نظم المعلومات المحاسبية
تتألف نظم المعلومات المحاسبية من الأشخاص والسجلات والطرق المستخدمة لجمع المعلومات المالية حول الأحداث التجارية وتسجيلها ومعالجتها بشكل مفيد وتوصيل المعلومات للمستخدمين النهائيين وصناع القرار ، وبعبارة أخرى فإن النظام المحاسبي هو كل شيء وكل من يشارك في جمع وتسجيل وتنظيم المعاملات المالية للشركة.
يتضمن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية التي يستخدمها المستخدمون الداخليون لإبلاغ المستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية بالمعلومات، وهو بشكل عام طريقة مبنية على الكمبيوتر لتتبع النشاط المحاسبي باستخدام تكنولوجيا المعلومات. يجمع نظام المعلومات المحاسبية بين الممارسات المحاسبية التقليدية، مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة عموما (GAAP)، وموارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة.
ماذا تعني نظم المعلومات المحاسبية
يهدف نظام المحاسبة في الأساس إلى تسجيل البيانات المالية وتحويلها إلى معلومات مالية مفيدة.
تتكون أي نظام محاسبي للمعلومات من العديد من الأجزاء والمكونات المختلفة، ويمكن تقسيمها عادة إلى خمس فئات رئيسية وهي: المستندات المصدر وأجهزة الإدخال ومعالجات المعلومات وتخزين المعلومات وأجهزة الإخراج.
يتكون نظام المعلومات المحاسبية عادة من وحدات مختلفة مصممة للتعامل مع أنواع محددة من المعاملات مثل:
- حسابات قابلة للدفع
- الذمم المدينة
- المخزون
- كشف رواتب
- دفتر الأستاذ العام
- إعداد التقارير
كيفية استخدام نظم المعلومات المحاسبية (AIS)
يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على عناصر مختلفة مهمة في الدورة المحاسبية، على الرغم من أن المعلومات الواردة في النظام تختلف بين الصناعات وأحجام الأعمال، إلا أن نظام المعلومات المحاسبية النموذجي يشمل بيانات تتعلق بالإيرادات والنفقات ومعلومات العملاء ومعلومات الموظفين والمعلومات الضريبية، وتشمل البيانات المحددة أوامر المبيعات وتقارير التحليل وطلبات الشراء والفواتير وتسجيل السجلات والمخزون وكشوف المرتبات ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة ومعلومات القوائم المالية.
ينبغي أن يتم تصميم هيكل قاعدة بيانات لنظام المعلومات المحاسبية لتخزين المعلومات، ويتم برمجة بنية قاعدة البيانات باستخدام لغة الاستعلام لمعالجة الجدول والبيانات. يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على العديد من الحقول لإدخال وتحرير البيانات المخزنة مسبقا، وعادة ما تكون هذه الأنظمة منصات آمنة للغاية وتتخذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والمتسللين والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات. يزداد الأمن السيبراني أهمية متزايدة، خاصة مع تزايد عدد الشركات التي تخزن بياناتها إلكترونيا.
تتجسد النتائج المختلفة لنظام المعلومات المحاسبية في تنوع قدرات معالجة البيانات، وتنتج تقارير نظام المعلومات المحاسبية تقارير تقادم الحسابات المدينة استنادا إلى معلومات العملاء وجداول استهلاك الأصول الثابتة وأرصدة المراجعة لإعداد التقارير المالية. كما يمكن إعادة إنتاج قوائم العملاء وحسابات الضرائب ومستويات المخزون. ومع ذلك، لا تتم تضمين المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية في نظام المعلومات المحاسبية لأن هذه العناصر غير مرتبطة مباشرة بإعداد التقارير المالية للشركة أو مسك الدفاتر.
فوائد نظم المعلومات المحاسبية
التواصل بين الإدارات
يهدف نظام المعلومات المحاسبية إلى التفاعل بين الأقسام المختلفة. يمكن لقسم المبيعات داخل النظام تحميل ميزانية المبيعات، وتستخدم هذه المعلومات من قبل فريق إدارة المخزون لإجراء جرد المواد وشراءها. عند شراء المخزون، يمكن للنظام إبلاغ قسم الحسابات الدائنة بوجود فاتورة جديدة. يمكن لنظام المعلومات المحاسبية أيضا مشاركة معلومات حول طلب جديد، حتى يكون فريق التصنيع والشحن وخدمة العملاء على علم به.
الضوابط الداخلية
يتعلق جزء لا يتجزأ من نظم المعلومات المحاسبية بالضوابط الداخلية ، يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الاحتفاظ بمعلومات العملاء والبائعين والأعمال الحساسة في الشركة من خلال استخدام موافقات الوصول المادي ، ومتطلبات تسجيل الدخول ، وسجلات الوصول ، والتفويضات ، وفصل الواجبات ، يمكن أن يقتصر المستخدمون على المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء وظيفة أعمالهم فقط.
وظائف نظام المعلومات المحاسبية
لنظم المعلومات المحاسبية ثلاث وظائف أساسية:
- تتمثل الوظيفة الأساسية الأولى لنظام AIS في جمع البيانات وتخزينها بطريقة فعالة وفعالة بشأن الأنشطة المالية للمؤسسة، بما في ذلك الحصول على بيانات المعاملات من المستندات المصدر وتسجيل المعاملات في الدوريات ونشر البيانات من الدوريات إلى دفاتر الأستاذ.
- تقوم الوظيفة الثانية لنظام AIS بتوفير معلومات مفيدة لاتخاذ القرارات، بما في ذلك إنتاج التقارير الإدارية والبيانات المالية.
- تتمثل الوظيفة الثالثة لنظام AIS في التحقق من وجود عناصر تحكم لتسجيل البيانات ومعالجتها بدقة.
أجزاء نظم المعلومات المحاسبية
يتكون نظام المعلومات المحاسبية عادة من ستة أجزاء أساسية:
- يستخدم النظام من قبل الأشخاص في مجالات مختلفة، بما في ذلك المحاسبين والمديرين ومحللي الأعمال.
- تشمل الإجراءات والتعليمات طرق جمع وتخزين واسترجاع ومعالجة البيانات.
- تشمل البيانات جميع المعلومات التي يتم إدخالها في نظام AIS.
- يتكون البرنامج من مجموعة من برامج الكمبيوتر المستخدمة لمعالجة البيانات.
- تشمل البنية التحتية لتقنية المعلومات جميع الأجهزة التي تستخدم لتشغيل نظام AIS.
- الضوابط الداخلية هي الإجراءات الأمنية المستخدمة لحماية البيانات.
مزايا نظام المعلومات المحاسبية (AIS)
- فعالية التكلفة: في عصر التكنولوجيا الرقمية والذكاء الاصطناعي، تسعى كل منظمة إلى تقليل التكاليف باستخدام الذكاء الاصطناعي. ساعدت الذكاء الاصطناعي في تقليل الجهود اليدوية ويستطيع تنفيذ نفس العملية بشكل أكثر كفاءة وتوفيرا للتكاليف
- فعالية الوقت: ساعدت نظم المعلومات المحاسبية الآلية (AIS) المنظمات التجارية على تقليل وقت تسجيل المعلومات الماليةوتصنيفها وإبلاغها، ويمكن لـ AIS إنجاز كمية كبيرة من العمل اليدوي بأقل قدر من الجهد والوقت المستغرق.
- سهولة الوصول (النقل): يمكن استعادة البيانات المخزنة في نظام AIS عبر نظام المعلومات المتصل بالإنترنت في أي مكان وزمان، وعندما لا يمكن حمل دفاتر الحسابات المعدة يدويًا بسهولة، يكون استعادة بيانات AIS الحل.
- الدقة: من خلال مشاركة AIS، يزيد مستوى موثوقية البيانات. كما ناقشنا سابقاً في هذه المقالة، يتبع AIS مجموعة محددة مسبقاً من الإرشادات، مما يقلل من فرص وجود بيانات خاطئة. وبالتالي، يتمتع AIS بميزة إضافية في جعل البيانات دقيقة.
عيوب نظم المعلومات المحاسبية (AIS)
- التكلفة الأولية للتقسيط والتدريب: على الرغم من فعالية AIS من حيث التكلفة، فإن هذا الأمر قد لا ينطبق على المؤسسات التجارية الصغيرة، حيث قد تكون تكلفة الإعداد الأولية مرتفعة وقد لا تولد قيمة للمؤسسة بالفعل.
- التدخل اليدوي: على الرغم من أننا ناقشنا سابقًا أن AIS يقلل من التدخل اليدوي، إلا أنه لا يمكن الاستغناء عن التدخل اليدوي بشكل كامل، حيث يحتاج AIS إلى تدخل يدوي في بعض الحالات مما قد يؤدي إلى عدم كفاءة النظام.
- لا يمكن القضاء على الخطأ بالكامل: AIS يقلل من فرص الخطأ ومع ذلك، قد تحدث أخطاء في الترميز في البرامج التي قد تؤدي إلى نتائج غير صحيحة، ولا يزال التدخل اليدوي ممكنا وقد يؤدي أيضا إلى حدوث أخطاء.
- هجوم الفيروسات: يمكن أن يتعرض أي بيانات مخزنة على نظام AIS للإصابة بفيروس قادر على تعطيل وتغيير المعلومات المالية المخزنة على أنظمة المعلومات المحاسبية.