شروط الفاتورة التجارية وأنواعها
شروط الفاتورة التجارية وأنواعها
الفاتورة التجارية هي ورقة تجارية تحتوي على عدة خصائص قانونية تستخدم في التعاملات التجارية القانونية بين المؤسسات التجارية والشركات وبعض المشاريع وبين العملاء والزبائن. تستخدم لتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بالمبيعات والأسعار والمنتجات، بما في ذلك الكمية والاسم والخصومات إن وجدت، وتستخدم لإثبات جميع المعاملات التي تتم بين البائع والمشتري.
يجب توافر عدة شروط في الفواتير التجارية حتى تكون صحيحة بشكل كامل، وتلك الشروط هي:
- يتطلب إصدار فاتورة مبيعات كتابة الضريبة المطلوبة وأي ضرائب أخرى يجب إضافتها على الفاتورة.
- إعداد ملف ضريبة المؤسسة التجارية المصدرة للفاتورة في قمة الوثائق.
- كتابة إجمالي كل صنف.
- يجب أن يكون رقم الفاتورة فريدوغير متكرر.
- يفضل أن تصدر الفاتورة بالتاريخ الذي تم إصدارها فيه.
- يتعين أن تشمل الفاتورة اسم الشركة المنتجة أو اسم المؤسسة القانونية.
- كتابة سعر الصنف.
- كتابة كمية الصنف.
- يجب تسجيل تلك الفاتورة في سجلات الشركة.
- كتابة رقم التسجيل الضريبي.
- كتابة اسم الصنف
- كتابة إجمالي المبيعات
أنواع الفواتير التجارية تتنوع وتختلف، ومن ضمن تلك الأنواع ما يلي:
- فاتورة موحدة
- فاتورة الحساب الشهري
- فاتورة متكررة تلقائيا
- الفاتورة الصورية الاولية
- فواتير أصلية
- فاتورة عرض أسعار
- فواتير أصلية
خصائص وشكل الفواتير التجارية
تتنوع الفواتير التجارية وتختلف ومن ضمن تلك الأنواع ما يلي:
- فاتورة موحدة: تتمثل فكرة الفاتورة الموحدة في إصدار فاتورة واحدة لجميع العملاء بنفس الشكل والمحتوى، مما يعكس خصائصها ومكوناتها.
يتم تحرير تلك الفاتورة الموحدة للعملاء الموجودين بالفعل بشكل أساسي في قاعدة البيانات الخاصة بالعملاء لدى المؤسسة أو الشركة التجارية، ومن الممكن تحرير إيصالات للعميل الذي لن يقوم بالشراء مرة أخرى، أو للعميل الذي من النادر جدًا أن يتعامل مع الشركة مرة أخري، وذلك إذا كنت تود عدم إدراج بياناتهم في قائمة البيانات
- فاتورة متكررة تلقائيا: تلك الفاتورة تتكرر تلقائيا كجزء من فواتير متكررة، حيث يتم إدخال التفاصيل وجدولة المواعيد، وتتم طباعة الفواتير تلقائيا في وقت محدد.
تُستخدم تلك الفواتير بشكل كبير في الجمعيات والنوادي والمؤسسات الخيرية لمعالجة الاشتراكات، وذلك لأنها تصدر بشكل دوري وتطبع بصورة يومية أو أسبوعية أو شهرية أو سنوية.
- فاتورة الحساب الشهري: تعتبر الفاتورة الشهرية سجلا خاصا بجميع المعاملات التي تتم بين المؤسسة التجارية أو الشركة والعميل خلال فترة من الأشهر المحددة.
يمكن للعميل تلقائيًا تحويل تلك الإيصالات الشهرية إلى فواتير شهرية.
- الفاتورة الصورية الاولية: يتم إعداد تلك الفواتير الصورية يدويا للعميل، وتشبه تلك الفاتورة الأصلية. إنها تستخدم فقط لإتمام بعض الإجراءات المتعلقة بتخليص البضائع في الجمارك أو المؤسسات التجارية، ويمكنك استخدام تلك الفاتورة لإرسالها إلى مجموعة معينة من العملاء.
- فاتورة عرض أسعار أو تقدير السعر: يتم تسليم تلك الفاتورة للمشتري كجزء من الرد على رسائل الاستفسار المتعلقة بالبضائع، ويتضمن هذا الرد جميع تفاصيل البضائع وشروط الدفع والسعر.
- فواتير أصلية: الفواتير التي تقدمها البائعون هي وثيقة إثبات تسليم البضائع، وتستخدم لجمع المدفوعات من العملاء. ويجب على المشتري سداد الثمن في الحال بعد استلام الفاتورة، أو سداد الثمن في الموعد المحدد مسبقا بين البائع والمشتري، وتتضمن الفاتورة جميع التفاصيل المتعلقة بالثمن والبضائع والتسليم وشروط الدفع والخصومات المتفق عليها.
مكونات الفاتورة التجارية
يجب أن تتضمن الفاتورة التجارية عدة عناصر مهمة، وتنحصر هذه العناصر فيما يلي:
- يُنصح بختم الفاتورة بشعار الشركة أو المؤسسة التجارية.
- عنوان المؤسسة التجارية أو الشركة في المدينة بالعملة.
- كتابة الرمز البريدي للبلد.
- تاريخ إصدار الفاتورة التجارية.
- شعار واسم الشركة المملوكة لصاحب الفاتورة.
- إدراج رقم الفاتورة التجارية.
- سعر المنتجات.
- رقم السجل التجاري الخاص بالشركة أو المؤسسة التجارية
- شروط الدفع المتفق عليها بين الدائن والمدين.
- أسماء المنتجات التي تم استخدامها في إصدار الفاتورة.
فائدة الفاتورة التجارية
للفاتورة التجارية عدة فوائد من ضمن تلك الفوائد ما يلي:
- يتم توثيق شراء المنتج من مؤسسة تجارية أو محل تجاري معين وفقًا للفاتورة التجارية التي يتم إصدارها، حيث يتم كتابة اسم المؤسسة التجارية أو المحل التجاري على الفاتورة التجارية.
- في حال وجود مشكلة أو عيب في السلعة أو المنتج الذي تم شراؤه، يتم إعادته إلى المحل أو المتجر الذي تم شراء تلك السلعة منه، ويتم تأكيد شراء المنتج عن طريق الفاتورة التجارية.
- في حال رفض المؤسسة التجارية إرجاع المنتج المعيوب، يمكن اللجوء إلى جهاز حماية المستهلك لإرجاع المنتج وفقًا للقانون.
- تتم معالجة تلك الفواتير بمصلحة الضرائب.
الفاتورة التجارية النموذجية
يجب أن تحتوي الفاتورة التجارية النموذجية على عدة أشياء منها:
- يجب ان تحتوي على كلمه الفاتورة.
- رقم مرجعي فريد ومميز عن الأرقام الأخرى.
- يجب أن تتضمن الفاتورة النموذجية تاريخ الفاتورة.
- يجب أن تحتوي الفاتورة على اسم وتفاصيل الاتصال لكل من العميل والبائع.
- تساعد هذه الفواتير في تسجيل تفاصيل الشركة من البائع عند التعامل مع الضرائب.
- يجب أن تحتوي تلك الفاتورة على اسم المشتري والبائع وتفاصيل الاتصال الخاصة بهما.
- تشتمل تلك الفاتورة على التاريخ الذي تم إرساله للبائع أو تم تسليمها.
- يجب أن تحتوي الفاتورة على رقم الطلب أو رقم الشراء أو رقم التسجيلات.
- تحتوي تلك الفاتورة على وصف المنتجات المباعة.
- تفاصيل البائع والمشتري التجارية.
- المبلغ الإجمالي للمنتجات والسلع.
- تحتوي الفاتورة تاريخ التحرير والاستلام.
أهم نوعين من أنواع الفواتير التجارية
توجد نوعان من الفواتير التجارية التي يستخدمها التجار بشكل شائع، وتشمل هذه الفواتير كل التفاصيل الخاصة بالعملاء والزبائن، بالإضافة إلى نوع من الفواتير التي تتكرر تلقائيًا في فترات محددة، ويشمل هذان النوعان من الفواتير:
- فاتورة موحدة: تتمثل فكرة الفاتورة الموحدة في إصدار فاتورة واحدة لجميع العملاء بنفس الشكل والمحتوى، مما يعكس خصائصها ومكوناتها.
يتم تحرير تلك الفاتورة الموحدة للعملاء الموجودين بالفعل بشكل أساسي في قاعدة البيانات الخاصة بالعملاء لدى المؤسسة أو الشركة التجارية، ومن الممكن تحرير إيصالات للعميل الذي لن يقوم بالشراء مرة أخرى، أو للعميل الذي من النادر جدًا أن يتعامل مع الشركة مرة أخري، وذلك إذا كنت تود عدم إدراج بياناتهم في قائمة البيانات
- فاتورة متكررة تلقائيا: هذه الفاتورة تندرج ضمن الفواتير التي تتكرر تلقائيا، ببساطة يتم إدخال التفاصيل وجدولة المواعيد، ثم تطبع الفواتير تلقائيا في الوقت المحدد.
تُستخدم تلك الفواتير بشكل شائع في الجمعيات والأندية والمؤسسات الخيرية لتسهيل عملية تحصيل الاشتراكات، وذلك بسبب تكرار صدورها بشكل دوري وطباعتها بتردد يومي أو أسبوعي أو شهري أو سنوي، وتستخدم بكثرة في المحلات التجارية الكبيرة.
الفاتورة التجارية هي ورقة قانونية تجارية يتم استخدامها من قبل التجار والعملاء لإثبات الحقوق التجارية، وتحتوي هذه الورقة على أسماء العملاء والزبائن وأسماء الأصناف والسلع، وتاريخ الورقة التجارية من حيث التحرير والاستلام، والأرقام المرتبطة بتسجيلات الطلب.