المدخلات والمخرجات في المحاسبة

تتكون أنظمة المعلومات المحاسبية من إدخالات وإخراجات البيانات. عند إدخال البيانات في النظام، يتم تصنيفها في إخراجات إعلامية يمكن للشركة الاستفادة منها لتسجيل وتحليل مجموعة متنوعة من الأنشطة التجارية. تشمل هذه الأنشطة المبيعات والمشتريات والموظفين والمخزون، وهي أمثلة على العناصر التي يمكن لنظام المعلومات المحاسبية تتبعها وإعداد تقارير حولها. يعتمد حجم نظام المعلومات المحاسبية على احتياجات الأعمال المحددة، وهناك العديد من أنواع الإخراجات القياسية التي يستخدمها جميع الشركات.

ما هي المحاسبة

المحاسبة هي عملية نقل المعلومات المالية المتعلقة بكيان الأعمال للمستخدمين مثل أصحاب المصلحة والمديرين، وتتم هذه التواصلات عموما عبر بيانات مالية توضح من الناحية المالية الموارد الاقتصادية التي تخضع لسيطرة الإدارة. يكمن الفن في اختيار المعلومات ذات الصلة للمستخدم، وتطبق مبادئ المحاسبة على كيانات الأعمال في ثلاثة أقسام للفنون العملية: المحاسبة ومراجعة السجلات المالية والتدقيق.

مدخلات المحاسبة 

إدخالات دفتر اليومية

في مجال المحاسبة، يعتبر إدخال دفتر اليومية عملية تسجيل للمعاملات الخاصة بالحسابات في بنود دفتر اليومية المحاسبية، ويمكن أن يتم إدخال دفتر اليومية من خلال عدة عناصر، حيث تكون كل منها مدينة أو مدينة بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتساوى إجمالي الخصوميات مع إجمالي الاعتمادات، وإلا فإنه يعتبر غير متوازن. كما يمكن تسجيل إدخالات دفتر اليومية لعناصر فريدة أو متكررة مثل الاستهلاك أو استهلاك السندات. وتشمل بعض البيانات الشائعة المدرجة في إدخالات دفتر اليومية: رقم إدخال دفتر اليومية، رقم الدفعة، النوع، المبلغ، الاسم، العكس التلقائي، التاريخ، فترة المحاسبة والوصف.

تمثل الميزانية العمومية بيانًا يوضح صافي قيمة معينة في تاريخ محدد. يتم استخدام إدخالات دفتر اليومية لتسجيل الإيداعات والسحب من هذه القيمة الصافية، وبعد تسجيل المعاملات من خلال قيود اليومية، يمكن إعداد الميزانية العمومية المنقحة.

تعتبر إدخالات دفتر اليومية وسيلة أسهل لارتكاب عمليات تزوير في البيانات المالية بدلاً من تعديل الدفاتر الفرعية ، تتطلب الأولى تجاوز الإدارة فقط ، بينما تتطلب الأخيرة التواطؤ مع الإدارات الأخرى. ظهرت إدخالات دفتر اليومية المزيفة بشكل بارز في عمليات الاحتيال في WorldCom و Cendant و Xerox.

إمساك الدفاتر

مسك الدفاتر هو تسجيل المعاملات المالية ، تشمل المعاملات المبيعات والمشتريات والدخل والإيصالات والمدفوعات من قبل فرد أو منظمة ، يقوم مسك الدفاتر عادة بمسك الدفاتر ، ويعتقد العديد من الأفراد عن طريق الخطأ أن مسك الدفاتر والمحاسبة هي نفس الشيء ، هذا الخلط مفهوم لأن عملية المحاسبة تتضمن وظيفة مسك الدفاتر ، ولكنها مجرد جزء واحد من عملية المحاسبة.

يقوم المحاسب بإعداد تقارير استنادا إلى المعاملات المالية المسجلة التي يقوم كاتب الحسابات بتسجيلها واستمارات الملفات مع الجهات الحكومية. هناك بعض الأساليب المشتركة في مسك الدفاتر مثل نظام القيد الواحد ونظام القيد المزدوج. وعلى الرغم من أن هذه الأنظمة يمكن أن تنظر إليها على أنها الطريقة الحقيقية لمسك الدفاتر، إلا أن أي عملية تشمل تسجيل المعاملات المالية تعتبر عملية مسك الدفاتر. يعرف مسك الدفاتر أيضا بالمحاسبة أو الفنية المحاسبية، وهو الشخص المسؤول عن تسجيل المعاملات المالية اليومية للمؤسسة.

دفتر الأستاذ العام 

دفتر الأستاذ العام يعد المستودع النهائي للسجلات والبيانات المحاسبية، وفي البرامج المحاسبية الحديثة أو تخطيط موارد المؤسسات، يعمل دفتر الأستاذ العام كمستودع مركزي للبيانات المحاسبية المنقولة من جميع الدفاتر الفرعية أو الوحدات مثل الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض وإدارة النقد والأصول الثابتة والمشتريات والمشاريع. دفتر الأستاذ العام هو العمود الفقري لأي نظام محاسبة يحتفظ بالبيانات المالية وغير المالية للمؤسسة، بما في ذلك بيان المركز المالي وبيان الدخل والدخل الشامل التي تستمد من دفتر الأستاذ العام.

يشتمل دفتر الأستاذ العام على صفحة واحدة أو أكثر لكل حساب، ويستخدم كمكان لتسجيل الترحيلات إلى الحسابات.

الترحيل هو عملية تسجيل المبالغ كأرصدة الجانب الأيمن ، والمبالغ كدين الجانب الأيسر، في صفحات دفتر الأستاذ العام ، تحتوي الأعمدة الإضافية الموجودة على اليمين على إجمالي نشاط قيد التشغيل ، ويطلق على قائمة أسماء الحسابات دليل الحسابات ، ويسمى استخراج أرصدة الحسابات ميزان المراجعة ، ويكون الغرض من ميزان المراجعة هو ، في مرحلة أولية من عملية إعداد البيانات المالية ، ضمان المساواة في مجموع الديون والائتمانات.

يجب أن يحتوي دفتر الأستاذ العام على التاريخ والوصف والرصيد أو المبلغ الإجمالي لكل حساب، وتنقسم عادة إلى سبع فئات رئيسية على الأقل، وتشمل هذه الفئات بشكل عام الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر، كما يمكن تقسيم الفئات الرئيسية لدفتر الأستاذ العام إلى دفاتر فرعية لإضافة تفاصيل إضافية لحسابات مثل النقدية والحسابات المستحقة للقبض والحسابات المستحقة للدفع وما إلى ذلك.

مدخلات  المحاسبة

المدخلات المحاسبية هي بيانات مالية تفصيلية توضح أنشطة شركة أو شخص أو كيان آخر، وتشمل:

القوائم المالية

البيان المالي أو التقرير المالي هو سجل رسمي للأنشطة المالية لشركة أو شخص أو كيان آخر ، بالنسبة لمؤسسة تجارية ، تسمى المعلومات المالية ذات الصلة المقدمة بطريقة منظمة بيان مالي ، وتتضمن البيانات عادةً أربعة بيانات مالية أساسية مصحوبة بمناقشة وتحليل للإدارة هذه البيانات هي كما يلي:

ورقة التوازن

يقدم هذا التقرير تقارير عن أصول الشركة وخصومها وحقوق الملكية في وقت محدد.

قوائم الدخل

يعرف هذا البيان أيضًا باسم بيان الأرباح والخسائر، حيث يعلن عن دخل الشركة ونفقاتها وأرباحها خلال فترة زمنية معينة، ويوفر بيان الربح والخسارة معلومات حول عمل المنشأة، ويشمل هذه البيانات المبيعات والنفقات المختلفة التي تم تحملها خلال الفترة المحاسبية.

بيان التدفقات النقدية

هذا البيان يقدم تقارير حول تدفق النقد في الشركة، وخاصة أنشطتها التشغيلية والاستثمارية والتمويلية. بالنسبة للشركات الكبيرة، هذه البيانات غالبا معقدة وقد تحتوي على ملاحظات مفصلة وشرح للسياسات المالية وتحليل الإدارة. عادة، تقدم الملاحظات تفاصيل حول بنود الميزانية العامة وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية. تعتبر الملاحظات جزءا لا يتجزأ من البيانات المالية.

بيان حقوق المساهمين

يوضح هذا البيان التغييرات في حقوق الملكية للشركة خلال فترة التقرير.

الغرض من القوائم المالية

الهدف من البيانات المالية هو توفير معلومات حول المركز المالي والأداء والتغييرات، وهي مفيدة لمجموعة واسعة من المستخدمين الذين يتخذون قرارات اقتصادية، ويجب أن تكون البيانات المالية مفهومة وذات صلة وموثوقة وقابلة للمقارنة، حيث ترتبط الموجودات والمطلوبات وحقوق الملكية والدخل والمصروفات المبلغ عنها بشكل مباشر بالوضع المالي للمؤسس.

تهدف البيانات المالية إلى أن تكون مفهومة من قبل القراء الذين يمتلكون معرفة مقبولة بالأنشطة التجارية والاقتصادية والمحاسبة والذين يرغبون في دراسة المعلومات بجدية.