تقنية المجموعة الاسمية

يؤدي التعرف على العصف الذهني إلى فهم مفهوم تقنية المجموعة الاسمية. فالعصف الذهني هو واحد من أهم الأساليب المستخدمة في حل المشكلات والتعامل مع القضايا. وتعتمد المؤسسات الكبرى على هذا الأسلوب في التفكير. يعتبر الإبداع التعاوني المبدأ الأساسي لتقنية المجموعة الاسمية. لذا، يتبع الكثيرون هذا الأسلوب لتحديد مجموعة الأولويات التي يتم العمل عليها، بهدف تعزيز التقدم وحل الأزمات بأشكالها المختلفة. وتعد هذه التقنية فقط واحدة من مجموعة تقنيات أخرى يتم الاعتماد عليها لتحقيق إدارة ناجحة.

تعريف تقنية المجموعة الاسمية

يتم تعريف تقنية المجموعة الاسمية (بالإنجليزية:تعتبر تقنية المجموعة الاسمية من الطرق المنظمة للاجتماعات العقلية الجماعية، حيث تشجع المساهمة من الجميع وتسهل التوافق السريع على مستوى الأولويات في حل المشكلات أو مناقشة الحلول الممكنة.

تتمثل تقنية المجموعة الاسمية في بدء أعضاء الفريق بكتابة أفكارهم، ثم اختيار الفكرة التي يشعرون بأنها الأفضل، وبمجرد أن يصبح أعضاء الفريق جاهزين لطرح الأفكار، يقدم الجميع فكرتهم الأهم من مجموعة الأفكار التي تم التوصل إليها، من ثم تتم مناقشة الاقتراحات المطروحة، وترتيب أولويات تلك الاقتراحات من قبل المجموعة المشتركة بأكملها، فقط باستخدام نظام النقاط الذي يجمع بين التصنيفات العامة لأهمية أعضاء المجموعة الفردية، وترتيب الأولويات المُرجحة للاقتراحات المطروحة.

تاريخ تقنية المجموعة الاسمية

تاريخ تقنية المجموعة الاسمية يعود إلى التاريخ الأصلي لاستخدام العصف الذهني، ذلك الأسلوب الأمريكي الذي تم اتباعه من أجل تعزيز التوجه الإبداعي بإدارة الأزمات، وحل مشكلات المؤسسات الكبرى على مستوى العالم، إذ مر العصف الذهني بما فيه من تقنية المجموعة الاسمية بمجموعة من المراحل:

• الفكرة: تعود فكرة العصف الذهني إلى الأمريكي أليكس أوزبورن، الذي كان في ذلك الوقت مؤسسا ومديرا تنفيذيا لشركة BBDO الرائدة في مجال التسويق. وخلال وجوده في هذه المؤسسة، لاحظ أليكس أن الجو العام في الاجتماعات لا يسمح بتطوير الحلول الإبداعية. مع مرور الوقت، قام أليكس بتطوير قواعد أساسية للمؤتمرات لتجعلها أكثر إبداعا. وفي كتابه “الخيال التطبيقي”، قدم لأول مرة طريقة للتفكير الإبداعي داخل المؤسسات والشركات.
• نشر مصطلح العصف الذهني: المصطلح “العصف الذهني” تم اعتماده بشكل غير مباشر من قبل أليكس أوزبورن، الذي قدم العصف الذهني باسم التفكير، ووصف طريقة العصف الذهني في كتابه باستخدام المخ لحل المشكلات بطريقة إبداعية، ولذلك كان هذا الأمر مجرد خطوة أولى لنشر مصطلح “العصف الذهني” المعتمد.
• رواج العصف الذهني بالعالم: لقد دخلت طريقة أوزبورن العالم بشكل كبير، ورغم بعض الانتقادات، فإن العصف الذهني وتقنية المجموعة الاسمية قد ساهمت في نشر الأفكار المبتكرة في إدارة المؤسسات، حيث كان العصف الذهني هو الأساس داخل غرف الاجتماعات المغلقة، وبعد أن كانت وسيلة للابتكار في شركة واحدة، أصبح جزءا لا يتجزأ من مجموعة من المؤسسات الكبرى، حيث أدى إلى إنهاء المناوشات والخلافات التي كانت تحصل داخل غرف الاجتماعات، كما ساهم في نشر الديمقراطية داخل تلك المؤسسات.

الجدير بالذكر أن تقنية المجموعة الاسمية قد انتشرت بالتزامن مع الترويج لأسلوب العصف الذهني، لتصبح هذه التقنية واحدة من التقنيات الأكثر انتشارًا على مستوى العالم بإدارة أزمات المؤسسات الكبرى، وحل المشكلات بأساليب إبداعية مبتكرة إلى أبعد الحدود، بالاعتماد على موظفي المؤسسات ذاتهم.

خطوات تطبيق تقنية المجموعة الاسمية

يتألف تقنية المجموعة الاسمية من 7 خطوات أساسية، وتشمل ما يلي:

• التحضير: قبل استخدام تقنية المجموعة الاسمية، يجب على المسؤول عن الاجتماع إكمال سلسلة من المهام التحضيرية المتسلسلة التي تمهد الطريق لعقد اجتماع ناجح. تشمل هذه المهام إعداد الأسئلة التي ستطرح في الاجتماع، وتجهيز القاعة التي ستستضيف الاجتماع، بالإضافة إلى توفير المواد والأدوات التي ستستخدم داخل القاعة.
• مرحلة توليد الأفكار: قبل البدء يجب على القائد، أي المسئول عن الاجتماع، إعداد وتقديم السؤال المكتوب والشفهي، الذي سيعرض على المجموعة أثناء اجتماعها، إذ سيساعد السؤال المدروس جيدًا على توليد ثروة ضخمة من الأفكار، كما سيشجع قائد الاجتماع كافة المشاركين فيه على كتابة الأفكار بصمت تام، مع ضرورة سرد عبارات موجزة، حتى تتاح الفرصة للجميع بالتعبير عن أفكارهم.
• تسجيل الأفكار: في هذه الخطوة سيتجول قائد المجموعة حول الطاولة داخل الاجتماع، ويسجل فكرة واحدة من كل مشارك على ورقة، إذ يجب تسجيل الأفكار بشكل حرفي أو مع إعادة صياغة صغيرة من قبل القائد، إذ تستمر العملية حتى يتم تسجيل كافة الأفكار، وفي حالة تعطل أحد المشاركين بالاجتماع عن مشاركة فكرته، يقوم بتمرير الدور.
• مناقشة الأفكار: في هذه الخطوة، يتم مناقشةكل فكرة على حدة للتركيز عليها وتعمق فيها، وتجنب سوء الفهم لتلك الفكرة.
• التصويت على الأفكار: خلال هذه المرحلة سيبدأ المشاركون في المجموعة بتقليص قائمة الأفكار المحتملة، بناءً على مناقشة الأفكار التي تمت بالخطوة السابقة، بعدها سيصدر كل عضو حكمه المستقل على تلك الأفكار، التي تعتبر على الأرجح تمثيلًا للمشكلة التي يجب حلها، أو تعتبر كذلك الحل المحتمل لمعالجة تلك المشكلة.
• مناقشة ما تم التصويت عليه: تم تصميم هذه الخطوة القصيرة في تقنية المجموعة الاسمية، لكي يتم فحص العناصر التي تظهر أنماط تصويت غير متسقة مع بعضها، ولتوفير فرصة شاملة لمناقشة جميع الأفكار التي تنظر إليها، بغض النظر عن تلقيها عددا كبيرا أو صغيرا من الأصوات. يجدر بالذكر أن هذه الخطوة نادرا ما تؤدي إلى تغييرات جذرية في الاجتماع، بل تعزز بشكل عام الإدراك الجماعي للفكرة، وقد تؤدي إلى تحسين دقة عملية التصويت النهائي للأفكار.
• عملية التصويت النهائي: في هذه الخطوة، يتم دمج الأحكام الفردية حول الأفكار لاتخاذ قرار جماعي، ويمكن للقائد استخدام تقنية التصويت التي تم استخدامها في الخطوة الخامسة، أو استخدام تقنية التصويت الأكثر دقة مثل عمل التصنيفات.

متى يستخدم الأسلوب الجماعي الاسمي

يتم استخدام الأسلوب الجماعي الاسمي أو تقنية المجموعة الأسمية في حالات محدودة، وتتمثل هذه الحالات في ما يلي:

• عندما يكون بعض أعضاء المجموعة أكثر صخبًا من الآخرين.
• يفكر بعض أعضاء المجموعة بشكل أفضل عندما يكونون هادئين.
• عندما يشعر بعض الأعضاء بالقلق من المشاركة.
• عندما لا يتم إنتاج مجموعة من الأفكار بسهولة بسبب عدم حدوث عصف ذهني جماعي.
• عندما يكون بعض الأعضاء جدد في الفريق.
• يتم استخدام تقنية المجموعة الاسمية في حالة وجود صراعات ساخنة بين أعضاء الفريق، أو في حالة نشوب جدل حول مسألة ما.

شروط تقنية المجموعة الاسمية

يتعلق هذا الأسلوب الجماعي لإدارة الأزمات بمجموعة من الشروط، وتتمثل تلك الشروط في ما يلي:

• يجب أن يكون الهدف الرئيسي للمناقشة هو التوضيح فقط، وليس حل الخلافات في الرأي.
• يجب أن تكون المناقشة متوازنة لجميع الأفكار المتبادلة بين أعضاء الفريق.
• يجب أن تكون جميع الأفكار مرئية، فعندما تتدفق الأفكار على الورق، تصبح واضحة وسهلة القراءة والفهم للجميع.
• يُفضل لصق صفحات الأفكار المكتوبة على جدران الغرفة، حتى تبقى جميع الأفكار مرئية للجميع.

مميزات تقنية المجموعة الاسمية

تتمتع تقنية المجموعة الاسمية بمجموعة من المميزات تتمثل في الآتي:

• يتم منح الفرصة للمشاركة الجماعية في عملية طرح الأفكار.
• يتم الحصول على أفكار إبداعية من الأشخاص الخجولين، الذين لا يفضلون الكشف عن أفكارهم بشكل مباشر.
• التعامل مع النزاعات التي قد تحدث في الغرف المغلقة للاجتماعات هو الهدف.
• تنظيم الأفكار وترتيبها بشكل أكبر.