تعريف الهيكل التنظيمي
ما هو الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي هو إطار يوضح الوحدات الإدارية أو التقسيمات التي تتكون منها المنظمة، وتكون المنظمة على شكل مستويات فوق بعضها البعض، ويأخذ شكل هرمي يربطه خط سلطة رسمية ينساب من خلاله الأوامر والتعليمات والتوجيهات من المستوى الأعلى إلى المستوى الأدنى.
يشبه الهيكل التنظيمي لأي شركة بشكل كبير وظيفة الهيكل العظمي في جسم الإنسان، حيث إذا كان هذا الهيكل التنظيمي سليم وصحيح، فذلك يعد دليلاً على صحة واستقرار المؤسسة، والعكس صحيح.
بالطبع لا يوجد تنظيم معين أو ثابت يمكن تسميته بأنه التنظيم المثالي، ولا يوجد تنظيم واحد يناسب جميع المؤسسات ومجالات العمل المختلفة بمختلف أحجامها، حيث تختلف ظروف العمل وطبيعته من مؤسسة إلى أخرى، وكذلك تختلف الأهداف والضغوط البيئية سواء كانت داخلية أو خارجية، وجميع تلك العوامل تؤثر بشكل كبير على تصميم الهيكل التنظيمي.
العوامل التي تؤثر على الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة
- بيئة المنظمة
- نطاق الإشراف
- التكنولوجيا
- القدرات البشرية
- درجة التخصص
- الموقع الجغرافي للمؤسسة
- دورة حياة المؤسسة
- حجم المنظمة
- المركزية واللامركزية
أشكال الهيكل التنظيمي الرسمي
التنظيم الرأسي
أحد أشكال التنظيمات الهيكلية الأولى للشركة هو التنظيم التنفيذي أو الرأسي، وهو الإطار الأبسط للهيكل التنظيمي للمؤسسة بأكملها. يعتبر هذا التنظيم قريبا من التدفق الرأسي للعلاقات، حيث تتدفق الأوامر والتوجيهات من الأعلى إلى الأسفل. يعرف هذا الهيكل أيضا باسم سلسلة القيادة أو المبدأ القياسي، ويكون مفيدا في الشركات الصغيرة حيث يكون عدد الرؤساء والمرؤوسين قليلا.
مزايا التنظيم الرأسي
- سهولة العمل
- فعال اقتصاديًا، ويتيح اتخاذ قرارات سريعة وتنسيق فعال.
- يتفق مع المبدأ القياسي للتنظيم، ويعزز وحدة القيادة.
- يسمح هذا النظام بتحديد مسؤولية أداء المهام لأفراد محددين، مما يسهل مسائلة الأفراد على المهام المفوضة لهم.
- يتميز بدرجة عالية من الانضباط بسبب السيطرة الموحدة وعدم وجود انقسام في الولاءات.
- يكون التكلفة الإجمالية لإدارة المنظمة على هذا النحو منخفضة
عيوب التنظيم الرأسي
- تعاني الشركة التي تستخدم هذا الهيكل بسبب التخصص، حيث يهتم مدير كل قسم فقط بأنشطةالقسم الخاص به، لذلك يهتم الموظفون الماهرون فقط بالمهام المتعلقة بإداراتهم وحدها.
- يمكن للمنظمات التي تستخدم هذا النمط التنظيمي أن تفرض مسؤولية ثقيلة على مسؤول رئيسي أو عدد قليل من الموظفين الرئيسيين أكثر مما يفرضونه على باقي الموظفين.
- إذا تسلط شخص تعسفي على إدارة ما، فإن قوته التعسفية يمكن أن تؤدي إلى إلحاق الضرر بالمنظمة.
- تعاني المؤسسات التي تعتمد على التنظيم الهرمي من نقص في الاستشارة بخصوص الخبرة، فعندما يواجه المدير المباشر مشكلة في صنع القرار، فلن يجد فريق عمل متخصص يمكنه الاستعانة به.
- تكون المؤسسة الخطية عادةً صارمة وغير قابلة للتعديل، وتحرص على الانضباط الصارم إلى درجة أنها نادرًا ما تتغير.
- لا يتم تقسيم العمل في هذا النظام بناءً على خطة علمية، ولكن يتم تحديده بناءً على رغبات المديرين.
- تشجع بعض المنظمات التي تستخدم الهيكل الخطي استخدام الواسطة والمحاباة وعلاقات الصداقة.
التنظيم الوظيفي
يُعرف التنظيم الوظيفي أيضًا باسم تنظيم الوظائف أو Function Organization، وهو نوع من التنظيم الذي يتم فيه تخصيص نشاط محدد لكل وحدة إدارية، حيث يتم تقسيم المؤسسة بأكملها إلى مجموعات وأقسام صغيرة بناءً على وظائف متخصصة.
مزايا الهيكل التنظيمي الوظيفي
- يجب أن يكون لدى مدير كل فريق المعرفة والخبرة في مجال عمله بشكل خاص.
- يتم العمل بكفاءة ودقة أكبر، ويقل عدد الأخطاء.
- يُساعد هذا النظام في تحفيز الموظفين داخل الشركة
- وجود خلفيات متشابهة لجميع أعضاء الفريق يسمح لهم بمشاركة الأفكار والتوصل إلى حلول.
- يتمتع الموظفون بفهم واضح لترتيب السلطة الهرمية داخل الشركة.
- يشعر الموظفون بالأمان في عملهم، لأن أي جهد يبذلونه لن يذهب سدى، وهذا يساعدهم على تقديم أداء أفضل.
عيون الهيكل التنظيمي الوظيفي
- يمكن أن يؤدي العمل الواحد إلى الشعور بالملل لدى الموظفين.
- عدم وجود تحديات جديدة يقلل من حماسة الموظفين.
- قد يؤدي ذلك إلى تعارضات بين الموظفين فيما يتعلق بالترقيات.
- الموظفون لا يكسبون أي مهارات أو معرفة خارج مجالات عملهم.
- إذا حدث أي تغيير ضروري في الموظفين، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان التوازن في النظام بأكمله.
التنظيم التنفيذي الاستشاري
تركز منظمة الخط والأركان على التركيز على السلطة، حيث يتم تقسيم الهيكل الوظيفي إلى أقسام، ويتم دمج الأدوار لتجنب القيود المفروضة بواسطة الهيكل الخطي. يلعب الموظفون والمديرون المباشرون أدوارا محددة في هذا النوع من التنظيم.
مزايا الهيكل التنفيذي الاستشاري
- يتلقى المديرون التنفيذيون مشورة من الخبراء الموظفين.
- يساعد تركيز السلطة بهذه الطريقة على اتخاذ قرارات أكثر كفاءة وجودة.
- هناك فرصة كبيرة لنمو الموظفين، وهو يمنح حرية لكل فرد للتطور في مجال عمله.
- عيوب الهيكل التنفيذي الاستشاري.
- ازدواجية السلطة في هذا النظام.
- هذا النظام أكثر تكلفة من الأنظمة الأخرى.
- في بعض الأحيان يتم سوء فهم نصائح الخبراء التي يقدمها الموظفون من قبل المديرين التنفيذيين.
التنظيم الشبكي
التنظيم الشبكي هو نظام يعتمد على تنظيم مركزي صغير، ويعتمد المنظمون فيه على منظمات أخرى ذات أنشطة مختلفة مثل البحث والإنتاج والتوزيع، ويقوم المديرون بالإشراف على منظماتهم وتنسيق الأعمال مع المنظمات الأخرى التي تعاقدوا معها.
مميزات التنظيم الشبكي
- تسمح استخدام الشركة لأي موارد خارجية قد تحتاجها، مثل المواد الخام.
- يمكن أن يوفر للشركة عمالة رخيصة.
عيوب التنظيم الشبكي
- لا توجد رقابة مباشرة على العقود والأعمال الخارجية من قبل الشركات الخارجية التي تتعاقد معها.
- يزيد من مخاطر الالتزام بتنفيذ بنود العقد والأعمال المتعاقد عليها من قبل المتعاقدين.
خطوات تصميم الهيكل التنظيمي للشركة
- تحديد أهداف المشروع هي الخطوة الأولى في تصميم هيكل تنظيمي ناجح.
- يتم تحديد وتجميع جميع الأنشطة المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف في المرحلة الثانية.
- يتم هيكلة الأنشطة في شكل تقسيمات تنظيمية، وتجميع الأنشطة في شكل تقسيمات إدارية تنفيذية.
الاتجاهات العامة الواجب مراعاتها عند إعداد تنظيم هيكلي للشركة
- يجب أن تبدأ باستخدام الخريطة التنظيمية وشرح أهميتها، لأنها تعرض الهيكل التنظيمي المقترح بشكل متسلسل.
- يجب صياغة اختصاصات التقسيمات التنظيمية بدقة للهيكل الذي تم اختياره، حتى لا يتسبب ذلك في تفتت النشاط الواحد بين عدة أجهزة في الشركة.
- يجب أن تكون دقيقًا عند تحديد الهدف المراد تحقيقه.
- يجب إجراء تحليل كامل وشامل للنشاط المطلوب تنظيمه، وتقسيم الهدف إلى جزئيات فرعية وجزئيات فرعية أصغر.
- يجب أن يكون الأساس لاختيار نوع تقسيم العمل في الهيكل الذي اخترته هو مدى إسهام هذا النوع في تحقيق الأهداف.
- يجب مراعاة حجم العمل وتشكيل البنية التنظيمية وتوازن الأعمال المتشابهة في النوعية.
- يجب دمج الأعمال المتجانسة معًا وتجنب تفتيتها.
- يجب تجميع الأنشطة الصغيرة معًا في وحدات أكبر قدر الإمكان لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
- يجب تحديد نطاق الإشراف بشكل دقيق وخاصة في الأعمال التي يديرها مدير المنظمة مباشرة، وكذلك في الأعمال التي تتميز بالتنوع والانتشار حتى يمكن تحقيق الفاعلية المطلوبة.
- يجب تجنب تعدد المستويات الرأسية للإشراف حتى لا يؤديذلك إلى طول خط السلطة وتعقيد الإجراءات وزيادة التكلفة، ويفضل تقليل المستويات الرأسية للإشراف إلى ثلاثة مستويات فقط.
- يجب ربط الدراساتوالأبحاث النظرية بالأعمال التنفيذية بقدر الإمكان.