ترتيب الاولويات ستيفن كوفي

لقد تغير عالم العمل بشكل كبير منذ خمسينيات القرن العشرين، ولكن بعض الأشياء لا تزال كما هي، مثل “مصفوفة إيزنهاور”. هذه الأداة تم تطويرها من قبل الرئيس دوايت دي أيزنهاور، الذي شغل منصب الرئاسة من عام 1953 إلى عام 1961، وهي لا تزال ذات فائدة. تم تسليط الضوء على هذه الأداة في كتاب ستيفن كوفي للأعمال الذي صدر في عام 1989، ويحمل عنوان “العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية”. تتيح لك مصفوفة إيزنهاور تنظيم أسبوعك وفقا لأهمية المهام وتحقيق أفضل النتائج. تم تقديمها كجزء من برنامج العادات الثلاث من السبع عادات للأشخاص الأكثر فعالية. ابدأ بالأمور الأولى أولا. تم تصميمها لمساعدتك على أن تصبح مديرا ذاتيا أكثر فعالية .

من هو ستيفن كوفي

ولد ستيفن ريتشاردز كوفي في 24 أكتوبر 1932 وتوفي في 16 يوليو 2012، وكان مربيا أمريكيا ومؤلفا ورجل أعمال ورئيسا، وكتابه الأكثر شعبية هو 7 عادات للناس الأكثر فعالية، وتشمل كتبه الأخرى First Things First والقيادة التي تركز على المبدأ و7 عادات للعائلات الفعالة والعادة الثامنة وThe Leader In Me – كيف تكون المدارس والآباء حول العالم عظمة ملهمة وطفل واحد في كل مرة، وفي عام 1996 صنفته مجلة التايمز كواحد من أكثر 25 شخصا نفوذا، وكان أستاذا في كلية جون إم هانتسمان للأعمال في جامعة ولاية يوتا في وقت وفاته .

وكما ترون فإن المعيارين الرئيسيين اللذان تقوم بتقييمهما هما الأهمية الملحة، والأهمية تتطلب الأنشطة العاجلة عناية فورية، وتساهم ترتيب الأولويات في انجاز مهمتك وقيمك وأهدافك، وستحتاج إلى تركيز معظم طاقتك على الأنشطة المهمة ولكن غير الملحة، مثل الأنشطة التي تقع في الربع الثاني من المربع .

ترتيب ستيفن كوفي لتنظيم الوقت

وفقا لكوفي يتضمن الربع الثاني بناء العلاقات والاعتراف بالفرص الجديدة والتخطيط والوقاية، وستحتاج إلى البقاء خارج الربع الأول ، الذي يتم ملؤه أساسا بالأزمات، والربع الثالث الذي يتضمن الانقطاعات والاجتماعات غير الضرورية و Quadrant IV الذي يتضمن العمل الدؤوب والوقت مثابل الوقت .

على الرغم من أن الأمور العاجلة قد تبدو سهلة، فإن المشكلة تكمن في أننا غالبا ما نركز عليها أكثر، بغض النظر عن أهميتها، لأنها عادة ما تكون ملحوظة بشكل مباشر، مثل الرسائل الإلكترونية، أو المكالمات الهاتفية، أو الاجتماعات العملية التي تشكل تحديا ملموسا. وعلى الرغم من أن الأمور العاجلة قد تكون مسلية وسهلة في بعض الأحيان، فإنها في كثير من الأحيان لا تكون مهمة بالضرورة .

من جهة أخرى، فإن الأنشطة التي تتم في الربع الثاني لا تحقق النتائج المباشرة نفسها، ومن المحتمل أن تنفق القليل من الوقت على الأشياء المهمة على المدى الطويل. يقدم كوفي مثالا على كيفية تأثير الصراع بين الإلحاح والأهمية في الحياة الحقيقية، حيث طلب من مجموعة من مديري مراكز التسوق تحديد تغيير يمكنهم إجراؤه والذي سيكون له تأثير هائل على نتائجهم. وأجاب جميع المديرين بأنهم سيقومون ببناء علاقات شخصية مع مالكي المتاجر في مركز التسوق، وللأسف، عندما ساعد كوفي المديرين في تحليل جداولهم اليومية، اكتشفوا أنهم كانوا ينفقون حوالي 5٪ من وقتهم في هذا النشاط الهام في الربع الثاني، وهذا بشكل كبير لأنهم كانوا مشغولين بمهام أخرى تبدو مهمة وليست كذلك، مثل الاجتماعات والمكالمات الهاتفية .

في الوقت نفسه، تعرضت المتاجر لمشاكل في التوظيف والمخزون بالإضافة إلى قضايا أخرى. وذلك بسبب نقص التدريب في الإدارة. قرروا المديرون بالتالي قضاء حوالي ثلث وقتهم في بناء علاقات مع أصحاب المتاجر. نتيجة لذلك، زاد عدد المديرين بنسبة 20٪ وزادت فرصهم في جذب المستأجرين المحتملين نظرا لزيادة المبيعات في مركز التسوق. الفكرة الرئيسية هنا هي أنه في بعض الأحيان يجب أن تتراجع خطوة لتستطيع رؤية الفرق بين كيفية قضاء وقتك وكيفية استثماره. بعد ذلك، يمكنك وضع خطة لتنظيم الجدول الزمني الخاص بك لتستطيع تخصيص المزيد من الوقت والطاقة للأنشطة التي تؤدي في الواقع إلى نتائج طويلة الأجل بدلا من النتائج الفورية التي قد تكون زائلة بعد خمس دقائق .

التحكم في مشاكلك عن طريق تنظيم أولوياتك

نتيجة ذلك، يقول كوفي أن الأمور ستنتهي بك بأقل عدد من الأنشطة المطلوبة للتعامل مع مشاكلك وأزماتك في الربع الأول، وستنخفض إلى نسب يمكن التحكم فيها لأنك ستفكر في المستقبل وتعمل على الجذور وتتخذ التدابير الوقائية التي تحول دون تحول المواقف إلى أزمات، وطبعا، إذا كنت لست مديرا كبيرا، فسيكون من الصعب إثبات أنك لم تحضر اجتماعات غير مجدية، ولكن يمكنك مقاومة الرغبة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية وطلبات زملاء العمل على الفور، والرد عليها في وقت معين في وقت لاحق من اليوم، وبعد ذلك، يمكنك استخدام الوقت المتاح لتخطيط المشاريع الكبيرة التي ستحدث فرقا لك وللفريق .

كيفية الاستفادة من ترتيب الأولويات لستيفن كوفي

1- الربع الرابع، غير عاجل وغير مهم، ويمكن أن يشمل ذلك تصفح الويب بشكل عشوائي وزيادة تصفح القنوات .

المهام التي تصنف على أنها عاجلة وغير مهمة، مثل المهام الأخرى العاجلة ولكن غير مهمة، أو المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني الذي يتطلب الرد عليه على الفور، تصنف على أنها الربع الثاني والثالث .

الربع الثاني يمثل أمراً غير عاجل ولكنه مهم لصحتك العامة، وربما تعتبره غير مهم ولا ترى الحاجة الملحة للتعامل معه في الوقت الحالي، ولكن على المدى البعيد ستدرك أنه ذو أهمية، وهناك أمور أخرى مهمة ولكنها ليست ضرورية في هذا الربع أيضًا

1- ممارسه الرياضة .
2- مراجعة مسار حياتك المهنية .
3- الحفاظ على الروابط مع العائلة والأصدقاء .

يمكن أن يكون الربع الأول عاجلاً وهامًا، وربما لا يكون معقولًا بالكامل، ولكن على الأقل تكون أولوياته صحيحة ومهمة، مثل:

1- حالات الطوارئ العائلية .
2- تحديد مواعيد نهائية صعبة وحاسمة للمشاريع الهامة .