لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبًا للكثير من أفراد المجتمع
يؤثر توقيت الفعاليات بشكل كبير على نجاحها. لذلك، من المهم استثمار الوقت والجهد في تحديد التاريخ المناسب للفعاليات والتأكد من عقدها في أفضل موعد ممكن. اختيار التوقيت المناسب هو جزء مهم من التخطيط ويمكن أن يحدث فرقا كبيرا في نجاح الحدث والتفاعل مع الحضور. يوفر العثور على المكان المناسب في التوقيت المناسب جميع أنواع الفوائد للفعاليات. يساعد التوقيت المناسب على جعل الحضور يتذكرون المعلومات الأساسية ويكونون أكثر استعدادا للتفاعل مع المنظمين. يعتمد وجود جمهورك في الإطار الذهني المناسب للفعاليات على الوقت من العام أو اليوم من الأسبوع أو حتى الوقت من اليوم
معايير اختيار التوقيت المناسب للفعاليات
تعتبر الجداول الزمنية ضرورية للحفاظ على أهداف الفعاليات في مسارها المحدد خلال عملية التخطيط، وتحديد كيفية جمعها جميعًا في يوم الفعاليات
- تحديد التاريخ: غالبًا ما يكون التاريخ حاسمًا في ربط هدف العمل بتنظيم حدث ما، ولذلك يجب النظر في طبيعة الحدث وأهدافه عند اتخاذ قرار بشأن توقيته ومدته.
- حدوث حدث هام : يمكن لحدث ما أن يكون مرتبطًا بشكل مباشر بحدث مهم، مثل إطلاق منتج جديد أو إعلان نتائج مالية.
- وقت السنة: هناك أحداث تتناسب مع وقت محدد من السنة، مثل الفعاليات المخصصة للجمهور العام، مثل المعارض، والتي تكون أكثر ملاءمة لعطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات المدرسية.
- التوقيت التنافسي: عند الضرورة، يجب أن تفكر جيدًا في الوقت الذي يعقد فيه منافسوك الأحداث التي قد تتنافس مع أحداثك، كما يجب أن تنظر أيضًا إلى الأحداث الأخرى المخطط لها في نفس الوقت والتي قد تتنافس معها مباشرة على جمهورمستهدف.
- عوامل خارجية: قد تؤثر الأحداث مثل العطلات الرسمية أو الانتخابات أو الأحداث الرياضية الكبرى أو الظروف الجوية السيئة بشكل كبير على حضور الفعاليات، لذا يجب البحث جيدًا لتجنب هذه العوامل، وينبغي دراسة أنماط الطقس خلال الفترة التي تخطط فيها لإقامة الحدث.
- موسم الذروة: لا يقتصر تنظيم الحدث في موسم الذروة على الخيارات الخاصة بك فحسب، بل يجعله أيضًا أمرًا أكثر كلفة.
- الجوانب المالية : بغض النظر عن المبلغ الذي يمكنك إنفاقه، تأكد أيضا من أن التوقيت مناسب لجمهورك والجهات الراعية لتحقيق الربح
- يوم من الأسبوع: عند تحديد فترة وشهر الحدث الخاص بك، يجب أن تأخذ في الاعتبار اليوم المناسب من الأسبوع الذي يتناسب مع هدفك.
- الوقت من اليوم: يؤثر وقت يوم حدثك على الحضور والميزانية.
- تحديد المدة: يجب التأكد من أن الحدث الذي تنظمه طويل بما يكفي لتحقيق هدفه، وقصير بما يكفي لجذب انتباه الجمهور.
أنواع الفعاليات واختيار أفضل توقيت لها
يختلف أفضل وقت لإقامة الفعاليات باختلاف الأهداف ونوع الحدث، ولكن إذا تم اتباع أفضل الممارسات والإرشادات الموصى بها، فمن المحتمل أن تكون فعاليات الحدث الخاص بك متميزة. ويعد اختيار أفضل وقت للفعاليات، سواء كانت فعالية مشتركة أو مؤتمرًا أو لقاء شبكة، أمرًا مهمًا
- المؤتمرات والندوات
عندما يتعلق الأمر بالتجمعات الكبيرة، من المهم أن تتذكر أنك تحاول أن تجعل أكبر عدد ممكن من الحاضرين سعداء ومرتاحين قدر الإمكان، وهذا يعني أن هناك أوقاتًا رئيسية في العام يجب عليك تجنبها، خاصة في منتصف الصيف والشتاء، ويعد عقد حدث قريب من العام الجديد طريقة مؤكدة لضمان حضور أقل بكثير، حيث يمثل ذلك الوقت هجرة عطلة سنوية لكثير من الناس حول العالم.
تعتبر درجة الحرارة أيضا عاملا مهما. فقد يؤدي الطقس الحار في الصيف والحرارة المنخفضة في الشتاء إلى إزعاج كبير للحاضرين في الفعاليات. إذا كان الجمهور يركز على الراحة أو الدفء، فلن يكون لديهم تركيز على المحتوى الخاص بك. وبناء على هدف الندوة، فإن هناك أيضا أفضل يوم في الأسبوع لعقد الفعاليات، ومن الأفضل أن تكون العروض التجارية من الثلاثاء إلى الخميس وهي الأيام المثالية، حيث ستتجنب الكسل الذي يشعر به العديد من العمال يوم الاثنين وعطلة نهاية الأسبوع في يوم الجمعة
- فعاليات بناء الفريق
تطبق مبدأ المرح يوم الجمعة على فعاليات بناء الفريق أيضا، وباستعداد الجميع لعطلتهم، فإنهم في مزاج جيد لقضاء وقت ممتع ويترحبون بالانتقال من العمل إلى عطلة نهاية الأسبوع، تقوم الشركات ببناء فريق خلال عطلة نهاية أسبوع كاملة لأن ذلك يسمح بتجربة ترابط جماعي صحي دون التأثير على الإنتاجية، وهذا أسهل بكثير للتخطيط في المؤسسات التي لديها موظفين لديهم جداول زمنية مرنة وقد لا يكون مناسبا لأولئك الذين لديهم التزامات أكبر في عطلة نهاية الأسبوع.
- فعاليات الشبكات
عندما يتعلق الأمر بالشبكات الاجتماعية، فإن مناسبات العشاء هي دائمًا أفضل طريقة للتواصل، ويكون الحدث المسائي، خاصةً يوم الخميس، لأنه يتيح للحضور الاستراحة بعد أسبوع حافل ويساعد المشروبات والطعام الجيد في تخفيف الحواجز التي نضعها عادةً، مما يجعل المحادثة تتدفق بسهولة أكبر.
- المعارض التجارية
قد يكون من الصعب جدولة المعارض التجارية نظرا لاعتمادها على التقاليد المتعلقة بالصناعة المختارة، ولكن من الأهمية تجنب المعارض التجارية الأخرى المعروفة في تلك الصناعة. على سبيل المثال، قد يكون من الأفضل تجنب معرض تجاري تقني في شهر مارس حيث يتلقى GDC و SXSW اهتماما كبيرا من وسائل الإعلام والجمهور. يجب البحث عن فترة لا تشهد فيها فعاليات أخرى كثيرة، ومن المرجح أن تجذب فعالياتك اهتماما كبيرا.
- فعاليات إطلاق المنتج
على الرغم من أن الوقت المثالي لإطلاق منتج ما يعتمد أيضا على صناعتك، إلا أنه من الأفضل عادة تحديد موعد المؤتمر الصحفي في الساعة 10 صباحا يومي الثلاثاء والخميس، حيث ينظر إلى هذه الأيام عادة كأيام إخبارية بطيئة، مما يمنحك فرصة أكبر لتغطية واسعة، ويعني توقيت منتصف الصباح أنه يمكن مناقشة منتجك عبر الإنترنت وفي الصحف على مدار اليوم وفي تقارير الأخبار المسائية وفي أوقات الذروة
عوامل يجب مراعاتها أثناء التخطيط للفعاليات
إليك بعض العوامل التي يجب مراعاتها هي:
- الجمهور: يجب التفكير في مدى تركيز الجمهور المستهدف وتحديد ما إذا كان من الضروري تضمين فواصل في المحتوى.
- نوع الفعاليات: تؤثر طبيعة الحدث الذي يتم تنظيمه على مدته، فعلى سبيل المثال، قد تستمر الاجتماعات لبضع ساعات كحد أقصى، في حين يمكن أن تستمر المهرجانات أو الأحداث الرياضية لأيام أو حتى أسابيع، وكلما زادت مدة الحدث، زاد وقت التخطيط له.
- التخطيط للفعاليات: عند التخطيط لأي حدث، يصعب تغيير تاريخه لاحقا، لذلك، يتعين عليك البرمجة بعناية مع مورديك وجمهورك ووسائل الإعلام