مهام الكاتب في المدرسة
وظيفة الكاتب بوجه عام هي من أهم الوظائف التي تكون متواجدة في تشكيلة المنظمات المختلفة، ويتم تحديد المهام الخاصة بتلك الوظيفة حسب المؤسسة التي يعمل بها سواء كانت مدرسة أو مصنع أو غير ذلك، ويشترط بتلك المهنة أن يكون صاحبها يتمتع بالشهادة والخبرة التي تساعده على أن يبقى متعدد الوظائف وأن يكون لديه مهارات رائعة، لكي يكون الكاتب لديه القدرة على أن يكون بديلًا عن أي موظف إداري في أي قسم أو شعبة.
مهام الكاتب في المدرسة
يجب أن يتمتع الكاتب بالعديد من الخبرات اللازمة لشغل تلك الوظيفة، حيث أنه لابد أن يكون حاصلًا على شهادة إدارية عالية مثل شهادة البكالوريوس أو يكون متخصص في الإدارة مثل إدارة الأعمال، حيث أن الكاتب في المدرسة هو الشخص المسؤول عن الأعمال الإدارية والكتابية، وتشمل مسؤولياته القيام بالجوانب الآتية :
- أداء أعمال السكرتارية في داخل المدرسة.
- تقوم بالاستلام والعرض على مدير المدرسة لكل المكاتبات والمعاملات التي تصل إليها
- اتخاذ اللازم تجاه توجيهات المدير.
- يتضمن العمل على إعداد المراسلات الصادرة من المدرسة، وطباعتها، ومتابعة صدورها.
- تنظيم الملفات والسجلات، وتسجيل البيانات والمعلومات في الوقت المناسب.
- يتضمن العمل على تنظيم مستودع المدرسة وجرد جميع المحتويات وفقًا للإرشادات التي تنظم ذلك.
- يتم تسجيل الفواتير المتعلقة بالمصروفات المالية في المدرسة وحفظها وتنظيمها حتى يتم عرضها.
- يتم إسناد أي أعمال أخرى للمعلم من قبل مدير المدرسة أو وكيلها، وفقًا لطبيعة العمل المدرسي المطلوب.
أماكن عمل خاصة بالكاتب
ليكون الكاتب ناجحًا في عمله ووظيفته، من الضروري البدء في العمل في الأماكن التي يعتبرها البعض بسيطة ولا تتطلب شهادات عالية، ثم الصعود إلى الأماكن الأكثر صعوبة. تختلف هذه الأماكن بين المؤسسات، ولكن بشكل عام، يمكن تلخيص هذه الأعمال في النقاط التالية:
يجب على الكاتب أن يعرف بدقة الجهات التي يتوجه إليها أو يتلقى منها الخطابات، ويعرف أسماء الأفراد والأقسام والوحدات، وكيفية صياغة المخاطبات. كما يجب عليه التعرف على الموظفين العاملين داخل المؤسسة.
تتضمن مهام تحرير وطباعة الكتب، بعد أن يتعرف الكاتب على الجهات المصدرة والمستلمة، تحرير وطباعة الكتب لكسب مهارات في طباعة الأوامر الإدارية وإعداد الإجابات.
بعد اجتياز المراحل السابقة، ينبغي على الكاتب التحول إلى شؤون الموظفين لمعرفة كيفية حساب الخدمة ورصيد الإجازات والراتب، والترقية والعقوبات التي يمكنتطبيقها على الموظفين. يمكن القيام بذلك من خلال معرفة بعض القوانين واللوائح المتعلقة بالموظفين في بلده ومنظمته، والعمل وفقاً لهذه اللوائح.
تُعد مرحلة الملفات الشخصية من المراحل المهمة التي يتعلم من خلالها الكاتب كيفية أرشفة الكتب وحفظها والحفاظ عليها من التلف.
في مرحلة التقاعد، يتعلم الكاتب أهمية حفظ الكتب في الملفات الشخصية وتأثير فقدانها على الموظف الذي يرغب في التقاعد.
في قسم المخازن، يتعلم الكاتب كيفية إجراء الإدخالات والإخراجات المخزنية، وأنواع المواد المدخلة وكيفية تخزينها، كما يتعلم أيضًا كيفية التعامل مع الملفات التالفة وكيفية معالجتها في حالة التلف.
كيف ينجح الكاتب في وظيفته
لينجح الكاتب في عمله، يجب أن ينتبه للعديد من النقاط، ومن أهمها الدراسة الأكاديمية التي تساعده على اكتساب بعض الخبرة في الأمور الإدارية وتشكيل جمل جيدة. بعد ذلك، يتطلب الأمر هذا وذاك
من الضروري أن يتم إدارة العمل بشكل متسق في السياقات الثابتة، حتى لا يشعر الموظف بالتغيير الناتج عن انتقاله من مكان إلى آخر.
يجبأن يتم توجيه المتدرب خلال فترة التدريب من قبل شخص متمرس، حتى يتمكن من إظهار جوانب الأمور الإدارية للمتدرب وتوضيح أماكن الخطأ لتجنبها.
يجب أن يعمل الموظف بحرية ودون ضغط أثناء فترة التدريب، ويجب مراقبته بشكل يجعله لا يشعر بالارتباك أو الخوف من الوقوع في الخطأ.
يتضمن تدريب الكاتب تنمية بديهيته وسرعته في التأقلم مع العمل، مع الحذر من اتخاذ القرارات السريعة.
بعد إتمام التدريب، يجب عرض الأخطاء والتلاعبات التي حدثت لتعزيز الخبرات التي اكتسبها الكاتب، بالإضافة إلى عرض معلومات عن العمل الإداري.