مهام المساعد الاداري في الدليل الاجرائي

هناك عدد من المهام التي يجب على المساعد الإداري القيام بها وفقا للدليل الإجرائي. المسئول المباشر عن المساعد الإداري هو وكيل المدرسة للشؤون التعليمية ووكيل المدرسة للشؤون المدرسية. الهدف العام لوظيفة المساعد الإداري هو تقديم الخدمات الإدارية التي تساعد في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدارس وتقديم المساعدة للعاملين فيها .

واجبات ومسئوليات المساعد الإداري

يقوم المساعد الإداري في المدرسة بتسلم وتخزين المواد والكتب المدرسية وغيرها في المكان المناسب لها في المدرسة .

– يتولى المساعد الإداري إدارة وتنظيم أعمال المستودع في المدرسة .

يقوم المساعد الإداري بتسجيل العهدة وتوزيعها على جميع العاملين في المدرسة، ويقوم بجمعها في نهاية اليوم الدراسي .

يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الموظفين في المدرسة وتحديثها بانتظام بما يتعلق بكل جديد حول الموظفين .

يشارك المساعد الإداري في تسجيل الغياب والحضور وتأخر الطلاب عن المدرسة .

يقوم المساعد الإداري بتقديم المساعدة لوكلاء المدرسة في مراقبة الطلاب خلال العديد من الأوقات، مثل الطابور الصباحي وبين الحصص وأثناء الفسحة المدرسية .

يقوم المساعد الإداري بإخطار أولياء الأمور في حالة تأخر الطالب أو غيابه عن المدرسة باستخدام أي وسيلة متاحة له .

يستلم المساعد الإداري ملفات الطلاب المستجدين ويجهزها، ويقوم أيضاً بمعالجة ملفات الطلاب الذين انتقلوا للمدرسة، وينهي جميع الإجراءات المتعلقة بها .

يقوم المساعد الإداري بتنظيم ملفات الطلاب واستكمال جميع الوثائق المطلوبة .

يتم تزويد وكيل شؤون الطلاب من قِبل المساعد الإداري بنماذج الإحالات الطبية والشهادات التعريفية للطلاب، ليقوم بتقديمها إلى الجهة المختصة .

11- يقوم المساعد الإداري بتخزين السجلات والملفات وتنظيم الأرشيف .

يقوم المساعد الإداري بأي مهمة يتم تكليفه بها من قبل المسؤول المباشر في مجال اختصاصه .

معلومات عن وظيفة المساعد الإداري

يجب أن يكون المساعد الإداري على علاقة بجميع الموظفين في المدرسة ولا ينبغي أن يكون لديه أي علاقة بمؤسسات خارجية .

يجب أن يكون المساعد الإداري ملمًا بالتعليمات المتعلقة بطبيعة عمله جيدًا .

يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بالأعمال الكتابية وكيفية ممارستها .

يجب على المساعد الإداري أن يكون على دراية بأدوات ونماذج طبيعة عمله .

يجب أن يتمتع المساعد الإداري بمعرفة بالفهرسة وتنظيم الوثائق، وكيفية تصنيفها .

5- يجب أن يمتلك المساعد الإداري بعض المهارات والقدرات، مثل : تشمل المهارات الأساسية في العمل: ترتيب وتخزين الملفات وعمل فهرس لها، القدرة على المتابعة والتنسيق، التواصل مع الآخرين وإدارة العلاقات، استخدام الحاسوب وتطبيقاته في العمل .

يجب أن يتمتع المساعد الإداري ببعض الصفات الشخصية، مثل حسن الأخلاق والأخلاقيات المهنية، والقدرة على التكيف مع متطلبات العمل والضغوط الوظيفية، والعمل بروح الفريق، والقدرة على اتخاذ المبادرة، والاحترام والتقدير للآخرين، والثقة بالنفس، والموضوعية، والتواضع .

أنواع المساعد الإداري

يمكن أن يكون مسمى مساعد إداري مسمى رسميًا أو وصفًا عامًا لوظيفة الموظف في المكاتب، ويختلف وصف الوظيفة بشكل كبير حسب نوع العمل الذي يقوم به المساعد الإداري

1- يقدم المساعد الإداري الدعم في الأقسام الآتية في الشركات : – الموارد البشرية، والمحاسبة، والتطوير، والمبيعات، والتسويق، وتكنولوجيا المعلومات .

يقوم السكرتير أو المساعد التنفيذي بتقديم الدعم للأفراد التنفيذيين بالشركة، ويتعامل هذا الموظف معالبيانات الشخصية الحساسة وبيانات الشركة .

يتضمن الموظف الاستقبال وظائف مثل الرد على الهاتف واستقبال الزوار وغيرها .

يقدم مساعد المشروعات الدعم للمشاريع داخل الشركة .

المساعد الشخصي هو من يقدم المساعدة الشخصية، ويتولى مسؤولية العناية بمهام مختلفة غير متعلقة بالعمل .

الموظف المكتبي هو الشخص الذي يقوم بالمهام مثل حفظ الملفات أو إدخال البيانات .

مساعد الحسابات يدعم أقسام الشركة في الجوانب المالية وحساب المدفوعات وحساب المديونيات .

يقدم مساعد الإنتاج الدعم في مجال الإنتاج السينمائي والتلفزيوني .