الفرق بين المكتب الافتراضي و مكان العمل الرقمي

الفرق بين المكتب الافتراضي ومكان العمل الرقمي

على مر السنين، حدثت التكنولوجيا ثورة في العالم الذي نعيش فيه، وفي البداية قمنا كبشر بإنشاء وتطوير تقنيات رقمية لتحسين حياتنا، وقد يجادل البعض بذلك، وقد يختلف الآخرون، بغض النظر عن الموقف الذي يتخذونه.

هناك حقيقة واحدة لا يمكن إنكارها: التكنولوجيا تُغيّر حياتنا بشكل مستمر، حيث تطوّرنا لنعمل عن بُعد في المنزل أو في مكتب افتراضي، والآن يتم إنشاء مكان عمل رقمي. وما سيتم عرضه في السطور التالية هو الفرق بين هذه الأمور

ما هو المكتب الافتراضي

يُعد المكتب الافتراضي مكان عمل يقع خارج المكتب التقليدي في مبنى الشركة، ولا يوجد عنوان ثابت له، ومع ذلك فهو نموذج مكتبي يوفر حلًا لأولئك الذين يرغبون في الحفاظ على مكانة الشركة والقدرة على استقبال عملائهم في مكاتب خاصة بهم.

عندما تستأجر الشركة مكتبًا افتراضيًا، تحتاج إلى بعض الخدمات المكتبية الأساسية مثل الإنترنت المجاني والسكرتير والموقع الفعلي واستخدام غرف الاجتماعات التي توفرها الشركة التي استأجرت المساحة.

ومع ذلك، ليس لديها مكتب ثابت، ويقتصر استخدام المساحات المكتبية على ساعات محددة خلال الأسبوع. لاستخدام المساحات المكتبية، يجب عليك الإعلان مسبقا عن ساعات العمل.

باستخدام هذه الطريقة، ستحصل على مساحة إضافية لا يمكن استخدامها إلا عند الحاجة للعمل في بيئة مكتبية، دون الحاجة إلى مساحة مكتب ثابتة.

من أين جاءت فكرة المكتب الافتراضي وعنوان العمل

تم تصميم فكرة المكتب الافتراضي عام 1994 من قبل رالف جريجوري، مؤسس ورئيس المكتب الذكي، حيث أسس ما يسمى بـ `Virtual Office Inc`، وتطور هذا المفهوم بسبب قدرة الشركات على العمل عن بعد باستخدام التكنولوجيا المتطورة بشكل مستمر.

فقد أدى ظهور برامج مثل Skype و Google Hangouts و Zoom والعديد من المنصات الأخرى إلى تمكين رواد الأعمال من تقليل تكاليف إيجار المكاتب، لقد منحت هذه المرونة الشركات الناشئة القدرة على تشكيل فرق خارج المواقع المرموقة وبالتالي تقليل التكاليف، لكن هذا لا يمنعهم من اتخاذ مواقع 5 نجوم كتوجه اجتماعي وعملي.

فبالنسبة للعديد من الشركات قد يكون العنوان البريدي المرموق غير ذي صلة، ولكنه يحدث فرقًا حاسمًا بالنسبة لمعظم الشركات، إذا كنت محامياً وتنوي الوصول إلى عملاء معينين، فستحتاج إلى التأكد من أن عنوانك البريدي في مكان مرموق، وإلا فقد يعتقد عملاؤك أن مهاراتك تفتقر إلى عنوان عملك الحقيقي، وهذه ليست بالضبط فكرة جيدة للعمل.

مزايا المكتب الافتراضي

يزداد شعبية المكاتب الافتراضية وعناوين الأعمال بين رواد الأعمال، وتعتبر مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة والمتخصصة في القطاعات الجديدة، وتساعد على تبسيط الإدارة الداخلية أو ببساطة توفير وجود رقمي للشركات التي تحتاج إليه .

إذا كان عملك يتضمن أيًا من المواقف المذكورة أعلاه، فينبغي عليك التفكير في الحصول على عنوان مكتب أو العمل بشكل افتراضي، حيث يمكن أن يوفر لك العديد من الفوائد الكبيرة، مثلما يمكن الاطلاع عليها في الأمثلة التالية:

• تكاليفها أقل

تعتبر المكاتب الافتراضية أقل تكلفة من المكاتب التقليدية العادية، نظرًا لأنه يمكنك استخدام هذه المناطق لعدد محدد من الساعات في أيام محددة فقط، ويمكنك استئجار هذه المساحات بأسعار معقولة مقارنة بإيجار المكاتب التقليدية.

عندما يكون لديك نموذج عمل لا يتطلب وجودك دائمًا في المكتب، يمكنك تقليل التكاليف الخاصة بك بشكل كبير عن طريق استئجار مكتب افتراضي برسوم منخفضة.

• أنت تستفيد من الخدمات المقدمة

تختلف الخدمات التي يقدمها كل مكتب افتراضي، ومع ذلك، فإن بعض الخدمات المقدمة بشكل مشترك تشمل ما يلي:

• متابعة السكرتارية والهاتف / الفاكس.
• خدمات العنوان الفعلي ورقم الهاتف.
• استخدام غرفة الاجتماعات.
• استقبال العملاء وما شابه ذلك.
• يمكن استخدام هذه الخدمات عند استخدام المكاتب الافتراضية.

وبالتالي، يمكنك الاستفادة من هذه الخدمات دون أي تكاليف إضافية، ويمكنك الرد على المكالمات الهاتفية والفاكس عندما تكون خارج المكتب، ويمكنك إظهار شركتك بشكل أكثر شهرة من خلال الاستفادة من غرف الاجتماعات.

• فرصة للقاء والتواصل مع محترفين آخرين

تُعتبر المكاتب الافتراضية فعالة للغاية في توسيع شبكتك ولقاء أشخاص من مختلف القطاعات، حيث يستخدم الأشخاص في العديد من القطاعات هذه المناطق، ويمكنك توسيع دائرة عملك في هذه المناطق.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تطوير عملك الخاص من خلال الاستفادة من فرص التعارف والتواصل مع الأشخاص الذين تلتقي بهم، وتشكيل شراكات تجارية معهم، وتقديم الخدمات لهم أو الحصول على خدمات منهم.

• لا توجد مصاريف مكتب

عندما تستأجر هذه المناطق، فأنت تدفع رسومًا ثابتة لجميع الخدمات التي ستتلقاها، حيث لن يكون لديك نفقات مثل التوريدات والمركبات والموظفين والفواتير وما شابه ذلك، وبالتالي لن تتعرض لأي تكاليف إدارية. وبهذه الطريقة، يمكنك إدارة ميزانيتك بشكل أفضل واستثمارها في عملك.

• تقليل مخاطر العمليات الجراحية الخاصة بك

عند بدء عمل تجاري من الصفر، يوجد العديد من التكاليف المرتبطة بهذا الأمر. ولتقليل هذه التكاليف، يمكن الاستفادة من الخدمات والمزايا التي تقدمها المكاتب الافتراضية، وهي خيار يمكن أن يتيح الفرصة للعمل من دون الحاجة إلى الاستثمارات الكبيرة.

بالإضافة إلى توفير عنوان ومكان رسمي لتأسيس عملك، يمكنك الاستفادة من العديد من الخدمات المتاحة للاستثمار رأس المال الخاص بك في عملك. وبعد توسيع نطاق عملك، يمكنك الانتقال إلى مكاتب خدمية متاحة في تلك المناطق أو الاحتفاظ بمكتبك الخاص.

• يوفر الاحتراف

تعتبر المساحات المكتبية ضرورية لمكانة شركتك المهمة. إضافة إلى ذلك، تساعدك هذه المساحات المكتبية على تعزيز هذه المكانة وتوفيرها. بجانب توفير خدمات الهاتف واستقبال العملاء، يساعد وجود مساحة مكتبية على مقابلة عملائك وبالتالي يزيد من مكانة شركتك.

ماهو مكان العمل الرقمي

يعتمد المكتب الرقمي على تقديم جميع خدماته بشكل رقمي، حيث يتم استخدام الأجهزة الإلكترونية المتصلة بالإنترنت، لتنفيذ جميع الإجراءات من خلال الموقع الإلكتروني الرسمي للجهة الحكومية أو المؤسسة أو الشركة الخاصة.

فمن خلاله يتوجه الشخص للشباك ويطلب الخدمة التي يريد إجراءها من الموظف ويقوم بتنفيذ طلبه عبر الموقع الإلكتروني الرسمي للمنشئة، مثل المكاتب الرقمية الخاصة بنيابة الأسرة التي من خلالها تقدم خدمات كالولاية على النفس والاولاية على المال، وأستخراج دعوى طلاق والنفقة والوراثة وغيرها من الخدمات الخاصة بنيابة الأسرة.

مزايا مكان العمل الرقمي

• تسهيل التعاملات الإلكترونية الحكومية أو الخاصة على المواطنين

على سبيل المثال، يحاول الحكومات تحويل خدماتها إلى خدمات رقمية ومواكبة التطورات وتشجيع المواطنين على التعامل مع الموقع الإلكتروني الرسمي للجهة المعنية بخدماتهم.

أو إجبارهم عن طريق جعل التعامل الإلكتروني هو السبيل الوحيد الذي يواجه المواطنين، خاصة كبار السن الذين لا يتقنون التكنولوجيا الحديثة، صعوبات خاصة في معاملاتهم الحكومية، فضطروا للاستعانة بأحد.

فيما يتعلق بحياتهم الشخصية ورغبتهم في الحفاظ على الخصوصية دون الحاجة لطلب المساعدة من الأقارب، يمكن أن تكون المكاتب الإلكترونية الحل الأنسب لهم.

يمكن الحصول على الخدمات من أي فرع دون الحاجة للذهاب إلى مكان محدد، وهذا المستوى من المرونة يسهل الحصول على الخدمات للمواطنين.

• تسهيل العمل المكتبي

فالمكتب الرقمي يسهل العمل الورقي الروتيني المزعج للمواطنين، وكذلك توفير الدولة للحاجه لتخزين ملاين من الأوراق بنقل المعلومات على الموقع الإلكتروني، وتسريع العمل المكتبي وتوفير الوقت الذي كان يحتاجه الشخص في المكاتب التقليدية، فبدلا من التنقل لمكتب محدد للحصول على ورقة ما يمكن الحصول عليها من أى مكان.