يعد خطاب الغلاف أداة فعالة تستخدم لمساعدة الشخص على تقديم نفسه بشكل مثالي أثناء تقديم طلب التوظيف. يجب أن يكون خطاب الغلاف جيد التصميم ويحتوي على معلومات كافية عن سيرتك الذاتية ليستفيد منه كل من يقرأه، بالإضافة إلى بعض المعلومات الهامة عن أبرز الإنجازات في الحياة المهنية والشخصية .
يجب التخطيط للمحتوى المطلوب وفقا لمتطلبات الوظيفة المتقدم لها لكتابة أي خطاب تغطية. ولذلك، يجب معرفة العناصر الأساسية المطلوبة لكتابة خطاب تغطية ناجح ومفيد، وأيضا يجب معرفة كيفية كتابة خطاب تغطية فريد ومميز وما يجب تضمينه وما لا يجب تضمينه في خطاب التغطية الخاص بك .
تعريف خطاب التغطية
: “عند وضع السيرة الذاتية، يتم التركيز على توضيح بعض الحقائق، أما عند كتابة خطاب التغطية، فالهدف هو التعبير عن الشخصية بشكل أكبر، ويعد هذا الخطاب هو المقدمة الأولى للشخص الذي يمكن أن يوظفك، لذلك يجب كتابة خطاب تغطية فريد لكل وظيفة يتم التقدم إليها، ويجب أن يتماشى تنسيق الخطاب مع الشركة والصناعة والوظيفة المتقدم لها .
لا يوجد شكل تقليدي ورسمي لخطاب التغطية الذي يقدم، ولكن يجب أن يكون منظما من حيث الشكل والعرض للمعلومات، ويجب أن يحتوي على مقدمة لا تنسى، وأمثلة محددة ومنظمة للعمل المنجز ذي الصلة، وطريقة حل المشكلات المتعلقة بالوظيفة، بالإضافة إلى خاتمة موجزة مع تقديم طلب التحاق للعمل، ويجب أن تثبت الخطابات الناجحة أنك مؤهل للوظيفة من خلال سرد القصص التي توضح مهاراتك وخبرتك السابقة .
محتويات خطاب التغطية
عند النظر في محتويات ومضمون خطاب التغطية نجد أنه لا يجب أن تضع جميع محتويات حياتك المهنية وحياتك الشخصية بالكامل في خطاب التغطية الخاص بك ، حيث يجب أن يكون خطاب التغطية عبارة عن مجموعة معلومات يتم اختيارها بعناية من أهم لحظات حياتك المهنية وذلك لكي تعطي إلى القارئ فكرة واضحة عن هويتك وكيف يمكنك إضافة قيمة لشركتهم .
يجب أن تشمل خطابات التغطية ثلاثة أشياء أساسية، وهي: كيفية استيفاء المتقدم لمتطلبات الوظيفة بناء على تجربته السابقة، وكيفية استيفاء مهارات المتقدم لمتطلبات الوظيفة، بالإضافة إلى توضيح سبب رغبة المتقدم في العمل في هذه الشركة، ويجب أن يتم تضمين هذه المعلومات في خطاب التغطية الخاص بك لإقناع القارئ بأنك الشخص المناسب للوظيفة، ويجب مراعاة متطلبات الوظيفة واتباع أفضل الممارسات لتحقيق ذلك .
إظهار القدرة على حل المشكلات
إن توضيح القدرة الخاصة بك على حل المشكلات في خطاب التغطية هو أمر جيد ومفيد ، ولا يجب أن تخبرهم فقط عن مهاراتك الرائعة في حل المشكلات ، ولكن يجب أن تشرح تفاصيل مشكلة معينة كنت قد واجهتها أساسًا خلال حياتك المهنية السابقة مع توضيح كيف استخدمت مهاراتك في حلها ، والأفضل من ذلك إذا كنت تعرف أن هذه الشركة تواجه مشكلة معينة ويمكنك المساعدة في حلها ، فيجب أن تظهر وتحدد كيف يمكنك المساعدة في حلها .
اختيار الأسلوب المناسب للشركة
عند كتابة خطاب التغطية يجب اختيار أسلوب متميز ومناسب لنشاط الشركة التي يتقدم إليها لطلب الوظيفة، ويساعد البحث عن نشاط الشركة في تحديد النغمة المرغوبة في الخطاب، والتي قد تختلف بشكل كبير عن شركة أخرى، فعلى سبيل المثال، قد يختلف أسلوب خطاب التغطية لشركة استشارات قانونية عن شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا .
سرد قصص عن الحياة المهنية
إدراج قصص من حياتك المهنية هو وسيلة رائعة لعرض مهاراتك وتزويد مديري التوظيف بمعلومات جيدة عن شخصيتك وأسلوب عملك. عند البحث عن القصص المناسبة للرواية، يجب عليك دائما النظر في متطلبات الوظيفة المذكورة في وصف الوظيفة. من الجيد أيضا أن تبحث عن المزيد من المعلومات عن الشركة عبر الإنترنت لفهم ثقافتها. قبل صياغة خطاب التغطية، يجب أن تقارن مهاراتك مع متطلبات الوظيفة التي تتقدم لها .
قد تكون من المفيد العثور على المهارات التي ترغب في التأكيد عليها والخبرات الخاصة التي ترغب في مشاركتها في رسالة التغطية. على سبيل المثال، إذا قمت بتقديم طلب لوظيفة كمدير تسويق، يمكننا أن نجد في وصف الوظيفة أنه يتطلب عدة سنوات من الخبرة في المجال التسويقي ومعرفة عميقة بالعملاء المحتملين، بالإضافة إلى مهارات اتصال قوية. يجب عليك وصف كيف كان أداؤك عندما كنت مدير تسويق، مثلا من خلال إدارة حملات ناجحة للعملاء وتجاوز توقعاتهم في توليد عملاء محتملين. يجب أيضا أن تشرح كيف قمت بتدريب وتوجيه عملاء جدد في إدارة حساباتهم في الشركة، مما أدى إلى تحسين معدلات الاحتفاظ بالعملاء .
إن إدراج الكثير من خبراتك السابقة تُظهر واحدة من أفضل المهارات الصعبة وتظهر كيف تكون قيادتك للشركة وتعرض كيف يمكنك التعاون مع المتدربين ، والتواصل بشكل فعال ، كما تعمل على تثقيف الموظفين الجدد على خلق علاقات جيدة مع العملاء ، كما تثبت أنه يمكنك تلبية معايير الاتصال والمعرفة التسويقية التي يبحثون عنها .
الصدق أساسي في خطاب التغطية
الأمانة هي السياسة الوحيدة المطلوبة في خطاب التغطية، لأن عدم الأمانة في خطاب التغطية ليس في مصلحتك، حيث أن التصريح بأن لديك مهارات معينة غير موجودة في الواقع سيتسبب في ضرر لك عندما يطلب منك استخدام تلك المهارة في المقابلة أو الوظيفة، حيث سيقرأ مدير التوظيف خطاب التغطية الأساسي بشكل متكرر، ولا ترغب في أن يطلب منك شيء لا تستطيع تنفيذه .
خاتمة خطاب التغطية
عند الانتهاء من كتابة خطاب التغطية قم بإنهاء رسالتك مع بعض العبارات التي تحث على اتخاذ موعد للمقابلة مما يوحي بأنك متحمس لتقديم المزيد من المعلومات وأنك تتطلع إلى التحدث معهم ، وقم دائمًا بتدقيق خطاب التغطية الخاصة بك بحثًا عن الأخطاء واطلب من الأصدقاء والعائلة مراجعة خطاب التغطية الخاص بك .
خطاب تغطية مميز وفريد
عند التفكير في كيفية جعل خطاب التغطية الخاص بك فريدا ومميز، يجب عليك وضع بعض العبارات التي تظهر هويتك كفرد وتجعل الخطاب فريدا، ويجب عليك تضمين الخبرة والمهارات المتعلقة بالوظيفة التي تتقدم لها بشكل مباشر، ويجب أن يكون الخطاب مرتبطا بشكل وثيق بالوظيفة، ولكن بالطريقة المناسبة التي تظهر مؤهلاتك وهويتك كفرد، وسرد قصص مقنعة من حياتك المهنية سيجعل الخطاب فريدا ومميزا، ولكن تأكد من اختيار القصص التي تظهر اتقان المهارات والأدوات والمفاهيم المتعلقة بالوظيفة التي تتقدم لها .
من الجيد استخدام عبارات مثل يا سيدي العزيز أو يا سيدتي أو لمن يهمه الأمر عند التحدث مع مدير الشركة. في الواقع، إذا كنت ترغب في ترك انطباع قوي ومميز عنك، يجب أن تستغرق الوقت الكافي لمعرفة الشخص الذي تتحدث إليه. قد تحتاج إلى إجراء بعض المكالمات الهاتفية أو البحث العديد من الأماكن قبل أن تجد الاسم الصحيح، ولكن كلما كان من الصعب العثور عليهم، زادت احتمالية أن يتقدم الآخرون .