ما هي مميزات المذكرة
من مميزات المذكرة
- تعمل المذكرة كسجل دائم لأي معلومة يتم إرسالها عن طريق المذكرة.
- تُعتبر من أشكال الاتصال المبسطة.
- تُساعد في تحديد المسؤولية بسهولة.
- مُحددة المهام ومختصرة.
- متعددة الأنواع.
المعنى الحرفي للكلمة “مذكرة” هو الشيء الذي يجب تذكره، وتستخدم هذه الكلمة في السياق القانوني لتسجيل الشروط التعاقدية في الأعمال التجارية، وتعني أيضا أي وثيقة تحتوي على بيانات مكتوبة تخص يوميات أو مهام يومية تحتفظ بها، أو تدون في نقاط صغيرة وتوضع في مكان مرئي للتذكر، وتستخدم المذكرات وكتابتها لجذب انتباه الناس وحثهم على القيام بالعمل وعدم نسيانه، وتستخدم كأداة للمراسلات بين المكاتب في مجال العمل، وتختلف أنواع المذكرات حسب المجال الذي تستخدم فيه وكل نوع له مهمته الخاصة
من مميزات المذكرة الداخلية
- الطبيعة.
- طبيعة الأطراف المعنية.
- هيكل محدد.
- الأنواع.
- شكلي.
- الإيجاز.
- ذكر قضية محددة.
- التعبير عن المجاملة.
- طبيعة الرسالة المتبادلة.
- الاحتفاظ بالمعلومات.
تُستخدم مذكرة المكتب أو المذكرة الداخلية كوسيلة للاتصال الداخلي داخل المؤسسة أو الشركة، وذلك بتبادل المعلومات المختلفة بشأن الأنشطة اليومية للمنظمة بشكل مكتوب. تعد المذكرة طريقة مستقلة للاتصال الداخلي، وتتميز بعدة نقاط، وهي:
الطبيعة: تم إعداد هذه المذكرة للاتصال الداخلي بين رؤساء العمل لتسهيل تبادل المعلومات المتعلق بالأنشطة الداخلية في المنظمة أو الشركة بطريقة سهلة.
طبيعة الأطراف المعنية: من بين المزايا الأخرى للمذكرة هو أنه يتم تداولها عمومًا بين الأطراف الداخلية المختلفة في الشركة أو المنظمة، ولا يمكن لأي طرف خارجي أن يكون جزءًا من المذكرة.
هيكل محدد : يتم تجهيز وصياغة المذكرة وفقًا لهيكل محدد يتضمن العنوان واسم المرسل والمستلم والتاريخ والموضوع والجسم وتوقيع المرسل.
الأنواع: تتحدد أنواع المذكرة على حسب الطرف المُرسله إليه أو على حسب الغرض من كتابتها وهذه من المميزات الرائعة، حيث من الممكن تحديد المهمة بسهولة، فقد تكون المذكرة من ثلاثة أنواع، وهي مذكرة متحركة لأعلى، ومذكرة متحركة لأسفل، ومذكرة متحركة أفقية وتلك ما تخص الإدارة والتدرج العملي في الرئاسة العملية داخل المنظمة.
شكلي: نظرًا لأن المذكرة هي وسيلة اتصال داخلية، فهي تكون أقل رسمية بكثير، ومع ذلك، عند إعداد مذكرة تصاعدية في مجال العمل أو تقديم مذكرة قانونية، يجب اتباع الحد الأدنى من درجة الشكليات لأنهاتنتقل من المرؤوسين إلى الرؤساء الأعلى.
الإيجاز: يتم كتابة المذكرة بشكل موجز جدًا في عدة نقاط واضحة، ويجب أن تكون بشكل مباشر ومختصر بغض النظر عن موضوعها.
ذكر قضية محددة: يجب أن تحتوي المذكرة الفردية على مهمة واحدة فقط، وإذاكانت الفردية ولكنها تحتوي على أكثر من مهمة أو مشكلة يجب ذكرها، في هذه الحالة يجب ذكر كل ما يتعلق بهذه المهام أو المشكلات في فقرات منفصلة.
التعبير عن المجاملة: على الرغم من أن المذكرة تعبر عن الرسالة بشكل مباشر ومختصر ودقيق، إلا أنه يتعين عليها الحفاظ على اللياقة والتواضع في التعبير عن تلك الرسالة.
طبيعة الرسالة المتبادلة: من بين المزايا الأخرى، فإن المعلومات المتداولة في المذكرة تتعلق بالفعل بالأنشطة الداخلية للمنظمة، ولا تحتوي على أي معلومات شخصية.
الاحتفاظ بالمعلومات: بما أن المذكرة هي وثيقة مكتوبة، فإنه يمكن الاحتفاظ بها واستخدامها في المستقبل.
من مميزات المذكرة الوظيفية
- التخصيص.
- اتجاه الجمهور.
- التركيز على الموضوع.
المذكرة هي رسالة ترسل من فرد إلى آخر أو لمجموعة داخل مؤسسة العمل، ويمكن إرسالها عبر وثيقة أو البريد الإلكتروني، وعادة ما تحتوي المذكرة على تقرير موجز حول الإجراء الذي يرغب في اتخاذه، وفي بعض الأحيان تكون المذكرة سؤالا أو طلبا للموافقة على عمل معين، أو حتى شكوى يتم تقديمها إلى المجلس الإداري في المنظمة، وتستخدم المذكرة ومذكرة العمل بشكل رسمي كوسيلة للتواصل من قسم مختص إلى العاملين، وفي الواقع، تشترك المذكرة الوظيفية بشكل كبير مع المذكرة الداخلية في المميزات والمحتوى، فربما تكون المذكرة الوظيفية جزءا فعليا من المذكرة الداخلية، وتتميز المذكرة الوظيفية بعدة مميزات وها هي
التخصيص: تتميز المذكرة الوظيفية بتضمين المعلومات المتعلقة بالمنظومة أو المؤسسة التي يتم العمل بها، وبناءً على ذلك يتم تحديد الأشخاص المعنيين بإرسال المذكرة وتحديد جهة الإرسال.
اتجاه الجمهور: تُراعي دائمًا المصلحة العامة واحتياجات الجمهور، ولذلك تتميز بأنه عند نشر المذكرة يتم تعميمها داخل المنظمة، حتى يتم الوصول إلى الهدف بشكل واضح ويتم تبسيط الاتصالات على جميع المستويات داخل المنظمة.
التركيز على الموضوع: تتميز بتحديد نقاطها فيتم تأكيد الموضوع الذي تريد طرحه في سطر الموضوع ويجب أن يكون واضحًا ومُلخصًا جدًا، فعلى سبيل المثال إذا كانت المذكرة تعلن مثلًا عن تنفيذ يوم عطلة فيجب حينها تسمية العطلة المعينة في سطر الموضوع، مثلا استخدام أجندة العطلة للاحتفال بعيد الأضحى المبارك، أو إذا كانت تعلن عن إقامة رحلة، فيجب تسمية المذكرة حينها باسم مكان الرحلة ووضع تفاصيل موجزة عنها ولكن واضحة.
خصائص المذكرة
تمكن مذكرات العمل الأعضاء من التواصل بسهولة، وتعتبر وسيلة فعالة للتواصل بينهم داخل مجال العمل. المذكرة عموما تعتمد على الرسائل المكتوبة وليست صوتية. وعلى الرغم من تنوع أنواع المذكرات، إلا أن المذكرات التي تحمل معلومات أو رسائل توجه لشخص ما، سواء في مجال العمل أو خارجه، هي الأكثر شيوعا. ولذلك، تتمتع بعدة خصائص تجعلها فريدة من نوعها، وإليك هذه الخصائص
- يجب أن تكون المذكرة واضحة ومختصرة في نفس الوقت، أي أنها لا تحتوي على الكثير من المعلومات.
- يجب أن تكون المهام مغطاة للاستجابات المحددة للمواقف المعينة، مع تجنب الأمور الروتينية.
- إحدى خصائصها هي عدم التفاعلية، لأنها لا تثير استجابة مكتوبة من المتلقي.
- يجب أن يكون نهج المرسل عند كتابة المذكرة محايدًا وإيجابيًا ورسميًا وغير متحيز.
- ينبغي أن تتخذ شكل الاتصالات الداخلية في العمل بالتسلسل من الأعلى إلى الأسفل.
- في نهاية كتابة المذكرة، يتم كتابة التوقيع بذكر اسم الضابط الذي أصدر المذكرة.
- يجب ذكر العنوان الداخلي في الجزء السفلي من اليسار.
- يمنع استخدام المصطلحات والعبارات والعامية عند كتابة المذكرة.
- تعد وثيقة رسمية وتستخدم كسجل دائم للرجوع إليها.
- يجب أن يتم وضع مسافة بين الفقرات في نص المذكرة
- استخدام أسلوب كتابة بسيط ومميز وغير قاسٍ.
- يجب أن تكون منظمًا ومرتبًا، لأنه يعد سجلاً دائمًا.
- ينبغي إنهاء المذكرة بدعوة لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
- ينبغي استخدام الضمائر الشخصية عند كتابة المذكرة.
- يجب أن تحتوي الفقرة الواحدة على فكرة واحدة.
- استخدام الكلمات القصيرة والبسيطة.
- تكتب المذكرات دائمًا بصيغة الغائب.
- تتميز بعدم وجود أي تحية.
- دائما ما يتم إصدارها كتابيا.