خطوات اعداد القوائم المالية

إعداد القوائم المالية هو جزء أساسي من عمل أي شركة، حيث تحتوي هذه القوائم على المركز المالي الدقيق للشركة، بما في ذلك ميزانية الشركة والأرباح والتدفقات المالية التفصيلية، وتتطلب إعدادها مهارة واحترافية عالية، وهي ضرورية بشكل كبير لنجاح أي شركة. وهناك قواعد محاسبية ثابتة تستخدم عند إعداد القوائم المالية .

فوائد القوائم المالية

أهمية القوائم المالية لإدارة الشركة : تعد القوائم المالية من الوثائق الضرورية التي يجب على صناع القرار الاطلاع عليها سواء كانوا مديرين أو أعضاء مجلس إدارة الشركة، حيث تساعد في تحديد المركز المالي للشركة عن طريق تحليل المكاسب والخسائر التي تحققت، واتخاذ القرارات المناسبة مثل الاستمرار في النشاط أو تعديل بعض أجزائه أو التوسع فيه أو تقليصه .

أهمية القوائم المالية للجهات الخارجية : تحتاج بعض الجهات الخارجية إلى الاطلاع على القوائم المالية الدورية لأي شركة، بما في ذلك مصلحة الضرائب، لذلك يجب إنشاء هذه القوائم بدقة لتجنب اتهام الشركة بالتهرب الضريبي .

يتطلب منح أي قرض من قبل المصارف إطلاعًا دقيقًا على المركز المالي للشركة .

خصائص القوائم المالية

يجب أن تتوفر القوائم المالية على عدة خصائص حتى تصبح مفيدة للجهات التي ستستخدمها لاحقًا، بمن فيهم:

الوضوح : يجب أن تكون بيانات تلك القوائم واضحة ومبنية على أرقام حقيقية وليست تخمينية .

القدرة على المقارنة : يجب تعرض البيانات المالية المختلفة بطريقة تسمح بمقارنة النتائج المختلفة لتقييم المركز المالي للشركة بدقة .

الموثوقية : يتعين تسجيل جميع البيانات بشكل وافٍ ودقيق، استنادًا إلى الأرقام الحقيقية والفواتير الحقيقية، سواء كانت فيما يتعلق بالمشتريات أو المبيعات أو أي نوع آخر من العمليات، حتى يتسنى تقييم موقف الشركة بدقة، وذلك لأن أي معلومات غير دقيقة قد تتسبب في مسائلة الشركة بتهمة التهرب الضريبي أو غير ذلك .

أنواع القوائم المالية :

تنقسم القوائم المالية بشكل أساسي إلى 4 قوائم وهي :

قائمة المركز المالي .

قائمة الدخل .

قائمة التغيرات في حقوق الملكية .

قائمة التدفقات النقدية : تحتوي هذه البيانات على معلومات حول جميع التدفقات المالية الخاصة للشركة، سواء كانت صادرة أو واردة .

القائمة الخامسة تحتوي على ملخص لأهم سياسات المحاسبة للشركة، وتشرح بالتفصيل كل بند في الميزانية .

إعداد القوائم المالية

لإعداد هذه القوائم، يجب تسجيل مجموعة من البيانات في عدة تقارير وهي

القيود .

الترحيل .

ترصيد قيود الإقفال .

إعداد القوائم الختامية .

أنواع الشركات

ولإعداد القوائم المالية يجب أن تقوم بتسجيل بيانات الشركة اليومية في عدد من السجلات ، وقبل إعداد الميزانية يجب تحديد نوع الهيئة سواء شركة أو مؤسسة فردية ، والشركة هي أي منشأة يشترك فيها فردين أو أكثر ، وهناك ثلاثة أنواع من الشركات وهي (شركات للأشخاص وشركات أموال وشركات ذات طبيعة مزدوجة ) .

تنقسم شركات الأموال إلى شركات مساهمة، وشركات الأشخاص إلى شركات توصية بسيطة وشركات تضامن .

الشركات ذات الطبيعة المزدوجة تنقسم إلى شركات توصية بالأسهم وشركات ذات طبيعة محدودة .

أولًا القيود

تنقسم القيود إلى قيد المشتريات وقيد المبيعات وقيد المصروفات .

يتم فتح صفحة جديدة في برنامج مايكروسوفت إكسل كما هو موضح في الصورة:

– “يتم إدراج (مجموع قيمة المشتريات + قيمة ضريبة المبيعات + أي ضرائب أخرى) في سجل المشتريات .

في قسم المبيعات، يتم إضافة (قيمة المبيعات + أي خصومات + ضريبة المبيعات) أيضًا .

في إدارة المصروفات، يتم إضافة قيم المصروفات المختلفة للشركة .

يعد قيد المصروفات من القوائم المالية الهامة جدًا، وذلك لأن مصروفات الشركات عادة ما يتم خصمها من قيمة الضرائب التي تخضع للشركة، ومن أمثلة المصروفات تكون مصروفات التشغيل مثل فواتير الكهرباء التي تستخدمها مكاتب الشركة .

طريقة عمل قائمة الدخل

يختلف ترتيب الدخل من شركة إلى أخرى ، ولكن بشكل عام فإن هذه القوائم تحتوي على:

المبيعات (الإيرادات)

خصم تكلفة المبيعات : يتم حساب تكلفة المبيعات عن طريق الصيغة (المشتريات + بضاعة أول المدة) – بضاعة أخر المدة .

مجمل الربح : يتم حساب الربح الإجمالي عن طريق جمع صافي المبيعات وأي إيرادات أخرى ثم طرح المصروفات الإجمالية .

ملحوظة : تأتي الإيرادات الأخرى من مصادر أخرى غير النشاط الأساسي للشركة، مثل تأجير المخازن أو أية مصادر دخل أخرى .

– يعتبر برنامج مايكروسوفت إكسل من أفضل البرامج التي تساعد في إعداد القوائم المالية بسهولة، ويمكن تنزيل نماذج جاهزة للقوائم المالية باستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل بسهولة، ويمكن ملء البيانات المجمعة في تلك القوائم، وتختلف تلك القوائم حسب متطلبات كل شركة ويتم تعديلها لتتناسب مع احتياجات الشركات .