يواجه الجميع في وقت ما ضرورة كتابة خطاب إلى إحدى الجهات الرسمية، سواء لتقديم شكوى أو إجراء معاملات أو حتى للحصول على موافقة على طلب تم تقديمه إلى الجهة المختصة. وفي هذه الحالة، يكتشف الشخص أنه يجب عليه كتابة الخطاب بتنسيق محدد ومعروف داخل المؤسسات الحكومية.
المختصين بكتابة الخطابات الرسمية
قد يجد الشخص الذي يقوم بكتابة الخطاب عدد من الأشخاص المتخصصين في كتابة الخطابات الرسمية، مثل المحامين وكتاب العدل الذين يقومون بالعمل بشكل خاص، ومن الممكن أن لا يجد من يقوم بمساعدته فيضطر أن يقوم بالإرتجال من خلال تفصيل صيغة للخطاب الذي يقوم بكتابته، لذلك يعد من المهم أن نتعرف على الصيغة الخصة بكتابة الخطابات الرسمية بشكل عام حتى لا نقع في الغلط أو التأخر في التعاملات الواجب إتمامها بسرعة.
طريقة كتابة الخطاب الرسمي
هناك عدد من الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي، ومن بينها ما يلي:
انواع الخطابات الرسمية
يجب أن نعلم أن هناك عدد من الأنواع من الخطابات الرسمية؛ فهناك الخطاب الموجه إلى جهة رسمية وذلك من جهة رسمية أيضا، وهناك خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، بحيث يكون الفرد المرسل هو واحدا من العاملين بها أو أحد المستفيدين من الخدمات التي تقدمها، وهناك الخطاب الموجه من أحد الجهات الرسمية إلى الفرد، وهناك عدد من الاختلافات في الصيغ حتى لو لم تكن كبيرة ولكننا سنقوم بإيضاحها.
اشكال الخطابات الرسمية
جميع أشكال الخطابات السابق ذكرها يجب أن تتكون من التالي فقط:
: “ورق سادة موحد اللون سواء كان أبيض أو أصفر، أو ورق يحمل الشعار الخاص بالجهة المرسلة إن كانت جهة رسمية، وممنوع بشكل كامل الرسم أو وضع أي أشكال على الخطاب.
يفضل كتابة الخطاب باستخدام برنامج Word، ويجب أن يكون نوع الخط Arial وحجمه 16، وإذا تم كتابة الخطاب يدويا، فيجب استخدام القلم الأزرق حتى يميز الأصل عن النسخ فيما بعد.
تختلف المسافة بين الأسطر من سطر إلى نصف سطر.
يجب الكتابة في منتصف الورقة دون وجود إطارات.
خطوات كتابة لخطاب الرسمي
– يجب أن تكون صيغة الخطاب كالتالي: يبدأ الخطاب بالتحية، مثل (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، ثم يتم كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الخطاب له أو بداية صفته، ويتم تحية الشخص من خلال كتابة (السيد/ السيدة)، وبعد ذلك، يتم كتابة التحية الرسمية بعبارة (تحية طيبة وبعد)، ومن ثم يتم البدء في كتابة مضمون الخطاب.
يجب أن يكون متن الخطاب دقيقًا في وصف الطلب أو السبب الذي دفع إلى إرسال الخطاب، ويجب أن يكون مختصرًا قدر المستطاع، ويجب تقسيمه إلى عدة نقاط في حالة احتوائه على شروط للعقد أو تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها.
عند اختتام الخطاب، يتم كتابة التحية وهي `ولكم جزيل الشكر`، وأسفلها يتم كتابة `مرسلة لسيادتكم…` من اليمين.يجب وضع الأختام والتوقيعات في الأسفل لإضفاء طابع رسمي على الخطاب إذا كان الأمر مطلوبًا.
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
تعتبر الخطابات من أهم وسائل الاتصال في الحياة الاجتماعية والوظيفية، حيث تساعد في تبادل الأفكار والمعلومات وتحفيز الآخرين، وتكمن أهميتها في ما يلي:
تعد الخطابات واحدة من أهم وسائل التواصل بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، على المستوى الفردي والمؤسسي على حد سواء.
تعمل الخطابات على تخفيف المسافة والجهد بين المواقع المختلفة لجهات المراسلة.
تصنف الخطابات كوثائق قانونية يمكن الرجوع إليها في حال الحاجة.
– تعد الخطابات الرسمية وسيلة إعلانية، وخاصة الخطابات التجارية.
أنواع الخطابات الرسمية
يتم تقسيم الخطابات الإدارية الرسمية إلى نوعين وهما:
– الخطابات التجارية
والتي تستخدم لأغراض تجارية، والميزة الرئيسية لها هي الجانب الدعائي للشركة. تحتوي الرسالة في الأعلى على ما يسمى الترويسة، وتسجل فيها جميع المعلومات المتعلقة بالشركة بالكامل، مثل الموقع والاسم ورقم السجل التجاري ونوع التجارة ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار الشركة والبريد الإلكتروني.
– الخطابات الرسمية
هذه الرسائل المتعلقة بالجانب الوظيفي تشمل الاستدعاءات والعروض والقرارات الإدارية والتعاميم العامة وغيرها.
الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية
عند كتابة الخطابات الرسمية، يتم مراعاة عدد من الأمور، من بينها:
– “وضوح ودقة في أفكار الخطابات وألفاظها.
يجب أن تكون المعلومات المذكورة في الخطاب مصداقية.
يجب الابتعاد عن استخدام الألفاظ الأدبية والتعابير الشعرية الجميلة والصور والالتزام بالموضوعية.
الايجاز في المعنى بأسلوب غير مبتذل هو واحد من أهم صفات الكتابة الفعالة.
الأسلوب المقنع التقريري والابتعاد عن العواطف الشخصية.
عند الرد على أي من الخطابات السابقة، يجب الإشارة إلى تاريخها ورقمها وموضوعها.
ينبغي أخذ الأفكار وترتيبها وتسلسلها، والانتقال إلى الفكرة التالية مباشرة بعد الفكرة الأولى.
عند الرد على رسالة تتضمن عدة نقاط، يجب الرد على جميع النقاط وفقًا لترتيبها في الخطاب الأصلي.