نماذج خطابات ادارية

يتحدث الكثير عن كيفية كتابة رسالة إدارية، وهي فرصتك لإظهار صاحب العمل المحتمل من أنت وماذا تفعل وماذا ستفعل من أجلهم، ولكن على الرغم من أن الخطاب الإداري أصبح مثيرا للجدل إلى حد ما في السنوات الأخيرة.

كتابة خطاب اداري

المرسل إليه المناسب

إذا كان لديك اسم محدد مثل مدير توظيف أو مجند، فمنالأفضل أن تتأكد من أن العبارة الافتتاحية للرسالة مهذبة وذات طابع شخصي. وإذا لم يكن لديك اسم محدد، فلا يزال بإمكانك تخصيص الرسالة للشركة التي ترسل إليها.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام عزيزتي السيدة بيركنز، عزيزي فريق صناعة التكنولوجيا، وتحتاجين إلى إيجاد التوازن المناسب بين المحادثة والرسمية، وبالتأكيد لا تكوني مبالغة جدا، وقد يؤدي إرسالك عبر الإنترنت أو كتابة بريد إلكتروني إلى شعور غير حقيقي بالتآلف مع الشخص.

هناك العديد من التحيات المختلفة، سواء كانت عادية أو غامضة للغاية، مثل `لمن يهمه الأمر`. إنها طريقة لكتابة خطاب رسمي إداري لتوصيل البريد إلى الشخص المناسب، ومن الممكن أن يتم تمريره دون قراءته، كما أنه يشير إلى أن كاتب الخطاب يقوم بذلك بشكل عشوائي، وقد لا يكون هذا الأمر صحيحا. من المهم أن تكون واضحا ومباشرا قدر الإمكان في خطاب الغلاف.

تحقيق الهدف من كتابة الخطاب

الهدف الرئيسي من الخطاب الإداري الخاص بك هو إضافة سياق إليك ولسيرتك الذاتية، ولديك مساحة محدودة، ويجب أن تركز على نقاط رئيسية قوية وعالية الجودة لتوضيح مهاراتك وخبراتك.

إنهاء الخطاب بشكل قوي

دائمًا لديك فقرة ختامية تبرز النقاط البارزة (لماذا تناسبك بشكل جيد) وتترك مجالًا للمتابعة ، فمثلا أود أن تتاح لي الفرصة للانضمام إلى فريقك و نتطلع إلى معرفة المزيد ، و ستكون مهاراتك و خبرتك كمسؤول ، و يمكن كتابة من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان هناك أي معلومات أخرى يمكنني تقديمها.

الاهتمام بالتنسيق

– عند العمل على كتابة خطاب اداري لابد من الاعتماد على لغة سلسة و سهلة و واضحة حتى تكون سهلة في القراءة.
يجب الاهتمام باستخدام خط معياري، وليس هذا هو الوقت المناسب لاختبار الخطوط الزخرفية. يجب اختيار شيء بسيط وأساسي.
– لا تستخدم كتل طويلة من النص. في الخطاب، يجب أن تكون الفقرات متجانسة ومفصولة، تهدف إلى توفير سلسلة من النقاط المحددة التي تبرز بأناقة.

في الخطاب الإداري يجب أن يكون الإيجاز ولا يتجاوز صفحة واحدة، وحتى الصفحة الكاملة تعتبر مبالغ فيها، والاختصار هو جوهر الذكاء.

تجنب كتابة تفاصيل كثيرة في فقرة واحدة، ويمكن لتقسيم الفقرات وتركيزها على نقاط محددة ترغب في إبرازها للقارئ، أن يساعدك في إيصال رسالتك بشكل أكثر فعالية وجاذبية بصرية.

طريقة اغلاق الرسالة

بعد الإغلاق، يجب أن يكون العنوان الجديد بسيطًا ولائقًا، تمامًا كعنوان الفتح، حتى لا يكون مبالغًا فيه (مثل: “أطيب التحيات، عزيزي المجند .

من بين الطرق التي يتم إغلاق الرسائل بها، يمكن استخدام أطيب الأماني بإخلاص، ويجب كتابة التوقيع الخاص بمرسل الرسالة في النهاية ومنصبه الإداري في التوقيع.

نماذج رسائل ادارية

نموذج طلب ملف إداريّ

طلب ملف إداريّ اسم الشّركة ………
التّاريخ: / /
إلى السيد المدير العام، تحية طيبة وبعد،
الموضوع: يرجى تقديم المساعدة في الحصول على الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة، والذي يحمل الرقم المرجعي التالي: …، حيث يساعد هذا الملف على القيام بالمهام الخاصة في العمل، وسيتم إعادة الملف الإداري مجددا بعد استخدامه ،

و مع فائق التّقدير والاحترام.
اسم الموظف:
التّوقيع:

نموذج تأجيل عقد اجتماع

تأجيل عقد اجتماع التّاريخ: / /
إلى السّيد المُدير/
رئيس القسم ، تحية وبعد،
بناء على الطلب الذي تم إرفاقه في هذه الرسالة، نرجو قبول تأجيل عقد الاجتماع المقرر للأسباب التالية: ……….، ونرجو إرسال موعد جديد للقاء إذا كان ذلك ممكنا لكي يتم الاعتماد عليه بدلا من الموعد المؤجل، مع فائق الاحترام والتقدير.
المُشرف عن الاجتماع:
التّوقيع:

نموذج طلب صيانة

يتم إرسال نموذج طلب صيانة إلى رئيس قسم الهندسة والصيانة،
تحية وبعد،
التّاريخ: / /
الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم……………. أسباب طلب الصّيانة:………………………………… بيانات عن أجهزة الحاسوب: نوع الأجهزة: نظام التّشغيل: بناءً على المعلومات المُذكورة أعلاه، يُرجى اتخاذ الإجراءات المناسبة، من أجل المساهمة في ضمان استمرارية العمل في القسم، وتقديراً لحرصكم واحترامكم.
اسم الموظّف:
التّوقيع: