مفهوم أتمتة المكاتب

تعد أتمتة المكاتب عملية مراقبة تدفق البيانات تتم من تلقاء نفسها دون أي تدخل بشري، وتقليل الأخطاء وعدم الدقة. وتشمل الأتمتة استخدام أدوات لإنشاء وجمع وتخزين وتحليل ومشاركة بيانات المكتب السرية المطلوبة، لإنجاز المهام والعمليات الروتينية اليومية بشكل فعال.

وقد أحدثت التكنولوجيا تأثيرًا خطيرًا على العمل اليومي لإدارة المكاتب ، حيث استبدلت رسائل البريد الإلكتروني المذكرات ، وتخلصت مساحات Drive المشتركة من خزائن الملفات ، واستحوذت القياسات الحيوية على ختم الجدول الزمني للموظفين ، وتعتقد العديد من الشركات أنها قد حققت السرفرة لأتمتة المكاتب ببساطة ، عن طريق عدم استخدام الأوراق.

لكن أتمتة المكاتب هي لعبة مختلفة تمامًا ، فقد يعني استخدام النماذج عبر الإنترنت ، وإرسال دعوات تقويم Google أنك تخليت عن الكثير من الورق ، ولكن هذا لا يعني أنك مؤتمت ، لكن هذا يعني أنه بدلاً من الدفع حول الورقة ، فإنك تدفع البيانات ، فلا يعني التعامل مع العمل إلكترونيًا أن مكتبك مؤتمت.

نظام أتمتة المكاتب

نظام التشغيل الآلي للمكاتب ، هو الأداة التي تمكن البيانات من الانتقال ، من نظام إلى آخر بمفردها ، دون تدخل بشري أو عدم دقة ، وتساعد هذه الأدوات المؤسسات على جمعها ، وإدارتها ، وتحليلها بشكل آمن لإنجاز المهام ، والعمليات اليومية ، وتقوم بتحسين وأتمتة العمليات ، والإجراءات التجارية القائمة.

أسباب استخدام  نظام التشغيل الآلي للمكاتب

في العصر الرقمي الحالي، توفر أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب مجموعة من المزايا للمؤسسات من جميع الأحجام، فهي تعمل على تقليل الجهد اليدوي وتخزين كمية كبيرة من البيانات في مساحة صغيرة، وتسريع استرجاع المعلومات، كما أنها تحسن رؤية العملية وتساعد الشركات في اكتشاف الاختناقات بسهولة، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن مشاهدة تدفق البيانات تلقائيا، وهذا هو الأتمتة.

مزايا أنظمة أتمتة المكاتب

تشمل بعض أكبر مزايا أتمتة سير عمل المكاتب ، التالي :

• تقليل الجهد اليدوي لإكمال المهام الدنيوية.
• التقليل من الأخطاء اليدوية.
• تقليص وقت معالجة العناصر.
• الحصول على رؤى حول معايير أداء العملية.
• اكتساب رؤية عملية أكبر، وتحديد الاختناقات المحتملة.
• اتخاذ قرارات عمل سليمة استنادا إلى البيانات.

وتضيف الأتمتة المكتبية الكفاءة إلى سير العمل الخاص بك ، لكنك تحتاج إلى النظر إلى ما وراء رسائل البريد الإلكتروني ، والأشكال الرقمية لتبنيها حقًا ، وإذا كنت تبحث عن حل أتمتة المكاتب ، الذي يمكن أن يأخذ سير عمل شركتك إلى المستوى التالي ، فلا تقبل بأي شيء لا يحتوي على هذه الأساسيات الخمسة.

الأساسيات الخمسة لأتمتة المكاتب الآلي للمكاتب

سهل مصمم سير العمل

تم إنشاء سير العمل من قبل مبرمجي نظام الحواسيب الصلبة، لذا مع تطوره، افترض أن المستخدمين سيكونون مبرمجين أيضًا، ومع ذلك، يجب على نظام التشغيل الآلي للمكاتب الحديثة أن يأخذ في الاعتبار المستخدم التجاري وليس المبرمج.

عندما تستخدم أدوات التشغيل الآلي للمكاتب، يجب أن تبدأ بإنشاء سير عملك. هل يسير الأمر بسلاسة؟ هل يمكنك تحديد تسلسل المهام اللازمة لإنهاء العمل بشكل حدسي؟ إذالم تتمكن من تحديد ذلك خلال الخمس دقائق الأولى، فيجب الانتقال إلى الخيار التالي.

يجب تحديد برنامج لتحسين كفاءة عملك وتحسين العمليات الحالية بدلاً من التركيز على التحكم الكامل فيها.

التوافق المحمول

مكتبك محمول ، ويجب أن تكون جميع أدواتك أيضًا ، فسواء كان لديك عمال عن بعد ، أو كنت ترغب فقط في تسجيل الدخول أثناء انتظار رحلة ، يجب أن تعمل أداة التشغيل الآلي للمكاتب التي تختارها بسلاسة ، على هاتف شخص ما أثناء رحلتك إلى الصين ، كما تعمل على جهاز كمبيوتر في المكتب الرئيسي.

لا يمكن تأجيل حملتك التسويقية ليوم واحد فقط، لأنك تحتاج إلى القيام بالعمليات الأساسية الخاصة بك، ويمكنك فعل ذلك من خلال سحابة آمنة دون القلق بشأن مكان بياناتك أو من يحميها، وإذا كنت تستخدم أداة تشغيل المكاتب الآلية مثل Kissflow، فإنه يمكن للموظف المختص أثناء عطلته مراجعة خطة التسويق على هاتفه المحمول من الفندق الذي يقيم فيه وإعطاء إيماءة قبل أن يتوجه لالتقاط صور شخصية مع رفاقه.

التكامل مع البرامج الأخرى

لا يقتصر تشغيلك على برنامج أتمتة المكاتب فحسب، بل حصلت أيضًا على قاعدة بيانات داخلية وإدارة علاقات العملاء وأداة أتمتة التسويق وبرنامجك المالي، وهذا للمبتدئين فقط. ولكن عندما تعتمد على العديد من الأنظمة، فأنت بحاجة إلى أداة تتفهم جميعها بما في ذلك برنامج أتمتة المكاتب.

من بين جميع البرامج المتاحة، يجب أن تكون أتمتة المكاتب هي الأسهل للتكامل مع أدواتك الأخرى. إذا لم يكن الأمر كذلك، فسوف تجد نفسك في حالة عجز عن نقل البيانات من نظام إلى آخر. عند إجراء التقييم، يجب أن تنظر في نوعية عمليات التكامل المسبقة المتاحة في برنامج أتمتة المكاتب، أو ما إذا كان يدعم الاتصال بأدوات مثل Zapier، لتوفير الوصول إلى آلاف الأدوات السحابية الأخرى.

التقارير والتحليلات

لا يمكنك تقييم أداء عمليات أتمتة مكتبك بناءً فقط على سعادة فريقك، بل يجب أن تعتمد على البيانات التي تساعدك في اتخاذ القرارات النهائية. لذلك، من المهم لشركتك مقارنة تاريخ العملية وسرعتها وجودة النتائج وغير ذلك.

لا يوجد حاجة لاستخدام برنامج آخر لقياس بيانات سير العمل الخاصة بك، حيث يستغرق وقتًا طويلاً وليس غير ضروري، بدلاً من ذلك، لماذا لا تستخدم برنامجًا واحدًا يحتوي على ميزات إعداد التقارير والتحليلات؟ وتأتي أفضل منتجات التشغيل الآلي للمكاتب الآن مجهزة بهذه الميزة كجزء من عروضها الأساسية.

خيارات التحكم في الوصول

تمامًا مثل تقييد الدخول إلى مباني مكتبك ، يجب أن يكون لديك أيضًا امتيازات الوصول التي تم تعيينها على جميع سير عمل عملك ، ويفهم نظام التشغيل الآلي الجيد لسير العمل هذا المتطلبات الحساسة ، وسيكون له التحكم في الوصول كجزء من ميزاته المتكاملة ، فلا تتجاهل هذه الإمكانية عند التفكير في برنامج أتمتة المكاتب لعملك.

وظائف برامج أتمتة المكاتب

ومن أهم وظائف البرنامج المثالي لأتمتة المكاتب ، نذكر التالي :

1- يتطلب مساحة أقل لتخزين البيانات.
2- يبسط تخزين البيانات واسترجاعها.
3- يسترجع المعلومات على الفور.
4- يلغي الحاجة للحفاظ على الأوراق.
5- يزيل أي فرصة لتكرار البيانات.
“يسمح لعدة أشخاص بالوصول إلى البيانات.
7- يقلل من احتمال الأخطاء.

لذا وفر المال ، ووفر الوقت ، وادخل إلى المستقبل ، وإذا كنت تنخدع بالتفكير في أن مكتبك مؤتمت ، وعندما يتم تحويله رقميًا بالفعل ، فقد حان الوقت لترقية سير عملك ، واتخاذ قفزة نحو أتمتة المكتب ، كما يمكن للمكاتب التي تعمل بأتمتة توفير قدر هائل من الوقت ، والمال والسماح لقوى العمل لديها بالتركيز على الأشياء التي تحقق بالفعل قيمة للشركة.

أنواع أنظمة أتمتة المكاتب

يمكن تخزين البيانات أو المعلومات التي تم جمعها أو فصلها باستخدام العملية المؤتمتة عن طريق بعض الطرق المختلفة.

1- التعاون الإلكتروني
2- الاتصالات الإلكترونية
3- العمل عن بعد والأنظمة التعاونية
4- النشر الإلكتروني
5- آلة إرسال الفاكس (الفاكس)
6- البريد الصوتي.
7- بريد إلكتروني.
8- مؤتمرات الفيديو على سطح المكتب.
9- معالجة الصورة.
10- الجدولة الإلكترونية.

نظم التشغيل الآلي للمكاتب مكلفة جدا عندما يتم الاستثمار فيها للمرة الأولى، بالإضافة إلى تكلفة المعدات المطلوبة، مثل شراء مجموعة مكتبية احترافية أو آلة قادرة على القيام بالعديد من المهام مثل المسح الضوئي وتوثيق المستندات وغيرها، وهذا يتطلب بعض المال. وبالتالي، قد لا يستخدم أصحاب العمل الذين عملوا لسنوات في هذه الوظيفة.

إنهم على دراية بالطرق القديمة واليدوية ، التي يصعب تعديلها ، وقد يحتاج هذا أيضًا إلى بعض التدريب الذي يستغرق وقتًا طويلاً ، وعلى أي حال ، إذا كان نظام الأتمتة لا يعمل بشكل جيد ، فسوف تنقطع الطاقة ، حيث لن تتمكن من العثور على أي طريقة يدوية بانتظام ، ويمكن أن تضيف تلك الطرق التقليدية المزيد إلى العيب.