أسباب التسويف الإداري وسمات المسوفين
تعاني الشركات والمؤسسات من العديد من الصعوبات التي تمنعها من تحقيق أهدافها وأداء عملها بشكل كامل، ومن تلك الصعوبات نجد تماطل الموظفين وتأجيلهم القيام بواجباتهم.
تعريف المماطلة والتسويف الإداري
يقول خبراء إدارة الأعمال أن مصطلح التسويف الإداري يشير إلى تلك التصرفات السلبية حيث عدم قيام الموظفين في المؤسسة بأداء إجراء محدد ضمن مهام الوظيفة المكلفين بها في الوقت المحدد لساعات العمل الرسمية، وقد يأجلوه لليوم التالي أو الذي يليه أو إلى أي موعد آخر.
وهناك صور عديدة لعملية التسويف الإداري داخل المؤسسات؛ بحيث قد يتخذ الموظف قرارا بتأجيل إنهاء إجراءات عميل ما ويطلب منه الحضور غدا أو بعد غد أو بعد أسبوع، ليس لأن الإجراء المطلوب اتخاذه يتطلب هذا الوقت ولكن الموظف لا يريد اتخاذ الإجراء المناسب، ويقال أن ظاهرة المماطلة والتسويف الإداري تعني التأجيل المتعمد لبعض الأعمال الإدارية المهمة والواجب القيام بها، بحيث يصبح ذلك التأجيل عادة سيئة بتميز بها الموظف، وهي عادة سيئة من حيث تؤثر على الإنسان نفسيا وجسميا؛ فقد أثبتت العديد من الدراسات النفسية والاجتماعية أت أغلب المسوفين يعانون من التوتر والقلق والإرهاق.
الأسباب التي تؤدي للتسويف الإداري
يعتبر الكسل أحد أهم أسباب التسويف، حيث يقول الموظف لنفسه `أنا الآن غير مستعد لإنجاز هذا العمل`، فلماذا لا أؤجله؟ وبالتالي يتعطل تنفيذ المهام حتى موعد لاحق.
تعتبر الأعمال غير المحببة للإنسان من أهم الدوافع السلبية التي تدفعه لتأجيل المهام التي تم تكليفه بها، وهذا هو السبب الأكثر شيوعًا في الحياة المهنية.
أحد أسباب تأجيل الموظف للقيام بمهمته هو الخوف من المجهول، حيث يتخيل الموظف صعوبة أي مهمة جديدة أو اتخاذ أي قرار جديد لم يشهده من قبل، ولكن يمكن علاج هذا الخوف بسهولة بالمواجهة المباشرة للمشكلة، فعندما يبدأ الإنسان في مواجهة ما يخشاه وتنفيذه، يبدأ الخوف في التلاشي.
قد يضطر الموظف إلى تأجيل المهام التي تكلف بها لأنه لا يجد في ذلك الوقت اللازم للاسترخاء والتفكير الإيجابي الذي يحتاجه لتنفيذ المهام بنجاح، ويجب أن يعرف الموظف أن أوقات الاسترخاء والحماس والتحضير للعمل لا تأتي بسهولة، بل يجب أن يبدأ الموظف بتهيئة البيئة المحيطة به.
يمكن أن تكون الالتزامات والتكاليف الموكلة إلى الموظف صعبة وكبيرة، مما يشجع الأشخاص المماطلة وتأجيل القيام بها لأطول فترة ممكنة.
بعض الأشخاص قد يعانون من تردد وعدم القدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب، مما يؤدي إلى تأجيل المهام بشكل مبالغ فيه.
من أسباب التسويف هو خوف الشخص من ارتكاب أخطاء في مهمة ما، خاصة إذا كان هناك عقوبات صارمة لمن يرتكب الأخطاء.
الصفات التي يتمتع بها المسوفين
يتميز المسوفون بالتناقض، حيث يرغبون في كثير من الأحيان في فعل شيء ما ويتخذون قرارًا بذلك، ولكن ينتهي بهم الأمر بعدم تنفيذ قراراتهم لعدم متابعتهم للتنفيذ.
يعاني المسوفون بشكل كبير نفسيًا؛ خاصةً أنهم يدركون -حتى لو بشكل جزئي- النتائج السلبية المترتبة على عدم تنفيذ قراراتهم، ومع ذلك يتسوّلون الأمر.
في الكثير من الأحيان، يمتلك الموظفون الذين يشعرون بالندم على عدم إنجاز مهمة ما، مواهب مذهلة ومهارات عالية في اختراع الأعذار، وذلك لتفادي العقاب من المدير أو تخفيف الشعور بالذنب.
من الممكن أن يمتلك الموظفون الذين يشعرون بالحزن خبرة ومهارات وكفاءة عالية في أداء مهامهم بأسرع وقت ممكن، مما يشجع على تأجيل المطلوب منهم إلى أقصى حد ممكن.
يتميز المسوفون بسرعة غضبهم، وهذا الغضب يدفعهم إلى اتخاذ قرارات قاسية تؤثر على أدائهم في العمل.
قد يواصل المخطئون تكرار نفس الأخطاء والسير على نفس المسار الخاطئ الذي جربوه من قبل، حتى يصلوا إلى أزمة لا يمكنهم حلها، وعندها لا يتبقى لهم سوى اتخاذ قرار واحد وهو إتمام ما بدأوه.