحيح الأخطاء وقتاً طويلاً وتراكم العمل بشكل كبير، فهذا يعني وجود خطأ في العملية، ويجب البحث عنه ومعالجته.
- عندما تواجه مجموعة من المشكلات في النهاية، يمكنك تحديدها وتقرير العمليات التي تحتاج إلى التحسين، وعليك البدء بالعملية التي تؤثر بشكل كبير على عمليتك.
تحليل العملية التجارية
- في البداية لابد من التحدث مع الموظفين القائمين على العملية بشكل رئيسي، ويتم هذا الامر بمجرد أن تقوم بتحديد أية عملية تحتاج الى تحسين أو اصلاح، و لابد من مناقشتها مع المسئولين عن تنفيذها واجعل كل منهم يقترح أية تحسينات قد يراها مناسبة ولماذا والنتائج المترتبة على تنفيذ الاقتراح.
- حدد المدخلات التي يتعين العمل عليها لتنفيذ كل عملية ومصادر الحصول على كل مدخل.
- يمكن تحسين عمليات المشروع عن طريق التواصل مع القائمين عليها وطلب حلول مقترحة لتحسين الأداء، وذلك من خلال تنظيم لقاءات عصف ذهني لإيجاد حلول وتحسينات للعمليات، والتي تنطوي على مختلف الأقسام في المشروع.
- يجب عمل ملخص واضح وشامل للمعلومات التي يتم تلقيها، وتوزيعها على المشاركين في العملية، سواء تم إجراء مقابلة معهم أو لم يتم ذلك، وقبل انتهاء الاجتماع يجب طلب تقييم منهم، وستلاحظ إضافةتوجيهات جديدة لتحليلك.
- إذا لم توضح لك المعلومات التي تم تزويدك بها من المشاركين في العملية سير العملية وكيفية استخدامها، فإنك تتجه في الاتجاه الخاطئ.
- يعد تغيير العملية التجارية أمرًا أساسيًا لا ينبغي إهماله على الإطلاق، حيث إن هذه التغييرات يمكن أن توفر لك الوقت والتكاليف وتجعل العملية أسهل وأبسط، كما أنها تساعد على تحسين تقديم الخدمات للعملاء.
- يتم عمل مخططات لكل العمليات التجارية لكي يتسنى لك وضع تصور لعملية التجارية، ويمكن استخدام المستندات التي تم استخلاصها من الاجتماعات المتعلقة بالعملية في عمل المخططات، حيث يجب أن يتضمن المخطط جميع الخطوات اللازمة لإتمام العمليات التجارية.
- يمكن إعداد المخطط بطريقتين، إما يدويًا أو باستخدام التقنيات المتطورة والحاسوب، ويُعَدُّ المخطط الانسيابي أداة دقيقة لرؤية العملية التجارية بوضوح، ويُمكن من خلاله تحديد وإصلاح العيوب بسهولة ويسر.
- بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات على العمليات التجارية، الخطوة الأخيرة والهامة جدا هي مراجعة النتائج والتحقق من تحقيق التحسينات المتوقعة، وإذا كانت الإجابة لا، فيجب إعادة تحليل العملية مرة أخرى وتحديد الأجزاء التي تحتاج إلى تحسين.